Jak najtaniej zatrudnić pracownika bez części składek

Najtańszy legalny sposób na obniżenie kosztu pracownika to nie zmiana formy umowy, tylko sprawdzenie, czy nie należy Ci się jedno z czterech ustawowych zwolnień ze składek na Fundusz Pracy i FGŚP. Razem to 2,55 % podstawy, czyli 2 601 zł rocznie przy wynagrodzeniu 8 500 zł brutto. Zwolnienie działa z mocy ustawy, nie trzeba o nie wnioskować ani niczego zgłaszać. Wystarczy nie naliczyć składki.

To jest jedyna pozycja w koszcie pracodawcy, którą da się zgodnie z prawem zredukować do zera bez zmiany czegokolwiek w umowie, w wynagrodzeniu i w zakresie obowiązków. Reszta pomysłów na tańsze zatrudnienie, które krążą po forach dla przedsiębiorców, albo nie działa, albo kończy się decyzją ZUS o składkach naliczonych wstecz. Poniżej obie te rzeczy po kolei: co realnie obniża rachunek i czego nie warto próbować.

Skąd bierze się 20,48 % narzutu

Koszt pracownika dla pracodawcy to wynagrodzenie brutto powiększone o składki płatnika. Przy najczęstszej stawce wypadkowej dają one 20,48 % brutto, więc pracownik z pensją 8 500 zł kosztuje 10 240,80 zł miesięcznie i 122 890 zł rocznie.

Widać od razu, gdzie jest pole manewru. Emerytalnej i rentowej nie ruszysz, bo są obowiązkowe do momentu przekroczenia rocznego limitu podstawy. Wypadkowa zależy od Twojej grupy działalności i wypadkowości zakładu, więc zmienia się latami, a nie decyzją. Zostają dwie ostatnie pozycje i to na nich skupia się cały ten artykuł. Jeśli chcesz od razu zobaczyć, jak zmienia się rachunek w Twoim przypadku, policz to w kalkulatorze kosztów pracodawcy, który ma zwolnienia wbudowane jako przełącznik.

Cztery zwolnienia z Funduszu Pracy i FGŚP

Zwolnienia dotyczą osób, które w wielu firmach stanowią sporą część załogi, a mimo to w praktyce płacowej przepadają, bo nikt ich nie sprawdza przy zatrudnianiu.

Zanim sprawdzisz te przepisy gdzie indziej, jedna uwaga. Polskie poradniki płacowe niemal bez wyjątku odsyłają tu do art. 104b ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Ta ustawa już nie obowiązuje. Zastąpiła ją ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620), a przepisy o składce na Fundusz Pracy przeniosły się do artykułów 259 do 264. Treść zwolnień pozostała ta sama, ale kto zacytuje stary numer w piśmie do ZUS albo w wewnętrznej procedurze płacowej, cytuje przepis uchylony.

Zwolnienie za wiek jest najprostsze i najczęściej przegapiane

Ta pierwsza pozycja nie ma żadnych warunków dodatkowych: nie trzeba nikogo kierować, nikogo rejestrować ani niczego dokumentować poza datą urodzenia, którą i tak masz w aktach. Składka przestaje być należna od miesiąca, w którym pracownica kończy 55 lat, a pracownik 60. Problem polega na tym, że nikt o tym nie przypomni. Jeżeli program kadrowy nie ma takiej reguły, składka jest naliczana dalej przez lata, bo nikt nie wraca do dat urodzenia osób, które pracują u Ciebie od dawna.

To najlepszy pojedynczy ruch, jaki możesz zrobić po przeczytaniu tego tekstu: wyciągnij z kadr listę osób, które przekroczyły ten próg, i sprawdź, od kiedy naliczasz im składkę. Nadpłacone składki podlegają zwrotowi albo zaliczeniu na przyszłe należności na wniosek płatnika, więc korekta ma sens także wstecz.

Powrót z urlopu rodzicielskiego to trzy pełne lata

Zwolnienie trwa 36 miesięcy i liczy się od pierwszego miesiąca po powrocie, więc obejmuje trzy pełne lata na jednej osobie. To najbardziej wartościowe z całej czwórki, a jednocześnie najłatwiejsze do zgubienia przy zmianie osoby prowadzącej płace albo przy przejściu na inne oprogramowanie. Datę powrotu warto zapisać w aktach razem z datą wygaśnięcia zwolnienia, bo bez tego po roku nikt już nie pamięta, dlaczego akurat tej osobie nie nalicza się Funduszu Pracy.

Dwa zwolnienia wymagają współpracy z urzędem pracy

Trzecie i czwarte mają wspólną cechę: warunek trzeba spełnić przed zatrudnieniem, a nie po nim. Przy osobie po pięćdziesiątce liczy się, czy przez 30 dni bezpośrednio przed dniem zatrudnienia pozostawała w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy. Przy osobie do trzydziestu lat liczy się skierowanie z urzędu. Jeżeli kandydat trafił do Ciebie z ogłoszenia i nigdzie nie był zarejestrowany, zwolnienia nie ma i nie da się go już uzyskać.

Dlatego przy rekrutacji na stanowiska szeregowe warto potraktować urząd pracy jako realny kanał, a nie ostatnią deskę ratunku. Dwanaście miesięcy bez 2,55 % przy pensji 6 000 zł to 1 836 zł, a przy kilku osobach na sezon suma robi się widoczna w budżecie. Zaświadczenie o okresie pozostawania w ewidencji kandydat pobiera sam, więc formalność jest po jego stronie.

Próg minimalnego wynagrodzenia i część etatu

Jest jeszcze piąta sytuacja, która nie jest zwolnieniem podmiotowym, ale działa tak samo. Składki na Fundusz Pracy nie płaci się, gdy podstawa wymiaru w przeliczeniu na miesiąc jest niższa od minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 roku od 4 806 zł. Przy zatrudnieniu na pół etatu za 2 403 zł narzut spada z 20,48 % do 18,03 %.

Uwaga na dwie pułapki. Po pierwsze, próg dotyczy wyłącznie Funduszu Pracy. Ustawa o ochronie roszczeń pracowniczych żadnego progu kwotowego nie zna, więc FGŚP płacisz dalej, także przy najniższych podstawach. Po drugie, jeżeli pracownik ma kilka źródeł przychodu, próg liczy się od ich sumy, a nie od kwoty u Ciebie. Pracownik składa wtedy oświadczenie każdemu pracodawcy i dopóki go nie złoży, nie masz jak tego wiedzieć.

Czego nie próbować

Trzy pomysły na tańsze zatrudnienie wracają w każdej rozmowie o kosztach i wszystkie trzy kończą się źle.

Umowa B2B zamiast etatu przy niezmienionych warunkach pracy. Art. 22 § 1 Kodeksu pracy definiuje stosunek pracy przez trzy cechy: praca określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Paragraf 1 z indeksem 1 dodaje, że zatrudnienie w tych warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy. Jeżeli kontraktor pracuje w Twoich godzinach, na Twoim sprzęcie, pod Twoim nadzorem i nie ma innych klientów, ryzykiem jest ustalenie stosunku pracy i składki naliczone wstecz wraz z odsetkami.

Umowa zlecenia jako sposób na składki. Przy pełnych składkach zlecenie kosztuje niemal dokładnie tyle samo co etat: 10 232,30 zł wobec 10 240,80 zł przy 8 500 zł. Cała różnica to FGŚP, którego od zlecenia się nie płaci, czyli 8,50 zł. Zlecenie różni się od etatu urlopem, wynagrodzeniem chorobowym i ochroną przed zwolnieniem, a nie wysokością składek.

Namawianie pracowników do rezygnacji z PPK. Wpłata podstawowa pracodawcy to 1,5 % podstawy i formalnie da się jej uniknąć, jeśli pracownik złoży deklarację rezygnacji. Nakłanianie osoby zatrudnionej do takiej rezygnacji jest jednak wykroczeniem zagrożonym grzywną do 1,5 % funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku obrotowego. Deklaracje rezygnacji i tak wygasają, bo ponowny autozapis odbywa się co cztery lata, więc nawet skuteczne namówienie kogoś daje oszczędność na kilka lat i karę bez terminu przedawnienia w praktyce.

Największa oszczędność jest gdzie indziej

Suma wszystkich zwolnień, o których piszę wyżej, to około 2 600 zł rocznie na osobie. Jedno odejście z pierwszego roku pracy kosztuje kilkanaście razy tyle. Punktem wyjścia jest pełny koszt pracodawcy pomnożony przez liczbę miesięcy nieobsadzonego lub nie w pełni produktywnego stanowiska, a przy 8 500 zł brutto i trzech miesiącach wychodzi około 30 700 zł, do tego koszt rekrutacji. Policzenie tego dla własnej firmy zajmuje minutę w kalkulatorze wskaźnika rotacji pracowników.

Dlatego kolejność działań, która realnie obniża koszt pracy, wygląda odwrotnie do intuicji. Najpierw zadbaj o to, żeby ludzie nie odchodzili w pierwszym roku, bo tu leżą największe kwoty i to jest miejsce, w którym plan wdrożenia nowego pracownika zwraca się najszybciej. Potem sprawdź zwolnienia ze składek, bo są darmowe i natychmiastowe. Dopiero na końcu zastanawiaj się nad formą umowy, i to raczej pod kątem elastyczności niż oszczędności, bo oszczędności tam po prostu nie ma.

Warto też pamiętać, że etat jest zobowiązaniem stałym, a przychody rzadko takie są. Zanim weźmiesz na siebie 69 483 zł rocznie przy najniższej krajowej albo 122 890 zł przy średniej pensji, sprawdź, czy Twoja płynność to udźwignie w miesiącu, w którym dwóch klientów zapłaci po terminie. Jeśli pieniądze regularnie wiszą w niezapłaconych fakturach, warto rozważyć wcześniejsze uwolnienie środków z takich faktur, bo pensja ma termin, którego przesunąć się nie da, a odsetki za opóźnienie w wypłacie liczą się od pierwszego dnia.

Trzy rzeczy do zrobienia w tym tygodniu

Jeżeli miałbyś zrobić tylko trzy rzeczy z tego tekstu, to te.

Po pierwsze, wyciągnij listę zatrudnionych z datami urodzenia i sprawdź, komu nie powinieneś już naliczać Funduszu Pracy i FGŚP. To jedna kwerenda w systemie kadrowym i najczęściej znajduje przynajmniej jedną osobę.

Po drugie, dopisz do procedury zatrudniania jedno pytanie: czy kandydat był zarejestrowany w urzędzie pracy w ciągu ostatnich 30 dni. Odpowiedź twierdząca przy osobie po pięćdziesiątce albo skierowanie przy osobie młodszej niż trzydzieści lat to dwanaście miesięcy niższego kosztu, a pytanie kosztuje jedno zdanie w rozmowie.

Po trzecie, policz swój faktyczny koszt godziny pracy, a nie koszt miesiąca. Roczny koszt 122 890 zł kupuje nie 2 008 godzin wymiaru, tylko 1 800 godzin realnej pracy, bo urlop opłacasz tak samo jak dni przepracowane. Godzina kosztuje więc 68,27 zł zamiast 50,80 zł, które wychodzą z podzielenia brutto przez wymiar. To jest liczba, której potrzebujesz przy wycenie zleceń, i to ona pokazuje, czy zatrudnienie kolejnej osoby w ogóle się spina.