Staż pracy z umowy zlecenia: zaświadczenie z ZUS krok po kroku

Od 2026 roku okresy umowy zlecenia i własnej działalności gospodarczej wliczają się do stażu pracy, ale nie dzieje się to samo z siebie. Pracodawca policzy je dopiero wtedy, gdy przyniesiesz zaświadczenie z ZUS, a wniosek o to zaświadczenie można złożyć wyłącznie elektronicznie, przez swój profil w systemie ZUS. Jeżeli byłeś już zatrudniony w dniu wejścia przepisów w życie, masz na to 24 miesiące: do 1 stycznia 2028 r. w budżetówce i do 1 maja 2028 r. u pozostałych pracodawców. Okresów niedostarczonych w terminie pracodawca nie wliczy.

Przepis, o którym mowa, to nowy art. 302(1) Kodeksu pracy, dodany ustawą z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423). To największa zmiana w liczeniu stażu pracy od lat, bo po raz pierwszy uznaje pracę wykonywaną poza stosunkiem pracy. Poniżej rozkładamy ją na to, co naprawdę trzeba zrobić: jakie okresy się liczą, jakim dokumentem się je potwierdza, gdzie składa się wniosek i czego przepis nie daje.

Jakie okresy wliczają się do stażu pracy od 2026 roku

Art. 302(1) wymienia kilka grup okresów i każda ma własny warunek. Wspólny mianownik jest taki, że liczy się tytuł ubezpieczeniowy, a nie sam fakt podpisania umowy. Zlecenie, z którego nie odprowadzano składek emerytalnych i rentowych, bo było zbiegowe albo dotyczyło studenta do 26. roku życia, nie podniesie stażu.

Umowy o dzieło w tym wykazie nie ma i nie jest to przeoczenie. Umowa o dzieło co do zasady nie rodzi obowiązku ubezpieczeniowego, więc nie ma z czego wyprowadzić okresu podlegania ubezpieczeniom. To samo dotyczy kontraktu B2B, z którego przedsiębiorca nie płacił składek emerytalnych, poza wyraźnie wskazanym wyjątkiem ulgi na start.

Jest jeszcze jedna furtka, o której łatwo zapomnieć. Paragraf 3 nakazuje wliczać także udokumentowane okresy z paragrafów 1 i 2, w których dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Chodzi o sytuacje, w których zwolnienie ze składki wynikało wprost z ustawy, a nie z tego, że ktoś ich po prostu nie płacił.

Jakie zaświadczenie z ZUS jest potrzebne

Ustawodawca nie zostawił tu dowolności. Przepisy wskazują trzy różne zaświadczenia, każde do innej grupy okresów, i pracodawca ma prawo oczekiwać właściwego z nich.

• Zaświadczenie o opłaceniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu. Dotyczy działalności gospodarczej, zawieszenia działalności na opiekę nad dzieckiem oraz osoby współpracującej (art. 302(1) § 11).
• Zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Dotyczy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjnej oraz członkostwa w spółdzielni (art. 302(1) § 12).
• Zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego. Dotyczy wyłącznie okresu ulgi na start, bo tam składek emerytalnych z definicji nie było (art. 302(1) § 13).

Okresu pracy zarobkowej za granicą poza stosunkiem pracy ZUS nie potwierdzi, bo nie ma go w swoich rejestrach. Ten okres przepis każe po prostu udokumentować, co w praktyce oznacza umowy, rachunki, dokumenty podatkowe lub zaświadczenia zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej. Tak samo pracę w indywidualnym gospodarstwie rolnym potwierdza zaświadczenie z urzędu gminy, na podstawie odrębnej ustawy z 20 lipca 1990 r.

Gdzie złożyć wniosek o zaświadczenie

Tylko elektronicznie. Art. 302(2) Kodeksu pracy mówi wprost, że wniosek składa osoba fizyczna, której okresy mają podlegać wliczeniu, w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS. Nie ma tu wariantu papierowego ani wizyty na sali obsługi, a wniosku nie złoży za Ciebie pracodawca. To Twój wniosek i Twoje konto.

Odpowiedź wraca tą samą drogą. Dodany równocześnie art. 83g ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przesądza, że zaświadczenia, decyzje i inne pisma w tych sprawach ZUS sporządza i doręcza wnioskodawcy w postaci elektronicznej, na profil informacyjny, a o umieszczeniu dokumentu powiadamia mailem, SMS-em albo w aplikacji mobilnej. Praktyczny wniosek: zanim zaczniesz, sprawdź, czy na profilu masz aktualny adres e-mail i numer telefonu, bo inaczej gotowe zaświadczenie może przeleżeć niezauważone.

Termin 24 miesięcy: data, po której staż przepada

To jest część, którą najłatwiej przegapić, a kosztuje najwięcej. Przepis przejściowy, czyli art. 5 ustawy z 26 września 2025 r., dotyczy osób, które w dniu wejścia nowych zasad w życie były już zatrudnione. Takie osoby mają 24 miesiące na udokumentowanie swoich okresów. Ustęp 3 tego artykułu jest bezlitosny: okresów nieudokumentowanych w tym terminie pracodawca do stażu nie wlicza.

Daty są dwie, bo ustawa weszła w życie dwuetapowo. W jednostkach sektora finansów publicznych nowe zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 r. (art. 10). U pozostałych pracodawców dopiero od pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy (art. 9), a ogłoszono ją 21 października 2025 r., co daje 1 maja 2026 r. Stąd dwa terminy końcowe.

Warto zwrócić uwagę, że wiele poradników podaje tylko datę 1 stycznia 2026 r., pomijając art. 9. Dla osoby pracującej w firmie prywatnej oznacza to cztery miesiące różnicy w tym, od kiedy w ogóle można się na przepis powołać, i cały rok różnicy w terminie końcowym.

Czego nowe przepisy nie dają

Wliczenie okresów nie działa wstecz finansowo. Art. 6 ustawy zmieniającej stanowi, że uprawnienia wynikające z wliczenia nowych okresów przysługują od dnia nabycia prawa do nich, ale nie wcześniej niż od daty startu właściwej dla danego pracodawcy. Nie ma więc wyrównania dodatku stażowego ani nagrody jubileuszowej za lata wstecz.

Są też dwa wyraźne wyłączenia. Nowych okresów nie uwzględnia się w naborach na wolne stanowiska wszczętych i niezakończonych przed datą wejścia przepisów w życie (art. 7). Nie uwzględnia się ich również przy okresie wypowiedzenia, który w tym dniu już biegł (art. 8). Jeżeli więc wypowiedzenie wręczono w kwietniu 2026 r. w firmie prywatnej, jego długości nowe przepisy już nie zmienią.

Osobna pułapka dotyczy stażu zakładowego, czyli tego, od którego zależy okres wypowiedzenia. Do stażu u konkretnego pracodawcy nowe okresy wchodzą tylko wtedy, gdy w ich trakcie świadczyłeś pracę na rzecz właśnie tego pracodawcy (art. 302(1) § 8). Dwa lata na zleceniu w firmie, w której potem przeszedłeś na etat, wydłużą Ci wypowiedzenie. Dwa lata zlecenia dla zupełnie innego podmiotu podniosą wyłącznie staż ogólny. Jeżeli chcesz sprawdzić, jak jedno i drugie przekłada się na Twoje uprawnienia, policzysz to w kalkulatorze stażu pracy, który liczy osobno staż ogólny i staż urlopowy.

Co, jeśli działalność nakładała się na etat

Bardzo częsty przypadek: ktoś przez kilka lat prowadził firmę i równocześnie pracował na etacie, albo dorabiał na zleceniu w weekendy. Przepis rozstrzyga to jednoznacznie i na korzyść pracownika, choć nie tak, jak wielu by chciało. Przy nakładaniu się okresów z paragrafów 1 do 7, albo przy nakładaniu się ich na okres zatrudnienia, do stażu wlicza się okres najkorzystniejszy dla osoby, której dotyczy (art. 302(1) § 10).

Innymi słowy: liczy się raz, nie dwa razy. Trzy lata firmy prowadzonej równolegle z etatem dają trzy lata stażu, a nie sześć. Wybór najkorzystniejszego wariantu ma znaczenie wtedy, gdy okresy różnią się długością albo charakterem, na przykład gdy działalność trwała dłużej niż równoległa umowa o pracę.

Jak się do tego zabrać w praktyce

Kolejność, która oszczędza najwięcej chodzenia w kółko, wygląda tak:

1. Wypisz wszystkie okresy poza etatem: daty rozpoczęcia i zakończenia działalności, zleceń i umów agencyjnych. Nie licz umów o dzieło.
2. Sprawdź na swoim koncie w ZUS, za które z tych okresów faktycznie widnieją składki lub zgłoszenie do ubezpieczeń. To ta sama informacja, którą potem potwierdzi zaświadczenie.
3. Złóż wniosek o właściwe zaświadczenie przez profil informacyjny w ZUS, osobno dla każdego rodzaju okresu, jeżeli masz kilka.
4. Przekaż zaświadczenie do kadr wraz z krótkim pismem wskazującym, o które okresy chodzi i o które uprawnienia wnosisz.
5. Poproś o pisemne potwierdzenie, jaki staż pracodawca ostatecznie przyjął. Będzie to podstawa przy wymiarze urlopu i przy okresie wypowiedzenia.

Jeżeli okres pracy za granicą albo pracy w gospodarstwie rolnym też ma wejść do stażu, zbierz dokumenty równolegle, bo tych ZUS nie wystawi i zwykle trwają najdłużej.

Przy okazji przejścia z działalności na etat

Osoby, które porządkują staż, bardzo często robią to przy okazji zamykania firmy i przechodzenia na umowę o pracę. Warto wtedy pamiętać o jednej rzeczy, która nie ma nic wspólnego z ZUS, a potrafi opóźnić start: bez aktualnego orzeczenia lekarskiego pracodawca w ogóle nie może dopuścić Cię do pracy (art. 229 § 4 Kodeksu pracy). Skierowanie na badania wstępne wystawia i opłaca pracodawca, ale samo badanie wykonuje lekarz medycyny pracy, do którego w wielu miastach czeka się dłużej, niż zakłada data rozpoczęcia umowy. Umówienie terminu warto załatwić od razu po podpisaniu umowy, a nie w tygodniu poprzedzającym pierwszy dzień w pracy.

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca sam sprawdzi mój staż w ZUS?

Nie. Ustawa nakłada obowiązek złożenia wniosku na osobę fizyczną, której okresy mają być wliczone (art. 302(2) Kodeksu pracy), i to ona przekazuje zaświadczenie pracodawcy. ZUS nie udostępnia tych danych pracodawcy z urzędu, a kadry nie mają dostępu do Twojego konta ubezpieczeniowego.

Czy trzeba składać wniosek u każdego nowego pracodawcy?

Zaświadczenie z ZUS jest dokumentem, który raz otrzymany możesz przedstawiać dalej, tak jak świadectwo pracy. Zmiana pracodawcy nie unieważnia go, bo potwierdza fakty z rejestrów ubezpieczeniowych, a nie relację z konkretną firmą. Nowy pracodawca ustala Twój staż na podstawie przedłożonych dokumentów, więc warto trzymać komplet w jednym miejscu.

Czy 24 miesiące dotyczą też osoby, która dopiero podejmie pracę?

Nie. Art. 5 mówi o pracowniku zatrudnionym w dniu wejścia nowych zasad w życie. Kto zatrudni się później, dokumentuje swoje okresy na zwykłych zasadach, przy ustalaniu stażu na potrzeby danego stosunku pracy, bez tego szczególnego terminu zawitego.

Czy umowa zlecenie wlicza się do stażu urlopowego?

Tak. Art. 302(1) mówi o wliczaniu do okresu zatrudnienia, a wymiar urlopu z art. 154 § 1 Kodeksu pracy zależy właśnie od okresu zatrudnienia. Zlecenie może więc przybliżyć Cię do progu 10 lat, po którym urlop rośnie z 20 do 26 dni. Lata za ukończoną szkołę doliczasz do tego osobno, na podstawie art. 155 § 1, i tylko do urlopu.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia wliczenia okresów?

Najpierw poproś o pisemne stanowisko ze wskazaniem podstawy odmowy, bo najczęściej chodzi o wadliwy rodzaj zaświadczenia, a nie o spór co do prawa. Jeżeli stanowisko się utrzyma, spór o ustalenie stażu i o wynikające z niego uprawnienia rozstrzyga sąd pracy, a bezpłatnej porady udziela Państwowa Inspekcja Pracy. Warto też sprawdzić, jak firma wystawia świadectwa pracy, bo to zwykle ten sam dział i ta sama praktyka.

Podsumowanie

Nowy art. 302(1) Kodeksu pracy realnie zmienia sytuację osób, które przepracowały lata na zleceniu albo na własnej działalności: te okresy wreszcie liczą się do urlopu, do okresu wypowiedzenia u tego samego pracodawcy i do świadczeń zależnych od stażu. Cała rzecz w tym, że przepis jest wnioskowy. Bez elektronicznego wniosku do ZUS i bez zaświadczenia przekazanego do kadr nic się nie wydarzy, a po 1 stycznia 2028 r. w budżetówce i po 1 maja 2028 r. u pozostałych pracodawców będzie już za późno dla osób zatrudnionych w dniu wejścia przepisów w życie. To jedna wizyta na profilu ZUS i jedna kartka do kadr, a stawką bywa sześć dni urlopu rocznie i dwa dodatkowe miesiące wypowiedzenia.