Procedura antymobbingowa i polityka antymobbingowa 2026

Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników musi mieć spisane reguły, procedury i częstotliwość działań przeciwdziałających mobbingowi, dyskryminacji, nierównemu traktowaniu i naruszaniu dóbr osobistych. Podstawą jest nowy art. 94(3a) Kodeksu pracy, dodany ustawą z 19 czerwca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1046). Przepisy wchodzą w życie 5 listopada 2026 r., ale na sam dokument masz czas do 5 maja 2027 r. Masz trzy drogi: wpisać te reguły do regulaminu pracy, wydać odrębny regulamin albo umieścić je w układzie zbiorowym. Wybór zależy głównie od tego, czy regulamin pracy w ogóle masz.

Najważniejsza liczba w tej zmianie to nie data, tylko próg. Regulamin pracy jest obowiązkowy dopiero od 50 pracowników. Reguły antymobbingowe stają się obowiązkowe od 10. Te dwie liczby pochodzą z dwóch różnych przepisów i nagminnie się je myli. W praktyce oznacza to, że nowy obowiązek dokumentowy trafia przede wszystkim w firmy zatrudniające od 10 do 49 osób, czyli w te, które nigdy nie musiały prowadzić regulaminu pracy i często nie mają działu kadr.

Procedura antymobbingowa czy jest obowiązkowa

Do 4 listopada 2026 r. Kodeks pracy nakazywał pracodawcy przeciwdziałać mobbingowi, ale nie wymagał wprost żadnego dokumentu. Sądy traktowały wewnętrzną procedurę jako mocny dowód należytej staranności, a jej brak jako okoliczność obciążającą, i na tym się kończyło. Od 5 listopada 2026 r. obowiązek jest wyraźny i policzalny: art. 94(3a) § 1 mówi o pracodawcy zatrudniającym co najmniej 10 pracowników. Na dostosowanie dokumentacji art. 4 nowelizacji daje jeszcze sześć miesięcy, czyli czas do 5 maja 2027 r.

Liczysz pracowników, czyli osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, a nie etaty i nie zleceniobiorców. Firma z ośmioma osobami na umowach o pracę i piętnastoma na zleceniach nie przekracza progu. Firma z dwunastoma pracownikami na pół etatu przekracza go, mimo że sześć etatów brzmi skromnie.

Trzy drogi, jedna decyzja

Ustawa nie narzuca formy dokumentu. Art. 94(3a) § 1 każe ustalić reguły w regulaminie, ale tylko wtedy, gdy nie są już określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Równolegle nowy art. 104(1) § 1 pkt 10 dokłada te same reguły do obowiązkowej treści regulaminu pracy. Efekt jest taki, że wybierasz miejsce, a nie to, czy w ogóle mieć.

Dla większości małych i średnich firm odpowiedź jest prosta: odrębny regulamin antymobbingowy. Jest krótszy, dotyczy jednej materii i nie zmusza do otwierania całego regulaminu pracy, którego i tak nie musisz mieć. Firmy powyżej 50 osób zwykle wybiorą rozdział w istniejącym regulaminie pracy, bo utrzymywanie dwóch dokumentów o zbieżnym trybie zmiany tylko mnoży pracę. Pełną listę progów i treści obowiązkowej zebraliśmy na stronie o tym, co musi zawierać regulamin pracy.

Procedura antymobbingowa i jej podstawa prawna w przepisach

Art. 94(3a) § 1 wymaga ustalenia trzech rzeczy naraz: reguł, procedur oraz częstotliwości działań. To trzecie słowo jest tu najciekawsze i najczęściej pomijane we wzorach. Nie wystarczy napisać, że firma przeciwdziała mobbingowi i że zgłoszenia rozpatruje komisja. Trzeba określić, jak często coś się dzieje: co ile odbywa się szkolenie, co ile badana jest atmosfera w zespołach, co ile przeglądane są zgłoszenia.

Obszary są cztery i wszystkie muszą być pokryte: przeciwdziałanie naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałanie naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałanie dyskryminacji oraz przeciwdziałanie mobbingowi. Dlatego w praktyce częściej powstaje jeden dokument łączony, opisywany jako wewnętrzna procedura antymobbingowa i antydyskryminacyjna, niż dwa osobne.

Warto to zestawić z nowym brzmieniem art. 94(3) § 1, który mówi o systematycznym przeciwdziałaniu mobbingowi przez działania prewencyjne, wykrywanie, właściwe reagowanie, działania naprawcze oraz wsparcie osób dotkniętych. Ustawodawca wymienia pięć etapów, a nie sam kanał zgłoszeń. Dobrze napisana procedura pokrywa wszystkie pięć, łącznie z tym ostatnim: firmy, które biorą go poważnie, umawiają się z zewnętrznym dostawcą pomocy, żeby osoba zgłaszająca mogła skorzystać z konsultacji z psychologiem poza strukturą pracodawcy, bo wsparcie prowadzone przez własny dział kadr rzadko budzi zaufanie w takiej sprawie.

Jak uzgodnić treść i ile to trwa

Procedury nie wydaje się zarządzeniem z dnia na dzień. Art. 94(3a) § 2 każe uzgodnić treść z zakładową organizacją związkową, a gdy działa ich kilka, ze wszystkimi. Jeżeli uzgodnienie ze wszystkimi nie jest możliwe, uzgadniasz z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5 % zatrudnionych.

Kluczowy jest § 4. Jeżeli w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia, treść ustala pracodawca sam, uwzględniając ustalenia podjęte w toku uzgadniania. Związek zawodowy nie ma więc prawa weta, ale ma realne 30 dni, w których może wynegocjować zmiany. Gdy związki u ciebie nie działają, § 5 każe uzgodnić treść z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, a termin stosuje się odpowiednio.

Na koniec § 6 odsyła do art. 104(3), a to oznacza dwie rzeczy. Dokument wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a każdego nowego pracownika zapoznajesz z treścią przed dopuszczeniem go do pracy. Licząc wstecz od terminu na dokument, czyli od 5 maja 2027 r.: około 30 dni na uzgodnienie plus 14 dni vacatio legis to niecałe siedem tygodni, więc projekt trzeba mieć gotowy najpóźniej w połowie marca 2027 r.

Ile kosztuje brak procedury

Ta sama nowelizacja przepisuje zasady odpowiedzialności i to jest realny powód, dla którego warto zrobić to porządnie. Art. 94(3) § 11 daje pracownikowi, który doznał mobbingu, prawo do zadośćuczynienia nie niższego niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia. Przy stawce 4 806 zł obowiązującej w 2026 r. daje to 28 836 zł jako ustawowe minimum, od którego sąd zaczyna, a nie sufit.

Przy naruszeniu zasady równego traktowania minimum to jednokrotność minimalnego wynagrodzenia, a przy naruszeniu wielokrotnym trzykrotność, czyli 14 418 zł (art. 18(3d) § 1 i § 2). Za wielokrotne uznaje się naruszenia powtarzalne z tej samej przyczyny, z wielu przyczyn albo jednorazowe z wielu przyczyn jednocześnie.

Najpoważniejsza zmiana jest jednak procesowa. Nowy art. 18(3f) każe osobie zarzucającej naruszenie zasady równego traktowania jedynie uprawdopodobnić ten fakt, po czym to pracodawca musi wykazać, że do naruszenia nie doszło. Ciężar dowodu jest po twojej stronie, a jedynym praktycznym sposobem jego udźwignięcia jest udokumentowana procedura, która realnie działała: daty szkoleń, rejestr zgłoszeń, protokoły postępowań wyjaśniających. Jest też przepis, o którym rzadko się mówi: art. 94(3) § 12 pozwala pracodawcy, który wypłacił zadośćuczynienie, dochodzić wyrównania od osoby, od której pochodziły zachowania stanowiące mobbing, w części odpowiadającej stopniowi jej winy.

Czego nie robić z gotowym wzorem

Wzory procedury antymobbingowej krążące w sieci pochodzą w większości sprzed tej nowelizacji i mają trzy powtarzalne wady. Po pierwsze, opierają się na starej definicji mobbingu wymagającej wykazania celu sprawcy. Nowy art. 94(3) § 7 mówi wprost, że za mobbing uważa się zachowania, choćby ich celem nie było uporczywe nękanie, więc procedura odsyłająca do zamiaru sprawcy zawęża ochronę poniżej ustawy i w tej części jest po prostu nieważna.

Po drugie, milczą o częstotliwości działań, a to jest wymóg wpisany wprost do art. 94(3a) § 1. Po trzecie, zakładają, że mobbing pochodzi od przełożonego. Art. 94(3) § 8 wymienia pracodawcę, przełożonego, osobę na równorzędnym stanowisku, podwładnego, innego pracownika oraz osoby wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, zarówno pojedyncze, jak i grupy. Procedura, w której zgłoszenie zawsze trafia do bezpośredniego przełożonego, nie obsługuje najczęstszego scenariusza, w którym to właśnie on jest przedmiotem zgłoszenia.

Warto też zapamiętać, czego mobbingiem nie jest, bo dobra procedura mówi o tym równie wyraźnie. Art. 94(3) § 3 wyłącza zachowania incydentalne, choćby naruszały dobra osobiste, a § 9 wyłącza uzasadnione i wyrażone we właściwej formie rozliczanie z powierzonej pracy oraz jej krytykę. Menedżer, który raz podniósł głos na spotkaniu, i menedżer, który od pół roku systematycznie pomija jedną osobę przy przydzielaniu zadań, to dwie różne sprawy.

Procedura antymobbingowa od kiedy obowiązuje w kalendarzu zmian

Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy Kodeks postępowania cywilnego została ogłoszona 4 sierpnia 2026 r. jako Dz.U. 2026 poz. 1046. Art. 6 każe jej wejść w życie po upływie trzech miesięcy od ogłoszenia, czyli 5 listopada 2026 r. Osobno biegnie termin na dokument: art. 4 daje pracodawcom sześć miesięcy od wejścia w życie na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie regulaminu z art. 94(3a), czyli czas do 5 maja 2027 r.

Te dwie daty warto rozdzielić, bo między nimi jest półroczne okno, w którym odpowiadasz już na nowych zasadach, a papieru mieć jeszcze nie musisz. Od listopada obowiązuje nowa definicja mobbingu, nowe minimalne zadośćuczynienia i przeniesiony ciężar dowodu, a jedynym praktycznym sposobem udźwignięcia tego ciężaru jest właśnie procedura. Dlatego firmy, które podchodzą do tego poważnie, wydają dokument przed listopadem, a nie w maju. Art. 3 dodaje jeszcze jedno: nowe zasady stosuje się także do zachowań, które rozpoczęły się przed wejściem w życie i trwały po nim, więc odkładanie sprawy nie zamraża ryzyka.

Jeżeli chcesz sprawdzić, który wariant dotyczy twojej firmy, licząc pracowników i uwzględniając monitoring oraz pracę zdalną, najszybciej zrobi to sprawdzarka obowiązku regulaminu pracy. Pokazuje oba progi naraz i wskazuje, w którym dokumencie powinny znaleźć się reguły antymobbingowe.

Czy procedura antymobbingowa musi być osobnym dokumentem

Nie. Jeżeli masz regulamin pracy, wpisujesz reguły do niego jako punkt 10 treści obowiązkowej (art. 104(1) § 1 pkt 10). Odrębny regulamin z art. 94(3a) wydajesz wtedy, gdy regulaminu pracy nie masz, czyli najczęściej przy zatrudnieniu od 10 do 49 pracowników. Obie drogi są równoważne prawnie.

Czy zleceniobiorcy wliczają się do progu 10 pracowników

Nie. Kodeks pracy mówi o pracownikach, czyli osobach zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Zleceniobiorcy i osoby na kontraktach B2B nie wliczają się do progu. Są natomiast objęci ochroną: art. 94(3) § 8 wymienia jako źródło mobbingu również osoby wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Co grozi za brak procedury antymobbingowej

Sam brak dokumentu nie jest wykroczeniem zagrożonym odrębną grzywną, ale realny koszt pojawia się w sporze. Skoro to pracodawca musi wykazać, że do naruszenia nie doszło (art. 18(3f) § 2), brak procedury i brak śladu działań prewencyjnych praktycznie przesądza sprawę. Ustawowe minimum zadośćuczynienia za mobbing to 28 836 zł w 2026 r.

Czy trzeba przeszkolić pracowników z procedury

Ustawa nie nakazuje wprost szkolenia, ale wymaga określenia częstotliwości działań prewencyjnych, a szkolenie jest najprostszym sposobem jej wykazania. Niezależnie od tego istnieje twardy obowiązek zapoznania pracownika z treścią dokumentu przed dopuszczeniem go do pracy, wynikający z art. 104(3) § 2 stosowanego odpowiednio.

Co zrobić w tym tygodniu

Policz pracowników na dzień dzisiejszy i sprawdź, czy przekraczasz dziesięć. Jeżeli tak, ustal, czy masz regulamin pracy, bo to przesądza o formie dokumentu. Przygotuj projekt obejmujący cztery obszary z art. 94(3a) § 1 i wpisz do niego konkretne częstotliwości, a nie deklaracje. Przedstaw projekt związkom albo przedstawicielom pracowników z takim zapasem, żeby 30 dni uzgodnień i 2 tygodnie vacatio legis zmieściły się przed 5 maja 2027 r. Jeżeli chcesz mieć procedurę jako realną obronę już od momentu, w którym ciężar dowodu przechodzi na pracodawcę, celuj w listopad 2026 r., a nie w ustawowy termin.

I jeszcze jedno, mniej formalne. Dokument opisuje, jak ma być. To, jak jest, widać w tym, co pracownicy piszą o firmie na zewnątrz, zwłaszcza po odejściu. Jeżeli w opiniach o twojej firmie powtarza się ten sam wątek o jednym zespole, masz sygnał wcześniejszy i tańszy niż pozew. Warto go czytać razem z procedurą, a nie zamiast niej.