Dla pracodawców i działów HR

Onboarding pracownika, proces onboardingu i plan wdrożenia nowego pracownika

Podaj datę pierwszego dnia pracy, a planer ułoży cały proces wdrożenia z konkretnymi datami i z podstawą prawną przy każdym punkcie, który wynika z przepisu, a nie z dobrej praktyki.

Terminy ustawowe ↓

Planer wdrożenia nowego pracownika

Pierwszy dzień pracy

Podstawa współpracy

Pełny reżim Kodeksu pracy: badania, BHP, informacja o warunkach, ZUS.

Sytuacja tej osoby

Tryb pracy

Standardowa ścieżka: badania wstępne i szkolenie BHP przed dopuszczeniem.

Prace szczególnie niebezpieczne. Zaznacz, jeżeli stanowisko obejmuje prace w warunkach szczególnie niebezpiecznych. Zwolnienie z badań wstępnych wtedy nie działa, nawet przy przerwie krótszej niż 30 dni.

Obowiązki z przepisu

z 22 punktów planu

Ostatni twardy termin

11.11.2026

informacja o instytucji ZUS, art. 29 § 3 pkt 2 k.p.

Preonboarding

11.10.2026, niedziela · przed pierwszym dniem

Umowa o pracę podpisana na piśmie, zanim pracownik zostanie dopuszczony do pracy

art. 29 § 2 k.p.

Jeżeli nie zdążycie z podpisem, przed dopuszczeniem musisz potwierdzić na piśmie strony, rodzaj umowy i jej warunki.
Kwestionariusz osobowy wyłącznie z danymi z zamkniętego katalogu

art. 22(1) § 1 i § 3 k.p.

Numer PESEL i dane kontaktowe dopiero po zawarciu umowy, nie na etapie rekrutacji.
Skierowanie na badania wstępne i orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań

art. 229 § 1 pkt 1, § 4 i § 4a k.p.

Bez aktualnego orzeczenia nie wolno dopuścić pracownika do pracy. Skierowanie wystawia pracodawca.
Szkolenie wstępne BHP: instruktaż ogólny i stanowiskowy, przed dopuszczeniem do pracy

art. 237(3) § 1 i § 2 k.p.
Sprzęt, konta i dostępy gotowe na dzień przed startem, nie w dniu startu

Najczęstszy zgłaszany problem pierwszego dnia to brak loginu. Zamknij to na etapie preonboardingu.
Plan pierwszego tygodnia wysłany pracownikowi przed startem, z godzinami i nazwiskami

Dzień 1

12.10.2026, poniedziałek · pierwszy dzień pracy

Informacja o ryzyku zawodowym na stanowisku i o zasadach ochrony przed zagrożeniami

art. 226 pkt 2 k.p.
Zapoznanie z regulaminem pracy i zakresem obowiązków, potwierdzone na piśmie

art. 104(3) § 2 k.p.
Założenie akt osobowych i rozpoczęcie dokumentacji pracowniczej

art. 94 pkt 9a i 9b k.p.
Odebranie oświadczenia PIT-2, żeby pierwsza wypłata uwzględniła kwotę zmniejszającą podatek

art. 31b ustawy o PIT

Bez PIT-2 zaliczka jest wyższa o 300 zł miesięcznie, a pracownik odzyska tę różnicę dopiero w rozliczeniu rocznym.
Powitanie przez przełożonego i przedstawienie zespołowi w pierwszej godzinie
Przydzielenie opiekuna wdrożenia i pierwsze zadanie do zamknięcia tego samego dnia

Jedno skończone, widoczne zadanie pierwszego dnia robi dla retencji więcej niż zestaw powitalny.

Do 7 dni

19.10.2026, poniedziałek · twardy termin ustawowy

Informacja o warunkach zatrudnienia: 13 pozycji, od norm czasu pracy po termin odwołania do sądu pracy

art. 29 § 3 pkt 1 k.p.

Termin liczy się od DOPUSZCZENIA do pracy, nie od podpisania umowy. Część pozycji wolno przekazać przez wskazanie przepisów (art. 29 § 3(1) k.p.).
Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA

art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia nawiązania stosunku pracy.
Rozmowa kontrolna po pierwszym tygodniu: co jest niejasne, czego brakuje, co poszło nie tak

Tydzień to moment, w którym problem da się jeszcze naprawić bez kosztu.
Przekazanie pisemnych celów na okres próbny lub na pierwsze 90 dni

Do 30 dni

11.11.2026, środa · termin ustawowy i pierwszy przegląd

Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki

art. 29 § 3 pkt 2 k.p.

Osobny, dłuższy termin niż podstawowa informacja o warunkach zatrudnienia. To najczęściej pomijany punkt całej listy.
Przegląd 30 dni: samodzielność w zadaniach podstawowych i pierwszy feedback dwustronny

60 dni

11.12.2026, piątek · kamień milowy

Przegląd 60 dni: pełna samodzielność w rdzeniu roli, korekta celów, sprawdzenie relacji w zespole

90 dni

10.01.2027, niedziela · zamknięcie wdrożenia

Przegląd 90 dni: decyzja o zakończeniu wdrożenia i cele na kolejny kwartał
Ankieta onboardingowa: co obiecywało ogłoszenie, a co zastał na miejscu

To jedyny moment, w którym pracownik pamięta jeszcze proces rekrutacji i już zna rzeczywistość. Później ta wiedza znika.
Sprawdzenie daty końca umowy na okres próbny i decyzja o kolejnej umowie z wyprzedzeniem

art. 25 § 2 i art. 29 § 1 pkt 6 k.p.

Punkty oznaczone kolorem wynikają z przepisu i mają przy sobie podstawę prawną, pozostałe to praktyka wdrożeniowa. Stan prawny sprawdzony w tekście jednolitym Kodeksu pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245). Plan jest podpowiedzią organizacyjną, a nie poradą prawną dla konkretnego stanowiska.

Stan prawny sprawdzony w tekście jednolitym Kodeksu pracy, Dz.U. 2026 poz. 1245

Kodeks pracy · ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych · ustawa o PIT

Terminy, nie tylko dobre praktyki/ Podstawa prawna przy każdym punkcie/ Osobno dla umowy o pracę, zlecenia i B2B/ Bez zapisu danych

Krótka odpowiedź

Onboarding pracownika ma trzy twarde terminy i cztery etapy

Onboarding pracownika to proces wdrożenia nowej osoby, od podpisania umowy do samodzielności na stanowisku. Twarde terminy są trzy: badania wstępne i szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy, informacja o warunkach zatrudnienia oraz zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni, informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego w ciągu 30 dni. Etapy są cztery: preonboarding, pierwszy dzień, pierwszy tydzień i wdrożenie 30, 60 oraz 90 dni.

Najbardziej kosztowna pomyłka nie polega na przegapieniu terminu, tylko na jego niepotrzebnym dotrzymaniu. Pracownik, który wraca do Ciebie po trzech tygodniach na to samo stanowisko, nie potrzebuje ani badań wstępnych, ani szkolenia BHP. Osoba, która przyszła od innego pracodawcy w ciągu 30 dni z aktualnym orzeczeniem, nie potrzebuje badań. Żadna popularna polska checklista onboardingowa tych wyjątków nie wymienia, więc firmy czekają tydzień na termin u lekarza medycyny pracy, którego przepis w ogóle nie wymaga.

Trzy rzeczy, które robi się źle

Siedem dni liczy się od dopuszczenia. Nie od podpisania umowy. Przy umowie podpisanej z miesięcznym wyprzedzeniem to różnica całego miesiąca.
Trzydziesty dzień znika z kalendarza. Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego ma osobny, dłuższy termin i jest najczęściej pomijanym punktem listy.
Badania robi się na zapas. Trzy wyjątki z art. 229 k.p. zwalniają z badań wstępnych, a prawie nikt z nich nie korzysta.

Terminy

Terminy ustawowe w procesie onboardingu, co i kiedy musisz zdążyć

To jest część, której nie ma w żadnej popularnej polskiej checkliście onboardingowej. Wszystkie terminy liczą się w dniach kalendarzowych, więc weekend niczego nie przesuwa.

Terminy ustawowe przy zatrudnieniu nowego pracownika
Termin	Obowiązek	Podstawa	Kogo dotyczy
Przed dopuszczeniem do pracy	Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań (badania wstępne)	art. 229 § 1 pkt 1 i § 4 k.p.	Umowa o pracę
Przed dopuszczeniem do pracy	Szkolenie wstępne BHP: instruktaż ogólny i stanowiskowy	art. 237(3) § 2 k.p.	Umowa o pracę
Przed dopuszczeniem do pracy	Umowa na piśmie albo pisemne potwierdzenie stron, rodzaju i warunków umowy	art. 29 § 2 k.p.	Umowa o pracę
Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej	Oświadczenie o bezpiecznych warunkach w miejscu pracy zdalnej	art. 67(31) § 7 k.p.	Praca zdalna i hybrydowa
7 dni od dopuszczenia do pracy	Informacja o warunkach zatrudnienia, 13 pozycji	art. 29 § 3 pkt 1 k.p.	Umowa o pracę
7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia	Zgłoszenie do ZUS na druku ZUA lub ZZA	art. 36 ust. 4 u.s.u.s.	Umowa o pracę i zlecenie
30 dni od dopuszczenia do pracy	Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego	art. 29 § 3 pkt 2 k.p.	Umowa o pracę

Kiedy trzeba przekazać informację o warunkach zatrudnienia

Nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Rozróżnienie jest istotne, bo termin biegnie od dopuszczenia, a nie od podpisania umowy, więc umowa podpisana z miesięcznym wyprzedzeniem niczego nie uruchamia. Informacja obejmuje trzynaście pozycji, od obowiązującej normy czasu pracy po termin i sposób odwołania do sądu pracy. Część z nich wolno przekazać przez wskazanie odpowiednich przepisów, zamiast przepisywać ich treść.

Trzydziesty dzień, czyli punkt, który wypada z listy

Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki, ma własny, trzydziestodniowy termin. Jest oddzielona od pozostałych trzynastu pozycji i właśnie dlatego znika: w siódmym dniu wszyscy pamiętają o formalnościach, w trzydziestym wdrożenie jest już w toku i nikt nie patrzy w kalendarz. Planer wyżej pokazuje tę datę wprost, razem z podstawą prawną.

Wyjątki

Kiedy legalnie pomijasz badania wstępne i szkolenie BHP

Cztery sytuacje z art. 229 i art. 237(3) Kodeksu pracy. Znajomość tych wyjątków skraca preonboarding o cały tydzień, bo tyle zwykle czeka się na termin badań u lekarza medycyny pracy.

Wraca do Ciebie w ciągu 30 dni na to samo stanowisko

Odpadają badania wstępne ORAZ szkolenie wstępne BHP

To samo stanowisko albo stanowisko o takich samych warunkach pracy, a przerwa między umowami nie przekroczyła 30 dni. Przy szkoleniu BHP warunek jest węższy: to musi być stanowisko, które pracownik zajmował u Ciebie bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy.

art. 229 § 1(1) pkt 1 i art. 237(3) § 2 zdanie drugie k.p.

Przychodzi od innego pracodawcy w ciągu 30 dni

Odpadają badania wstępne, szkolenie BHP zostaje

Przerwa do 30 dni od ustania poprzedniego zatrudnienia, aktualne orzeczenie lekarskie i Twoje stwierdzenie, że warunki opisane w poprzednim skierowaniu odpowiadają warunkom na nowym stanowisku.

art. 229 § 1(1) pkt 2 k.p.

Równocześnie pracuje u innego pracodawcy

Odpadają badania wstępne, szkolenie BHP zostaje

Ten sam mechanizm co przy zmianie pracodawcy, tylko bez przerwy w zatrudnieniu. Dotyczy osób łączących dwa etaty.

art. 229 § 1(2) k.p.

Stanowisko obejmuje prace szczególnie niebezpieczne

Żaden z powyższych wyjątków nie działa

Badania wstępne są wtedy obowiązkowe zawsze, nawet gdy pracownik przyszedł od innego pracodawcy dzień wcześniej z aktualnym orzeczeniem.

art. 229 § 1(1) k.p., zdanie końcowe

Uwaga na jedną różnicę, która łatwo umyka: zwolnienie z badań wstępnych działa w trzech sytuacjach, a zwolnienie ze szkolenia BHP tylko w jednej, najwęższej. Pracownik, który przyszedł od innej firmy, badań powtarzać nie musi, ale instruktaż ogólny i stanowiskowy przechodzi zawsze. Przy każdym zwolnieniu z badań masz obowiązek zażądać nie tylko orzeczenia, ale też skierowania, na podstawie którego je wydano. Ile kosztuje samo badanie w przychodniach z różnych miast i jak policzyć roczny rachunek firmy, pokazuje cennik badań medycyny pracy dla firm.

Krok po kroku

Onboarding pracownika krok po kroku, sześć decyzji, które układają cały proces

Kolejność ma znaczenie. Pierwszy krok rozstrzyga, ile pracy w ogóle będzie do wykonania w pozostałych pięciu.

1
Ustal podstawę współpracy i sytuację osoby, zanim ułożysz plan

Umowa o pracę, zlecenie i kontrakt B2B rodzą zupełnie inne obowiązki, a przy umowie o pracę decyduje jeszcze to, skąd pracownik przychodzi. Osoba, która wraca do Ciebie po trzech tygodniach na to samo stanowisko, nie potrzebuje ani badań wstępnych, ani szkolenia BHP. Sprawdzenie tego zajmuje minutę i oszczędza tydzień oczekiwania na termin u lekarza medycyny pracy.
2
Zamknij preonboarding najpóźniej dzień przed startem

Umowa podpisana na piśmie, orzeczenie lekarskie w aktach, szkolenie BHP odbyte, sprzęt skonfigurowany, konta założone, dostępy nadane. Najczęściej zgłaszanym problemem pierwszego dnia jest brak loginu, a to jest problem, który powstaje wyłącznie dlatego, że zgłoszenie do działu IT poszło w dniu startu, a nie tydzień wcześniej.
3
Zaplanuj pierwszy dzień co do godziny i przypisz opiekuna

Powitanie przez przełożonego w pierwszej godzinie, przedstawienie zespołowi, imienny opiekun wdrożenia i jedno konkretne zadanie do zamknięcia tego samego dnia. Skończone, widoczne zadanie pierwszego dnia robi dla retencji więcej niż zestaw powitalny z kubkiem. Tego samego dnia odbierasz PIT-2, żeby pierwsza wypłata uwzględniła kwotę zmniejszającą podatek.
4
Pilnuj siedmiu dni, informacja o warunkach zatrudnienia i zgłoszenie do ZUS

To jedyne dwa twarde terminy w pierwszym tygodniu i oba liczą się w dniach kalendarzowych. Informacja o warunkach zatrudnienia obejmuje trzynaście pozycji i termin biegnie od DOPUSZCZENIA do pracy, a nie od podpisania umowy. Zgłoszenie do ubezpieczeń idzie na druku ZUA w ciągu siedmiu dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.
5
Nie przegap trzydziestego dnia

Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki, ma osobny, dłuższy termin niż podstawowa informacja o warunkach zatrudnienia. To najczęściej pomijany punkt całej listy, bo trzydziesty dzień wypada wtedy, gdy wdrożenie już się rozkręciło i nikt nie patrzy w kalendarz.
6
Zamknij wdrożenie przeglądem 90 dni i ankietą, póki pracownik jeszcze pamięta rekrutację

Trzeci miesiąc to jedyny moment, w którym człowiek pamięta jeszcze, co obiecywało ogłoszenie, i już wie, jak wygląda praca naprawdę. Zapytaj o tę różnicę wprost. Po pół roku ta wiedza znika, a rozbieżność między obietnicą a rzeczywistością jest najczęstszą przyczyną odejść w pierwszym roku pracy.

Umowa o pracę, zlecenie, B2B

Onboarding pracowników zatrudnionych na różnych podstawach

Obowiązki nie znikają razem z umową o pracę, tylko zmieniają podstawę. Najczęstszy błąd polega na uznaniu, że przy zleceniu i B2B nie ma do zrobienia nic.

Obowiązki przy wdrożeniu według podstawy współpracy
Podstawa	Badania wstępne	Szkolenie BHP	Informacja o warunkach	ZUS
Umowa o pracę	Tak, przed dopuszczeniem (art. 229 § 1 pkt 1 k.p.)	Tak, instruktaż ogólny i stanowiskowy (art. 237(3) § 2 k.p.)	Tak, 13 pozycji w 7 dni (art. 29 § 3 pkt 1 k.p.)	ZUS ZUA w 7 dni
Umowa zlecenia	Nie ma obowiązku badań wstępnych z Kodeksu pracy	Tak, w zakresie wynikającym z rodzaju pracy (art. 304 § 1 k.p.)	Nie, art. 29 k.p. nie ma tu zastosowania	ZUS ZUA lub ZZA w 7 dni
Kontrakt B2B	Nie, kontrahent odpowiada za siebie	Tak, jeśli pracuje na terenie zakładu (art. 304 § 1 k.p.)	Nie	Zgłasza się sam

Przy kontrakcie B2B do wdrożenia dochodzi krok, którego nie ma przy etacie: weryfikacja kontrahenta. Numer w KRS albo w CEIDG i status rachunku na białej liście podatników VAT sprawdza się przed pierwszym przelewem, bo płatność powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu wyłącza koszt uzyskania przychodu i uruchamia odpowiedzialność solidarną za VAT. Dane firmy sprawdzisz w wyszukiwarce firm po NIP, która pobiera je z rejestrów publicznych. Osobne ryzyko to pozorne B2B: kontrakt nie może zachowywać cech stosunku pracy, czyli podporządkowania, sztywnych godzin i wyłączności.

Praca zdalna i hybrydowa

Zdalny onboarding, cztery obowiązki, o których zapomina się najczęściej

Przepisy o pracy zdalnej dokładają cztery punkty do preonboardingu i jednocześnie dają jedno realne ułatwienie, z którego mało kto korzysta.

Ocena ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej

art. 67(31) § 5 k.p.

Musi uwzględniać wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne. Wolno sporządzić jedną uniwersalną ocenę dla grupy stanowisk, więc przy dziesięciu podobnych rolach robi się to raz.

Dwa oświadczenia pracownika przed dopuszczeniem

art. 67(31) § 6 i § 7 k.p.

Pierwsze potwierdza zapoznanie się z oceną ryzyka i zasadami bezpiecznej pracy zdalnej, drugie potwierdza, że w miejscu pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki. Bez tego drugiego nie wolno powierzyć pracy zdalnej.

Pokrycie kosztów i zapewnienie narzędzi

art. 67(24) § 1, § 3 i § 4 k.p.

Pracodawca zapewnia materiały i narzędzia, pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej oraz zapewnia pomoc techniczną. Za własny sprzęt pracownika należy się ekwiwalent albo ryczałt. To nie jest benefit do negocjacji.

Szkolenie BHP w całości zdalnie

art. 67(31) § 2 k.p.

Przy pracy zdalnej na stanowisku administracyjno-biurowym całe szkolenie wstępne BHP można przeprowadzić przez środki komunikacji elektronicznej, a pracownik potwierdza jego ukończenie. To ułatwienie, o którym większość firm nie wie i wozi ludzi do siedziby na jeden dzień.

Po co to wszystko

Onboarding jest tanią wersją rekrutacji, którą i tak zapłacisz

Odejście w pierwszym roku pracy kosztuje pełnym kosztem pracodawcy, a nie kwotą z paska. Przy 8 500 zł brutto i trzech miesiącach nieobsadzonego albo nie w pełni produktywnego stanowiska wychodzi około 30 700 zł, zanim doliczysz rekrutację. Dokładną kwotę dla swojej firmy policzysz w kalkulatorze rotacji pracowników, który liczy też udział odejść w pierwszym roku. Jeżeli to odejście jest Twoją decyzją, drugą stronę rachunku pokazuje planer offboardingu z odprawą i terminami.

Ten jeden wskaźnik rozstrzyga, czy problem leży w onboardingu. Jeżeli ponad 40 % odejść to ludzie ze stażem poniżej roku, przyczyna powstała przed pierwszym dniem pracy: w ogłoszeniu, które obiecywało coś innego, w rekrutacji, która nie zweryfikowała dopasowania, albo w pierwszym miesiącu bez opiekuna i planu. Podwyżka tego nie ruszy, bo ci ludzie nie odchodzą po pieniądze.

Rozbieżność między obietnicą a rzeczywistością widać najlepiej w tym, co pracownicy piszą o firmie publicznie. To samo źródło, z którego korzystają kandydaci, zanim zaaplikują. Warto je czytać wcześniej niż oni: przy uporządkowanym employer brandingu pierwsze trzydzieści dni pracy jest tym momentem, w którym marka pracodawcy albo się potwierdza, albo rozsypuje.

Co zrobić w trzecim miesiącu

Zadaj nowemu pracownikowi jedno pytanie: co obiecywało ogłoszenie, a co zastał na miejscu. To jedyny moment, w którym pamięta jeszcze rekrutację i już zna rzeczywistość. Po pół roku ta wiedza znika bezpowrotnie.

Odpowiedzi z pierwszych trzech miesięcy są też najtańszym materiałem na poprawę ogłoszeń. Rozbieżność, którą wskaże trzeci z rzędu nowy pracownik, jest zdaniem, które trzeba zmienić w opisie stanowiska.

Pytania i odpowiedzi

Onboarding pracownika, najczęstsze pytania

Pytania w formie, w jakiej ludzie realnie je wpisują, z odpowiedzią w pierwszym zdaniu.

Co to jest onboarding pracownika?

Onboarding pracownika to proces wdrożenia nowej osoby do firmy, od momentu podpisania umowy do chwili, w której pracownik jest samodzielny na stanowisku. Ma dwie warstwy: formalną, wyznaczoną terminami z Kodeksu pracy (badania wstępne, szkolenie BHP, informacja o warunkach zatrudnienia, zgłoszenie do ZUS), i organizacyjną, czyli wdrożenie w zadania, zespół i narzędzia. Polskie poradniki opisują niemal wyłącznie tę drugą.

Ile trwa onboarding nowego pracownika?

Formalna część kończy się w trzydziestym dniu, bo wtedy mija ostatni termin ustawowy. Część organizacyjna trwa zwykle 90 dni i tyle też przyjmuje się jako standardowy horyzont wdrożenia. Przy stanowiskach specjalistycznych z długim wdrożeniem produktowym realny czas dojścia do pełnej samodzielności to pół roku, ale przeglądy i tak układa się w rytmie 30, 60 i 90 dni.

Jakie są etapy onboardingu?

Cztery: preonboarding przed pierwszym dniem (umowa, badania, BHP, sprzęt, dostępy), pierwszy dzień (powitanie, ryzyko zawodowe, regulamin pracy, akta osobowe, PIT-2, opiekun), pierwszy tydzień z dwoma twardymi terminami ustawowymi, oraz wdrożenie 30, 60 i 90 dni zakończone przeglądem i decyzją o dalszej współpracy.

Kiedy nowy pracownik nie musi mieć badań wstępnych?

W trzech sytuacjach: gdy wraca do tego samego pracodawcy w ciągu 30 dni na to samo stanowisko lub stanowisko o takich samych warunkach, gdy przychodzi od innego pracodawcy w ciągu 30 dni z aktualnym orzeczeniem, a warunki opisane w poprzednim skierowaniu odpowiadają nowym, oraz gdy równocześnie pozostaje w stosunku pracy z innym pracodawcą. Zwolnienie nie działa przy pracach szczególnie niebezpiecznych.

Czy każdy nowy pracownik musi przejść szkolenie BHP?

Prawie każdy. Jedyny wyjątek to podjęcie pracy na tym samym stanowisku, które pracownik zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy. Wyjątek jest węższy niż przy badaniach wstępnych: pracownik przychodzący od innej firmy zawsze przechodzi instruktaż ogólny i stanowiskowy, nawet jeśli badań nie musi powtarzać.

Ile czasu ma pracodawca na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Siedem dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia nawiązania stosunku pracy. Zgłoszenie idzie na druku ZUS ZUA. Przy umowie zlecenia obowiązuje ten sam termin, ale druk zależy od zakresu ubezpieczeń: ZUA albo ZZA. Uczeń lub student do ukończenia 26 lat na zleceniu nie podlega ubezpieczeniom społecznym.

Kiedy trzeba przekazać informację o warunkach zatrudnienia?

Nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, i to jest ważne rozróżnienie, bo termin biegnie od dopuszczenia, a nie od podpisania umowy. Informacja obejmuje trzynaście pozycji, od norm czasu pracy po termin odwołania do sądu pracy. Osobny, trzydziestodniowy termin dotyczy informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego.

Czym różni się onboarding od wdrożenia pracownika?

W polskiej praktyce HR to te same pojęcia i ten sam proces, tylko nazwany raz z angielska, raz po polsku. Jeśli ktoś je rozdziela, zwykle przez onboarding rozumie całość, od preonboardingu do przeglądu 90 dni, a przez wdrożenie samą część stanowiskową, czyli naukę zadań i narzędzi. Ta różnica nie ma żadnego znaczenia prawnego.

Jak wygląda onboarding zdalny?

Formalnie dokłada cztery obowiązki: ocenę ryzyka zawodowego uwzględniającą wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne, dwa oświadczenia pracownika przed dopuszczeniem do pracy, pokrycie kosztów energii i usług telekomunikacyjnych oraz zapewnienie narzędzi. W zamian całe szkolenie wstępne BHP na stanowisku administracyjno-biurowym wolno przeprowadzić zdalnie.

Czy onboarding dotyczy też umowy zlecenia i kontraktu B2B?

W części tak. Badania wstępne i informacja o warunkach zatrudnienia z Kodeksu pracy nie dotyczą ani zlecenia, ani B2B. Zostaje jednak obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy każdemu, kto wykonuje pracę w zakładzie na innej podstawie niż stosunek pracy, więc instruktaż BHP w zakresie wynikającym z rodzaju pracy przeprowadza się także tam.

Co powinna zawierać checklista onboardingowa?

Dwie warstwy naraz. Twardą: umowa na piśmie, orzeczenie lekarskie, szkolenie BHP, informacja o ryzyku zawodowym, regulamin pracy, akta osobowe, PIT-2, informacja o warunkach zatrudnienia w 7 dni, zgłoszenie do ZUS w 7 dni, informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego w 30 dni. I miękką: opiekun, plan pierwszego tygodnia, pierwsze zadanie, rozmowy kontrolne po tygodniu, 30, 60 i 90 dniach.

Ile kosztuje nieudany onboarding?

Tyle, ile odejście w pierwszym roku pracy. Punktem wyjścia jest pełny koszt pracodawcy, czyli wynagrodzenie brutto powiększone o około 20,5 % składek płatnika, pomnożony przez liczbę miesięcy nieobsadzonego lub nie w pełni produktywnego stanowiska, plus koszt rekrutacji. Przy 8 500 zł brutto i trzech miesiącach wychodzi około 30 700 zł na jedno odejście.

Sprawdź, co pracownicy piszą o Twoim pierwszym miesiącu

Profil pracodawcy w Zpracy daje Ci moderowane opinie pracowników i bezpłatne prawo do odpowiedzi pod każdą z nich. Rozbieżność między obietnicą z rekrutacji a pierwszymi tygodniami pracy widać tam najwcześniej.

Zobacz cennik

Powiązane