OCHRONA SYGNALISTÓW
Ochrona sygnalistów w ustawie, procedurze zgłoszeń i karach dla pracodawcy
Wpisz liczbę osób pracujących na rzecz firmy, a sprawdzarka powie, czy procedura zgłoszeń wewnętrznych jest u ciebie obowiązkowa, od kiedy najwcześniej może wejść w życie i co grozi za jej brak. Progi i terminy pochodzą wprost z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).
Sprawdzarka obowiązku
Pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty plus osoby pracujące za wynagrodzeniem na innej podstawie, stan na 1 stycznia albo 1 lipca (art. 23 ust. 1 i 2).
Procedura zgłoszeń wewnętrznych
Obowiązkowa
art. 24 ust. 1 ustawy
Odpowiedzialność za brak
Grzywna do 5 000 zł
art. 58 ustawy, art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń
Na rzecz podmiotu wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, więc rozdział o zgłoszeniach wewnętrznych stosuje się wprost (art. 23 ust. 1).
Najwcześniejsza data wejścia w życie, licząc od dziś
19 października 2026 r., najpóźniej 24 października 2026 r.
Od 12 do 17 dni: konsultacje trwają od 5 do 10 dni (art. 24 ust. 4), a procedura wchodzi w życie 7 dni po podaniu do wiadomości (art. 24 ust. 5).
| Krok | Termin | Podstawa |
|---|---|---|
| Projekt procedury i przedstawienie go stronie społecznej | Dzień 0 | art. 24 ust. 3 |
| Konsultacje z przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym w firmie | Od 5 do 10 dni od przedstawienia projektu | art. 24 ust. 3 pkt 2 i ust. 4 |
| Podanie procedury do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w firmie | Po zakończeniu konsultacji | art. 24 ust. 5 |
| Wejście procedury w życie | 7 dni po podaniu do wiadomości | art. 24 ust. 5 |
| Dołączenie informacji o procedurze do materiałów rekrutacyjnych | Wraz z rozpoczęciem każdej rekrutacji lub negocjacji | art. 24 ust. 6 |
| Uruchomienie rejestru zgłoszeń wewnętrznych | Razem z wejściem procedury w życie | art. 29 |
Odpowiedzialność z art. 58 ponosi osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury, a nie abstrakcyjnie firma. Ten sam przepis obejmuje procedurę ustanowioną „z istotnym naruszeniem wymogów", więc dokument skopiowany z internetu, który pomija choćby tryb dla zgłoszeń anonimowych, jest traktowany tak samo jak brak procedury.
Procedura wewnętrzna nie jest filtrem. Zgodnie z art. 30 ust. 1 sygnalista może pójść od razu do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego, bez uprzedniego zgłoszenia u ciebie. Sens wdrożenia jest taki, żeby sprawa trafiła najpierw do ciebie, a nie żeby jej nie wypuścić.
Informację o procedurze przekazuje się kandydatowi wraz z rozpoczęciem rekrutacji albo negocjacji poprzedzających zawarcie umowy (art. 24 ust. 6). To jedyny element ustawy, który dotyka każdego ogłoszenia o pracę, i jest pomijany najczęściej.
Sprawdzenie orientacyjne, oparte na progach i terminach z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928). Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Przepisy sprawdzone w Dzienniku Ustaw · Bez zapisywania danych · Podstawa prawna przy każdej liczbie
W skrócie
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych musi mieć każdy podmiot, na rzecz którego pracuje zarobkowo co najmniej 50 osób według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca, a w finansach, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, transporcie i ochronie środowiska także każdy mniejszy. Procedura ma osiem obowiązkowych elementów z art. 25 ust. 1, wymaga konsultacji trwających od 5 do 10 dni i wchodzi w życie 7 dni po ogłoszeniu w firmie. Za jej brak odpowiada osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury, a kara to grzywna od 20 zł do 5 000 zł, nie 60 000 zł.
Ustawa obowiązuje od 25 września 2024, a przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich od 25 grudnia 2024. Wszystkie liczby na tej stronie pochodzą z tekstu ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) pobranego z Dziennika Ustaw, sprawdzonego 16 września 2026.
Próg z art. 23
Kto ma obowiązek, a kto tylko może
Trzy rzeczy, które polskie opracowania mylą najczęściej: dzień pomiaru, sposób liczenia osób i branże bez progu.
Liczysz na dwie konkretne daty
Nie na stan bieżący i nie na średnią roczną. Art. 23 ust. 1 wskazuje stan na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku. Firma, która przekroczyła pięćdziesiątkę w marcu, wchodzi w obowiązek dopiero 1 lipca, a ta, która spadła poniżej w sierpniu, zostaje z obowiązkiem do 1 stycznia.
Etaty, nie głowy
Pracowników wlicza się w przeliczeniu na pełne etaty. Cztery osoby na ćwierć etatu to jedna, a nie cztery. Do tego dolicza się osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, o ile same nie zatrudniają do takiej pracy innych osób (art. 23 ust. 2).
Zlecenia i B2B też się liczą
Ustawa mówi o osobach wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu, a nie o pracownikach w rozumieniu Kodeksu pracy. Firma z dwudziestoma etatami i czterdziestoma stałymi współpracownikami na jednoosobowej działalności zwykle jest ponad progiem.
Cztery branże bez progu
Usługi, produkty i rynki finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwo transportu oraz ochrona środowiska. Art. 23 ust. 3 znosi tam próg całkowicie, więc obowiązek dotyczy także biura rachunkowego z trzema osobami, jeżeli jest instytucją obowiązaną.
Wyłączenie dla najmniejszych gmin
Przepisów rozdziału nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców (art. 23 ust. 5). W jednostkach samorządu terytorialnego obowiązki wykonują jednostki organizacyjne, z wyłączeniem art. 28 ust. 5.
Poniżej progu to uprawnienie
Art. 24 ust. 2 pozwala ustalić procedurę dobrowolnie. Ma to sens, kiedy rekrutujesz i wiesz, że przekroczysz próg w kolejnym pomiarze, bo same konsultacje zajmują do 10 dni, a procedura wchodzi w życie dopiero 7 dni po ogłoszeniu.
art. 25 ust. 1
Osiem elementów, bez których procedura jest wadliwa
Art. 58 karze nie tylko brak procedury, ale też procedurę ustanowioną z istotnym naruszeniem wymogów. Ta lista jest zamknięta i wszystkie osiem punktów musi znaleźć się w dokumencie.
| Podstawa | Element | Co to znaczy w dokumencie |
|---|---|---|
| pkt 1 | Kto przyjmuje zgłoszenia | Wskazana z nazwy jednostka organizacyjna, konkretna osoba albo podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Sformułowanie „dział HR" bez wskazania osoby to typowy powód zakwestionowania procedury. |
| pkt 2 | Sposoby przekazywania zgłoszeń | Wraz z adresem korespondencyjnym albo adresem poczty elektronicznej. Art. 26 ust. 1 wymaga co najmniej możliwości zgłoszenia ustnie lub pisemnie, więc sam formularz w intranecie nie wystarczy. |
| pkt 3 | Kto prowadzi działania następcze | Bezstronna jednostka albo osoba, która weryfikuje zgłoszenie, komunikuje się z sygnalistą i przekazuje mu informację zwrotną. Może to być ta sama komórka co w pkt 1, ale tylko wtedy, gdy zapewnia bezstronność. |
| pkt 4 | Tryb dla zgłoszeń anonimowych | Procedura musi określać, co dzieje się ze zgłoszeniem bez podpisu. Ustawa nie każe ich przyjmować, ale każe napisać, jak je traktujesz. Milczenie w tym punkcie jest brakiem elementu obowiązkowego. |
| pkt 5 | Potwierdzenie w 7 dni | Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że nie podał adresu do kontaktu. |
| pkt 6 | Obowiązek działań następczych | Podjęcie ich z zachowaniem należytej staranności przez jednostkę wskazaną w pkt 3. Sam zapis, że zgłoszenie zostanie „rozpatrzone", nie oddaje tego wymogu. |
| pkt 7 | Termin informacji zwrotnej | Maksymalnie 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a gdy potwierdzenia nie było, 3 miesiące od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia. Termin musi być w procedurze wpisany liczbowo. |
| pkt 8 | Informacja o zgłoszeniach zewnętrznych | Zrozumiała i łatwo dostępna informacja o zgłoszeniu do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji Unii Europejskiej. |
Sposoby przekazywania zgłoszeń obejmują co najmniej możliwość zgłoszenia ustnie lub pisemnie (art. 26 ust. 1). Zgłoszenie ustne można przyjąć telefonicznie albo przez środki komunikacji elektronicznej, a jeżeli linia jest nagrywana, dokumentuje się je za zgodą sygnalisty w formie nagrania umożliwiającego wyszukanie albo kompletnej i dokładnej transkrypcji (art. 26 ust. 3). Ten sam rygor formalny, co przy regulaminie pracy, tylko z krótszym terminem konsultacji.
Kalendarz
Pięć terminów, których nie da się przesunąć
5 do 10 dni
Konsultacje
Od dnia przedstawienia projektu stronie społecznej. Nie krócej niż 5 dni, więc nie da się ich odbyć w jeden dzień, i nie dłużej niż 10, więc nie da się ich przeciągać w nieskończoność (art. 24 ust. 4).
7 dni
Wejście w życie
Procedura zaczyna obowiązywać po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w firmie (art. 24 ust. 5). Podpis prezesa pod dokumentem niczego nie uruchamia.
7 dni
Potwierdzenie zgłoszenia
Od otrzymania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu (art. 25 ust. 1 pkt 5). Od tego potwierdzenia liczy się trzymiesięczny termin na odpowiedź merytoryczną.
3 miesiące
Informacja zwrotna
Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej. Gdy potwierdzenia nie było, liczy się od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia (art. 25 ust. 1 pkt 7).
Start rekrutacji
Informacja dla kandydata
Informację o procedurze przekazuje się osobie ubiegającej się o pracę wraz z rozpoczęciem rekrutacji albo negocjacji poprzedzających zawarcie umowy (art. 24 ust. 6). Najczęściej pomijany obowiązek w całej ustawie.
3 lata
Rejestr zgłoszeń
Dane przechowuje się przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania nimi zainicjowane (art. 29 ust. 5).
Sankcje policzone u źródła
Grzywna wynosi do 5 000 zł, a nie 60 000 zł
Art. 58 ustawy mówi krótko: kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, nie ustanawia jej albo ustanawia ją z istotnym naruszeniem wymogów, podlega karze grzywny. Ustawa nie podaje własnej widełki. Art. 59 kieruje sprawę na tryb Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, więc wysokość grzywny wyznacza art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń: od 20 zł do 5 000 zł. W postępowaniu mandatowym górna granica to 500 zł.
Kwota 60 000 zł, którą powtarza znaczna część polskich poradników i ofert wdrożeniowych, pochodzi z wcześniejszego projektu ustawy, w którym przewidziano karę administracyjną. W uchwalonym tekście jej nie ma. Sprawdziliśmy to w Dzienniku Ustaw 16 września 2026 i podajemy dokładne przepisy, żeby można było zweryfikować to bez nas.
To nie znaczy, że ryzyko jest małe. Grzywna za brak procedury jest najniższą pozycją na tej liście. Odpowiedzialność za działania odwetowe i za ujawnienie tożsamości sygnalisty ma charakter karny, a nie wykroczeniowy, i dotyczy konkretnych osób w firmie.
| Czyn | Podstawa | Kara |
|---|---|---|
| Brak procedury zgłoszeń wewnętrznych albo procedura z istotnym naruszeniem wymogów ustawy | art. 58 ustawy, tryb wykroczeniowy z art. 59 | Grzywna od 20 zł do 5 000 zł (art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń), w trybie mandatowym do 500 zł |
| Działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej albo osoby powiązanej | art. 55 ustawy | Grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 2, a przy działaniu uporczywym do lat 3 |
| Ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew przepisom ustawy | art. 56 ustawy | Grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku |
| Uniemożliwienie albo istotne utrudnienie dokonania zgłoszenia | art. 54 ustawy | Grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku, a przy przemocy, groźbie bezprawnej lub podstępie do lat 3 |
| Zgłoszenie albo ujawnienie publiczne mimo wiedzy, że do naruszenia nie doszło | art. 57 ustawy | Grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 2 |
art. 29
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych ma siedem pól
Jesteś administratorem danych zgromadzonych w rejestrze. Prowadzenie rejestru można powierzyć jednostce przyjmującej zgłoszenia albo prowadzącej działania następcze.
Rejestr jest dowodem, że działania następcze w ogóle były. Przy sporze o odwet to właśnie data zgłoszenia i data zakończenia sprawy pokazują, czy decyzja kadrowa zapadła przed zgłoszeniem, czy po nim. Arkusz na wspólnym dysku, do którego ma dostęp cały dział, nie spełnia wymogu poufności z art. 27.
Jeżeli powierzasz przyjmowanie zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu, art. 28 wymaga umowy. To ta sama decyzja co przy procedurze antymobbingowej: prowadzić kanał u siebie i mieć problem z bezstronnością albo oddać go na zewnątrz i zapłacić abonament.
Zawartość rejestru, art. 29 ust. 4
- 1 Numer zgłoszenia
- 2 Przedmiot naruszenia prawa
- 3 Dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do ich identyfikacji
- 4 Adres do kontaktu sygnalisty
- 5 Data dokonania zgłoszenia
- 6 Informacja o podjętych działaniach następczych
- 7 Data zakończenia sprawy
Okres przechowywania: 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze albo postępowania nimi zainicjowane.
art. 51
Co się dzieje, kiedy zgłoszenie zostaje bez odpowiedzi
Ustawa nie tylko pozwala pracownikowi pójść z tym na zewnątrz. W określonej sytuacji chroni go, gdy pójdzie z tym publicznie.
Art. 51 ust. 1 chroni ujawnienie publiczne, jeżeli pracodawca, a następnie organ publiczny nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą informacji zwrotnej w terminie wynikającym z procedury. Ochrona przysługuje też od razu, gdy zgłaszający ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie stanowi bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego albo że zgłoszenie zewnętrzne narazi go na działania odwetowe.
W praktyce polskiej „ujawnienie publiczne" rzadko oznacza konferencję prasową. Zwykle oznacza wpis na portalu z opiniami o pracodawcach, czasem post w mediach społecznościowych, czasem jedno i drugie. Sprawa, która przez trzy miesiące nie doczekała się odpowiedzi w firmie, zwykle wychodzi na zewnątrz w formie, nad którą firma nie ma już żadnej kontroli.
Dlatego terminy z art. 25 ust. 1 pkt 5 i 7 warto traktować jako termin biznesowy, a nie formalny. 7 dni na potwierdzenie i 3 miesiące na odpowiedź to jednocześnie okno, w którym sprawę da się jeszcze rozwiązać wewnątrz.
Druga strona tej samej sprawy
Kiedy sprawa jest już publiczna, zostaje ci prawo do odpowiedzi
Na Zpracy każda opinia przechodzi moderację przed publikacją, a firma z profilem pracodawcy odpowiada pod wpisem własnym głosem, podpisana nazwą firmy. Profil nie usuwa opinii i nie zmienia ocen, bo to by je unieważniało. Daje coś innego: miejsce na drugie zdanie i alert, kiedy wpis się pojawia, zamiast dowiadywania się o nim od kandydata na rozmowie.
Zanim zdecydujesz, że wpis trzeba zdjąć, sprawdź, ile to realnie kosztuje i co można osiągnąć: opisaliśmy to przy usuwaniu opinii o firmie oraz przy cenie profilu pracodawcy na poszczególnych portalach.
Pytania, które padają najczęściej
Ochrona sygnalistów, konkretne odpowiedzi
Od ilu pracowników obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów?
Od 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu, liczonych według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku (art. 23 ust. 1). Do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby pracujące za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli same nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób.
Kto musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych mimo mniejszego zatrudnienia?
Podmioty działające w zakresie usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska. Art. 23 ust. 3 wyłącza wobec nich próg 50 osób, więc obowiązek istnieje niezależnie od wielkości firmy, także w kilkuosobowej spółce.
Jaka kara grozi za brak procedury dla sygnalistów?
Grzywna od 20 zł do 5 000 zł. Art. 58 ustawy przewiduje karę grzywny, a art. 59 kieruje sprawę na tryb wykroczeniowy, więc widełki wyznacza art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń. W postępowaniu mandatowym górna granica to 500 zł. Kwota 60 000 zł, powtarzana w wielu polskich opracowaniach, pochodzi z wcześniejszego projektu i nie ma oparcia w obowiązującej ustawie.
Ile czasu ma pracodawca na odpowiedź sygnaliście?
Siedem dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i maksymalnie trzy miesiące na informację zwrotną (art. 25 ust. 1 pkt 5 i 7). Trzy miesiące liczy się od potwierdzenia, a jeżeli potwierdzenia nie było, od upływu siedmiu dni od dokonania zgłoszenia. Oba terminy muszą być wpisane w procedurę liczbowo.
Czy procedurę zgłoszeń wewnętrznych trzeba konsultować ze związkami zawodowymi?
Tak, konsultacja jest obowiązkowa. Procedurę ustala się po konsultacjach z zakładową organizacją związkową, a jeżeli w firmie żadna nie działa, z przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym w firmie (art. 24 ust. 3). Konsultacje trwają nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 dni od przedstawienia projektu.
Czy trzeba przyjmować zgłoszenia anonimowe?
Ustawa nie nakazuje ich przyjmować, ale nakazuje napisać, jak je traktujesz. Art. 25 ust. 1 pkt 4 wymaga, żeby procedura określała tryb postępowania z informacjami zgłoszonymi anonimowo. Pominięcie tego punktu to brak elementu obowiązkowego, czyli dokładnie ta sytuacja, którą art. 58 nazywa istotnym naruszeniem wymogów.
Czy sygnalista musi najpierw zgłosić sprawę w firmie?
Nie. Art. 30 ust. 1 pozwala dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego. Procedura wewnętrzna nie jest filtrem ani warunkiem. Jej sens polega na tym, żeby sprawa trafiła najpierw do ciebie, a nie żeby jej nie wypuścić.
Jak długo przechowuje się dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych?
Trzy lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania nimi zainicjowane (art. 29 ust. 5). Administratorem tych danych jest podmiot prawny, a rejestr obejmuje siedem pól wymienionych w art. 29 ust. 4, w tym datę zgłoszenia i datę zakończenia sprawy.
Kiedy sygnalista może pójść z tym publicznie?
Gdy nie dostanie reakcji. Art. 51 ust. 1 chroni ujawnienie publiczne między innymi wtedy, gdy pracodawca, a następnie organ publiczny nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą informacji zwrotnej w terminie z własnej procedury. Ochrona przysługuje też, gdy zgłaszający ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie zagraża bezpośrednio interesowi publicznemu albo że zgłoszenie narazi go na odwet.
Następny krok
Kanał wewnętrzny załatwia część spraw. Resztę widać na zewnątrz
Procedura zgłoszeń wewnętrznych obejmuje naruszenia prawa z zamkniętej listy z art. 3 ustawy. Większość tego, co pracownicy piszą o firmach publicznie, na tej liście się nie mieści: styl zarządzania, obietnice z rekrutacji, które się nie sprawdziły, nadgodziny bez rozliczenia, rotacja w zespole. Tego kanał dla sygnalistów nie obsłuży i nie po to powstał.
Profil pracodawcy na Zpracy kosztuje 199 zł miesięcznie albo 1 188 zł za rok, cena jest na stronie, a nie u handlowca.
Powiązane obowiązki pracodawcy
- Regulamin pracy: od kiedy obowiązkowy, co musi zawierać i jak przebiega uzgodnienie ze stroną społeczną.
- Procedura antymobbingowa: drugi wewnętrzny kanał zgłoszeń, z innym trybem i innymi kwotami odpowiedzialności.
- Jawność wynagrodzeń: obowiązek informacyjny wobec kandydata, który także startuje wraz z rozpoczęciem rekrutacji.
- Usuwanie opinii o firmie: co realnie da się zrobić z wpisem, który już jest publiczny.
- Profil pracodawcy: cena: ile kosztuje profil na poszczególnych portalach i co dostajesz w pakiecie.
Podstawa prawna całej strony: ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), tekst pobrany z Dziennika Ustaw. Kwoty grzywny: art. 24 § 1 Kodeksu wykroczeń (Dz.U. 2025 poz. 734) i art. 96 § 1 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz.U. 2025 poz. 860). Strona nie jest poradą prawną.