Za błąd w pracy kary pieniężnej nałożyć nie wolno. Art. 108 § 2 Kodeksu pracy dopuszcza ją wyłącznie w czterech sytuacjach: złamanie przepisów bhp lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy po alkoholu albo środku działającym podobnie oraz spożywanie ich w czasie pracy. Pomyłka w wycenie, źle wystawiona faktura, przeoczony termin klienta czy uszkodzony towar do tej listy nie należą. Nie znaczy to, że firma zostaje bez narzędzi, tylko że właściwe narzędzie jest zupełnie inne, ma inne limity kwotowe i inny termin.
Dlaczego akurat błąd jest poza katalogiem
Odpowiedzialność porządkowa z art. 108 dotyczy porządku, w jakim praca jest świadczona: obecności, dyscypliny, przestrzegania zasad bezpieczeństwa i ustalonej organizacji. Nie dotyczy tego, jak dobrze praca została wykonana. To rozróżnienie wygląda na akademickie do momentu, w którym pracownik wnosi sprzeciw, a pracodawca musi wskazać, który punkt art. 108 § 1 został naruszony. Przy zwykłej pomyłce nie da się wskazać żadnego.
Do tego dochodzi drugie zawężenie. Upomnienie i nagana mają katalog z § 1, kara pieniężna węższy katalog z § 2. Czyli nawet tam, gdzie kara porządkowa w ogóle wchodzi w grę, forma pieniężna często odpada. Za spóźnienie albo niepodbitą listę obecności wolno dać upomnienie lub naganę, ale nie wolno potrącić ani złotówki, bo te przewinienia zostały w paragrafie pierwszym. Pełny podział przewinień, terminy i szkic pisma zebraliśmy na stronie o naganie dla pracownika i karach porządkowych.
| Sytuacja | Upomnienie lub nagana | Kara pieniężna | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Błąd merytoryczny, zła jakość pracy, niewykonany plan | Nie | Nie | poza art. 108 |
| Spóźnienie, niepodbita lista obecności | Tak | Nie | art. 108 § 1 |
| Złamanie przepisów bhp lub przeciwpożarowych | Tak | Tak | art. 108 § 1 i § 2 |
| Opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia | Tak | Tak | art. 108 § 2 |
| Alkohol lub środek działający podobnie | Tak | Tak | art. 108 § 2 |
| Szkoda w mieniu firmy wyrządzona przez pracownika | Nie | Nie | art. 114 do 122 |
Ile maksymalnie może wynieść kara pieniężna
Tam, gdzie kara pieniężna jest w ogóle dopuszczalna, art. 108 § 3 stawia dwa sufity, które liczy się niezależnie od siebie. Pierwszy: za jedno przekroczenie i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności kara nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Drugi: łącznie wszystkie kary pieniężne w danym miesiącu nie mogą przewyższyć dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego do wypłaty po potrąceniach z art. 87 § 1 pkt 1 do 3, czyli po zajęciach komorniczych i po zaliczkach.
Przy pensji 7 000 zł brutto i dwudziestu jeden dniach pracy jednodniowe wynagrodzenie to około 333 zł, a jeżeli do wypłaty zostaje 5 200 zł, to łączny sufit miesięczny wynosi 520 zł. Trzy dni nieusprawiedliwionej nieobecności dawałyby nominalnie 999 zł, ale potrącić wolno tylko 520 zł. Nadwyżki nie przenosi się na kolejny miesiąc, bo limit odnosi się do wynagrodzenia, z którego kara jest realizowana. Warto też pamiętać o § 4: wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy, więc nie są zwykłym przychodem firmy.
Co zrobić zamiast, gdy błąd naprawdę kosztował pieniądze
Jeżeli pomyłka pracownika wywołała realną stratę, właściwym reżimem jest dział piąty Kodeksu pracy, czyli odpowiedzialność materialna. Działa on zupełnie inaczej niż kara porządkowa i to na jego zasadach liczy się kwotę.
Przy winie nieumyślnej odszkodowanie obejmuje wyłącznie rzeczywistą stratę, bez utraconego zysku, i nie może przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika z dnia wyrządzenia szkody. Ciężar wykazania winy i wysokości szkody spoczywa na pracodawcy, a kwotę obniża każde przyczynienie się firmy: brak nadzoru, brak procedury, wadliwe narzędzie, presja czasu. Roszczenie przedawnia się po roku od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o szkodzie. Cały mechanizm razem z kalkulatorem opisaliśmy przy odpowiedzialności materialnej pracownika.
Te dwa reżimy nie wykluczają się nawzajem. Za to samo zdarzenie można nałożyć karę porządkową, jeżeli mieści się w katalogu, i równolegle dochodzić odszkodowania za szkodę. Nie wolno natomiast nazwać odszkodowania karą pieniężną, żeby ominąć wymóg zgody na potrącenie.
Czy szkodę można potrącić z wynagrodzenia
Nie z własnej decyzji. Art. 87 § 1 zawiera zamkniętą listę należności podlegających potrąceniu bez zgody pracownika i są na niej tylko cztery pozycje: tytuły wykonawcze alimentacyjne, tytuły wykonawcze na inne należności, zaliczki pieniężne oraz kary pieniężne z art. 108. Odszkodowania za szkodę na tej liście nie ma.
Potrącenie odszkodowania wymaga więc pisemnej zgody pracownika, i to zgody dotyczącej konkretnej, znanej mu już kwoty (art. 91 § 1 k.p.). Klauzula w umowie o pracę, w której pracownik z góry zgadza się na potrącanie przyszłych niedoborów, jest nieważna jako zgoda blankietowa. Nawet przy ważnej zgodzie wolne od potrąceń pozostaje pełne minimalne wynagrodzenie netto, bo należność przypada na rzecz pracodawcy.
Cena pomyłki jest tu konkretna. Bezpodstawne potrącenie z wynagrodzenia to wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, zagrożone karą grzywny od 2 000 zł do 60 000 zł (widełki obowiązujące od 8 lipca 2026 r. na mocy Dz.U. 2026 poz. 473; wcześniej 1 000 do 30 000 zł), a pieniądze i tak trzeba oddać. Dwieście złotych potrącone za rozbity telefon bywa więc najdroższymi dwustoma złotymi w roku.
Trzy ścieżki, które naprawdę działają na powtarzalne błędy
Pierwsza: zmiana zasad premiowania. Premia regulaminowa może być powiązana z jakością pracy, o ile kryteria są zapisane w regulaminie wynagradzania i mierzalne. To nie jest kara, tylko brak nabycia prawa do składnika zmiennego, więc art. 108 w ogóle nie wchodzi w grę. Warunek jest jeden i twardy: kryteria muszą istnieć przed okresem, którego dotyczą, a nie powstawać po fakcie.
Druga: kara porządkowa za to, co rzeczywiście jest w katalogu. Bardzo często pod hasłem "błąd" kryje się zignorowanie ustalonej procedury, czyli naruszenie organizacji i porządku pracy. Wtedy upomnienie albo nagana są dopuszczalne, tylko trzeba to nazwać w piśmie po imieniu i wskazać, która zasada została złamana. Wymaga to jednak, żeby zasada wcześniej istniała na papierze, a jej miejscem jest regulamin pracy, którego obowiązkowym elementem jest informacja o karach z art. 108.
Trzecia: rozliczenie szkody na zasadach działu piątego. Wezwanie do zapłaty, potem ugoda z ratami, a w ostateczności pozew do sądu pracy. Przy kwotach rzędu kilku tysięcy złotych decyzja jest przede wszystkim ekonomiczna, bo koszt prowadzenia sprawy potrafi zjeść znaczną część roszczenia. Część firm oddaje takie sprawy na zewnątrz i płaci od skuteczności, korzystając z usług, które prowadzą sprawę od wezwania do zapłaty aż po monitoring spłaty, zamiast angażować w to własną księgowość na kilkanaście miesięcy.
Najczęstsze pytania
Czy pracodawca może potrącić z pensji za zniszczony sprzęt
Nie bez pisemnej zgody pracownika dotyczącej konkretnej kwoty. Zniszczenie sprzętu to szkoda w mieniu, a nie przewinienie porządkowe, więc nie da się jej potrącić jako kary pieniężnej. Jeżeli sprzęt był powierzony z obowiązkiem zwrotu, odpowiedzialność jest pełna i bez limitu trzech wynagrodzeń, ale droga odzyskania pieniędzy pozostaje ta sama: zgoda, ugoda albo pozew.
Czy można ukarać pracownika za błąd, który kosztował klienta
Karą porządkową nie. Za szkodę wyrządzoną osobie trzeciej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych odpowiada wobec poszkodowanego wyłącznie pracodawca (art. 120 § 1 k.p.), a odsyłanie klienta do pracownika jest błędem. Dopiero firma, która naprawiła szkodę, może dochodzić zwrotu od pracownika, z limitem trzech wynagrodzeń przy winie nieumyślnej.
Czy kara pieniężna wymaga zapisu w regulaminie pracy
Nie, bo podstawą jest ustawa. Regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 (art. 1041 § 2 k.p.), ale jego brak nie odbiera prawa do karania. Pracodawca, który regulaminu nie ma i mieć nie musi, stosuje art. 108 wprost, z tymi samymi limitami i terminami.
Ile czasu ma pracodawca na nałożenie kary pieniężnej
Dwa tygodnie od powzięcia wiadomości o naruszeniu i nie więcej niż trzy miesiące od dnia, w którym pracownik się go dopuścił (art. 109 § 1 k.p.). Oba terminy biegną równolegle, więc decyduje ten, który upływa wcześniej. Karę można zastosować dopiero po uprzednim wysłuchaniu pracownika, a jeżeli jest on nieobecny w zakładzie, bieg terminu dwutygodniowego ulega zawieszeniu do dnia jego powrotu.
Co się dzieje, gdy pracownik zakwestionuje karę pieniężną
Ma siedem dni od zawiadomienia na sprzeciw. Jeżeli pracodawca nie odrzuci go w ciągu czternastu dni od wniesienia, sprzeciw uznaje się za uwzględniony z mocy prawa. Po uwzględnieniu sprzeciwu albo po uchyleniu kary przez sąd pracy pracodawca ma obowiązek zwrócić równowartość potrąconej kwoty (art. 112 § 3 k.p.).
Co z tego wynika dla firmy
Pokusa, żeby ukarać finansowo za kosztowną pomyłkę, jest zrozumiała i prawie zawsze prowadzi do gorszego wyniku niż nicnierobienie: potrącenie trzeba oddać, dochodzi grzywna, a zaufanie w zespole znika na dłużej niż pamięć o błędzie. Przepisy dają tu wąskie, ale realne narzędzia i warto ich używać świadomie: kara porządkowa za dyscyplinę, odszkodowanie za szkodę, premia za jakość.
Powtarzalne błędy w jednym zespole rzadko są zresztą kwestią jednej osoby. Zwykle stoi za nimi rotacja, przeciążone zmiany i brak wdrożenia, czyli dokładnie to, co widać w opiniach pracowników na długo przed pierwszą stratą. Profil pracodawcy na Zpracy pokazuje ten sygnał wcześniej, niż zobaczy go dział finansowy.
Zpracy · Sprawdź firmę
Sprawdź pracodawcę, zanim zaaplikujesz
Moderowane opinie o firmach, realne widełki płacowe i ocena kultury w jednym świadectwie firmy. Z prawem do odpowiedzi pracodawcy i zgodnie z RODO.