Exit interview (wywiad wyjściowy), pytania dla HR

Exit interview, po polsku wywiad wyjściowy z pracownikiem, to rozmowa z odchodzącą osobą o powodach odejścia, prowadzona najczęściej w okresie wypowiedzenia. Udział jest w pełni dobrowolny: art. 22(1)a § 2 Kodeksu pracy stanowi, że brak zgody na przetwarzanie danych innych niż wymienione w art. 22(1) § 1 i 3 ani jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika ani powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Nie da się więc uzależnić od tej rozmowy świadectwa pracy, referencji ani rozliczenia końcowego, a art. 97 § 1(3) k.p. mówi wprost, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Sens exit interview jest prosty i dość brutalny: człowiek, który już odchodzi, mówi rzeczy, których nie powie w ankiecie zaangażowania. To najtańsze źródło prawdy o tym, co realnie dzieje się w zespołach, i jednocześnie procedura, którą łatwo zepsuć jednym niezręcznym pytaniem. Poniżej praktyczna instrukcja: kiedy rozmawiać, o co pytać, czego nie wolno zapisać i co potem zrobić z wynikami, żeby nie skończyły w folderze, do którego nikt nie zagląda.

Czy pracownik musi wziąć udział w exit interview

Nie musi i warto to powiedzieć na początku rozmowy, bo dobrowolność jest tu warunkiem sensu, nie tylko formalności. Kodeks pracy nie zna instytucji rozmowy końcowej i nie nakłada na pracownika obowiązku jej odbycia. Polecenie przełożonego wiąże pracownika tylko wtedy, gdy dotyczy pracy i nie jest sprzeczne z prawem lub umową (art. 100 § 1 k.p.), a opowiedzenie o swoich odczuciach wobec firmy pracą nie jest.

Do tego dochodzi warstwa danych osobowych. Odpowiedzi w exit interview to informacje, których pracodawca nie może po prostu żądać: art. 22(1) § 1 i § 3 k.p. zawiera zamknięty katalog danych, jakich wolno wymagać od kandydata i od pracownika, i nie ma w nim opinii o przełożonym ani powodu odejścia. Podstawą przetwarzania takich danych może być zgoda (art. 22(1)a § 1 k.p.), ale ustawodawca od razu zabezpieczył pracownika przed presją: paragraf 2 tego przepisu wyklucza jakiekolwiek negatywne konsekwencje odmowy i wycofania zgody, wskazując wprost odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie i rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Praktyczny wniosek dla działu HR jest jednoznaczny. Zdanie w stylu "świadectwo pracy odbierzesz po rozmowie podsumowującej" jest nie tylko złym pomysłem wizerunkowym, ale i sprzeczne z art. 97 § 1(3) k.p. Świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy (art. 97 § 1) i jego wydania nie można uzależniać od rozliczenia się pracownika z pracodawcą, a tym bardziej od udziału w rozmowie, której prawo w ogóle nie przewiduje. Jeżeli chcesz sprawdzić, jak wygląda dobrze wystawiony dokument, opisaliśmy to na stronie o świadectwie pracy.

Trzy momenty na rozmowę i ich konsekwencje

Termin zmienia treść odpowiedzi bardziej niż lista pytań. Ten sam człowiek powie trzy różne rzeczy zależnie od tego, kiedy go zapytasz.

Kompromis, który sprawdza się w większości firm, to rozmowa w ostatnim tygodniu plus krótka anonimowa ankieta wysłana na adres prywatny dwa do trzech tygodni po odejściu. Pierwsza daje kontekst i możliwość dopytania, druga wyłapuje to, co nie zostało powiedziane w twarz. Jeżeli rozmowę prowadzisz w trakcie wypowiedzenia, sprawdź wcześniej, od kiedy liczy się okres wypowiedzenia, bo w krótkim, dwutygodniowym wypowiedzeniu "ostatni tygodzień" wypada praktycznie od razu.

Pytania do wywiadu wyjściowego, które dają odpowiedzi nadające się do użycia

Zasada jest jedna: pytaj o zachowania i fakty, nie o oceny i nastroje. "Czy byłeś zadowolony z atmosfery" nie daje żadnej informacji, którą da się porównać rok do roku. Poniżej zestaw, który da się skategoryzować i policzyć.

Trzy rzeczy, których nie pytaj, bo albo nic nie wnoszą, albo tworzą problem prawny. Nie pytaj o wysokość nowego wynagrodzenia, bo to dane, do których nie masz podstawy i pytanie samo w sobie psuje zaufanie do całej rozmowy. Nie proś o ocenianie imiennie konkretnych współpracowników, bo z rozmowy o odejściu robi się materiał personalny o osobach, które nie mają jak się odnieść. I nie pytaj o stan zdrowia ani o sytuację rodzinną jako powód odejścia, nawet jeśli wydaje się oczywisty: to dane szczególnej kategorii z art. 9 ust. 1 RODO, a art. 22(1)b § 1 k.p. dopuszcza ich przetwarzanie na podstawie zgody tylko wtedy, gdy pracownik przekazuje je z własnej inicjatywy.

Co wolno zapisać w exit interview i jak długo to trzymać

Tu popełnia się najwięcej błędów, zwykle przez nadmiar dobrych intencji. Nagranie rozmowy, imienna notatka wrzucona do akt osobowych i arkusz z nazwiskami w kolumnie A to trzy najczęstsze z nich.

Jeżeli odpowiedzi da się powiązać z konkretną osobą, są to dane osobowe i potrzebujesz podstawy przetwarzania, celu, okresu retencji oraz informacji dla pracownika. Zgoda z art. 22(1)a § 1 k.p. jest tu naturalną podstawą, ale trzeba pamiętać, że można ją wycofać w każdej chwili i że jej wycofanie nie może pociągać żadnych negatywnych skutków (§ 2). Praktycznie oznacza to, że musisz umieć taką notatkę usunąć, a nie tylko obiecać, że nikt do niej nie zajrzy.

Dużo prostsze i zwykle wystarczające jest rozdzielenie dwóch rzeczy. Notatka operacyjna, czyli przekazanie obowiązków i wiedza o projektach, zostaje imienna, bo taki jest jej sens. Materiał na wnioski o kulturze pracy trafia natychmiast do zanonimizowanej kategorii: powód odejścia z listy kilkunastu, dział, staż w widełkach, przełożony jako numer zespołu, a nie nazwisko. Anonimizacja musi być realna, więc w zespole sześcioosobowym "kobieta, dział finansów, staż 5 lat" nie jest anonimowa i nie należy tego tak zapisywać. Do akt osobowych exit interview nie wchodzi: rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej wylicza, co w nich ląduje, i rozmowy końcowej tam nie ma.

Nagrywanie odradzamy w każdym scenariuszu. Nawet za zgodą zamienia rozmowę w oświadczenie, a Ty i tak potrzebujesz kilku kategorii, nie transkrypcji.

Kiedy wybrać anonimową ankietę, a kiedy rozmowę

Kto prowadzi rozmowę, ma większe znaczenie niż to, o co pyta. Jeżeli powodem odejścia jest styl zarządzania bezpośredniego przełożonego, a rozmowę prowadzi ten sam przełożony, dostaniesz uprzejmą wersję o rozwoju zawodowym i nowych wyzwaniach. To nie kłamstwo pracownika, to błąd procedury. Sygnały, których w takiej rozmowie nie usłyszysz, opisaliśmy szerzej w tekście o tym, jak rozpoznać toksycznego szefa.

Co zrobić z wynikami, żeby procedura nie była teatrem

Exit interview daje wartość dopiero w liczbie mnogiej. Jedna rozmowa to anegdota, dwanaście czytanych razem to lista zadań. Minimum, które ma sens: stała kategoryzacja powodów odejścia, kwartalny przegląd wszystkich rozmów naraz i jedna decyzja wyciągnięta z tego przeglądu, zapisana z właścicielem i terminem.

Warto od razu połączyć te dane z dwoma innymi źródłami, bo osobno każde z nich kłamie. Pierwsze to powody odrzucania Waszych ofert przez kandydatów, bo bardzo często pokrywają się z powodami odejść. Drugie to publiczne opinie pracowników, które mówią to samo, tylko bez filtra i przy okazji czytane przez każdego następnego kandydata. Ta pętla jest właściwym punktem wejścia w cały temat, który opisaliśmy na stronie o employer brandingu i budowaniu marki pracodawcy: wymiar wewnętrzny jest przyczyną, a to, co kandydat czyta o firmie w internecie, jest skutkiem.

Jest jeszcze jedna, całkiem prozaiczna konsekwencja każdej takiej rozmowy: zostaje wakat. Jeżeli exit interview wykazało rozbieżność między ogłoszeniem a rzeczywistością stanowiska, najtańsza poprawka jest natychmiastowa i polega na przepisaniu opisu roli, zanim ruszy rekrutacja na zwolniony wakat. Nowa osoba przyjęta na tych samych nieporozumieniach odejdzie z tego samego powodu, tylko o rok później.

Najczęstsze pytania

Exit interview co to jest?

Exit interview to ustrukturyzowana rozmowa z pracownikiem, który odchodzi z firmy, o powodach odejścia i o doświadczeniu pracy w organizacji. Prowadzi ją zwykle HR, w okresie wypowiedzenia, według stałej listy pytań, żeby odpowiedzi dało się porównywać między osobami i w czasie. Po polsku bywa nazywana rozmową końcową albo rozmową wyjściową.

Czy exit interview jest obowiązkowe?

Nie. Kodeks pracy nie przewiduje takiej rozmowy, więc nie ma przepisu, który zobowiązywałby pracownika do udziału, ani takiego, który zobowiązywałby pracodawcę do jej przeprowadzenia. Po stronie pracownika dochodzi dodatkowa ochrona: odmowa zgody na przetwarzanie danych spoza katalogu z art. 22(1) § 1 i 3 k.p. nie może wywołać żadnych negatywnych konsekwencji (art. 22(1)a § 2 k.p.).

Kto powinien prowadzić exit interview?

Osoba z HR albo menedżer o jeden poziom wyżej niż bezpośredni przełożony odchodzącego. Bezpośredni przełożony jest najgorszym możliwym wyborem, bo w znacznej części odejść to właśnie relacja z nim jest powodem, a wtedy rozmowa daje wyłącznie uprzejmą wersję zdarzeń. W bardzo małej firmie, gdzie takiego dystansu nie ma, lepiej zastąpić rozmowę anonimową ankietą wysłaną po zakończeniu zatrudnienia.

Czy pracodawca może uzależnić wydanie świadectwa pracy od exit interview?

Nie może. Świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy (art. 97 § 1 k.p.), a art. 97 § 1(3) k.p. stanowi wprost, że jego wydanie nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Warunkowanie świadectwa udziałem w rozmowie, której prawo w ogóle nie przewiduje, jest tym bardziej niedopuszczalne, a pracownik może zwrócić się w tej sprawie do Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy można nagrywać exit interview?

Formalnie tak, za wyraźną i dobrowolną zgodą pracownika, ale praktycznie nie warto. Nagranie zmienia charakter rozmowy: pracownik przechodzi na język oficjalny i przestaje mówić o tym, po co ta rozmowa się odbywa. Do wyciągania wniosków potrzebujesz kilku kategorii i jednego akapitu notatki, nie transkrypcji, a nagranie tworzy dodatkowy zbiór danych, który trzeba zabezpieczyć i usunąć w terminie.

Ile powinna trwać rozmowa końcowa?

Trzydzieści do czterdziestu pięciu minut. Krócej nie zdążysz dopytać o zdarzenie wyzwalające, czyli o najcenniejszą część, a dłużej rozmowa rozjeżdża się w podsumowanie kariery albo w negocjacje. Osiem dobrze zadanych pytań mieści się w tym czasie bez pośpiechu, jeżeli prowadzący nie tłumaczy się z zarzutów.

Czy exit interview ma sens w małej firmie?

Ma, i jest tam nawet ważniejsze, bo przy kilkunastu osobach jedno odejście to kilka procent zespołu, a przyczyny bywają natychmiast naprawialne. Trzeba jednak inaczej zadbać o anonimowość: przy takiej wielkości nie da się zanonimizować odpowiedzi kategoriami, więc lepiej nie obiecywać anonimowości, której nie można dowieźć, i zamiast tego jasno powiedzieć, kto przeczyta notatkę i co się z nią stanie.

Jak zachęcić pracownika do szczerej rozmowy?

Trzema zdaniami na początku, wypowiedzianymi w tej kolejności: udział jest dobrowolny i nie wpływa na nic w rozliczeniu; notatka nie idzie do akt osobowych i nie zobaczy jej Twój przełożony; pytamy, bo chcemy poprawić konkretne rzeczy, a nie żeby kogoś rozliczyć. Jeżeli którekolwiek z tych zdań nie jest w Twojej firmie prawdą, lepiej go nie mówić, bo pierwsza osoba, która się o tym przekona, opowie o tym całemu zespołowi.

Podsumowanie

Exit interview jest jedną z niewielu rzeczy w HR, które nic nie kosztują i naprawdę zmieniają decyzje, pod dwoma warunkami. Pierwszy jest prawny i prosty: rozmowa musi być dobrowolna, bez żadnej presji ani powiązania ze świadectwem pracy i rozliczeniem końcowym, bo tak stanowią art. 22(1)a § 2 i art. 97 § 1(3) Kodeksu pracy. Drugi jest organizacyjny i trudniejszy: odpowiedzi trzeba kategoryzować, czytać kwartalnie w komplecie i zamieniać w jedną decyzję z właścicielem i terminem. Bez pierwszego warunku dostaniesz uprzejme nieprawdy, bez drugiego prawdę, z którą nikt nic nie zrobi. Firmy, które dowożą oba, poznaje się po tym, że powody odejść z ich exit interviews z roku na rok się zmieniają.