Outsourcing kadr i płac cennik od 35 zł za pracownika

Outsourcing kadr i płac kosztuje od 35 do 100 zł netto za pracownika na umowie o pracę miesięcznie. Najczęstsza stawka w cennikach biur, które ją publikują, to 60 do 100 zł. Do tego dochodzą minimum miesięczne (u części biur 500 zł), opłata za wdrożenie i pozycje płatne osobno: PPK 20 do 50 zł za osobę, świadectwo pracy 30 do 50 zł, aneks albo nowa umowa około 35 zł. Ceny odczytaliśmy na stronach jedenastu biur 6 października 2026 r. Duże firmy doradcze (Grant Thornton, EY, BDO, Randstad) cen nie publikują w ogóle.

Dla firmy z 15 pracownikami oznacza to od około 6 300 do 18 000 zł netto rocznie. Zatrudnienie własnej kadrowej z pensją 7 000 zł brutto kosztuje 8 434 zł miesięcznie, czyli 101 203 zł rocznie, zanim kupisz jej program. Przy stawce 90 zł za osobę biuro przestaje być tańsze dopiero przy około 93 pracownikach.

Cennik outsourcingu kadr i płac w 9 biurach

Tabela pokazuje stawkę za pracownika na umowie o pracę przy pełnej obsłudze kadrowej i płacowej, stawkę za zleceniobiorcę i warunki, które zmieniają rachunek: minimum, wdrożenie, rabaty. Każda pozycja pochodzi z cennika na stronie biura, nie z rozmowy z handlowcem.

Dwie kolejne firmy podają liczby, ale nie cennik. Payroll 360 pisze w artykule o „stawkach 90 do 150 zł za pracownika miesięcznie”, a Finance Trend dolicza obsługę jednego pracownika do pakietu księgowego Biznes za 249 zł. Agregator kb.pl szacuje średnią krajową na 136,60 zł brutto za pracownika (Warszawa i Kraków po 162 zł), co po odjęciu VAT daje około 111 zł netto i zgadza się z górną połową naszej tabeli.

Ile kosztuje outsourcing kadr i płac dla firmy z 5, 15 i 30 pracownikami

Stawka za osobę myli przy małych firmach, bo minimum miesięczne i pakiety podnoszą ją kilkukrotnie. Poniżej koszt roku netto przy samych pracownikach na umowie o pracę, bez PPK i dokumentów płatnych osobno. Wdrożenie podajemy osobno, bo płaci się je raz.

Najciekawszy wynik to pakiety. Przy 15 osobach Kadry360 wychodzi tak samo jak HR Lex, a przy 30 osobach taniej niż CGO i PayrollSolution, choć przy 5 osobach jest jednym z droższych. Jeżeli firma rośnie, pytaj nie o stawkę, tylko o cenę przy liczbie osób, którą będziesz mieć za rok.

Biuro czy własna kadrowa i program

Własny dział kadr to pensja, składki, program i zastępstwo na urlop. Kadrowa z pensją 7 000 zł brutto kosztuje firmę 8 434 zł miesięcznie razem ze składkami pracodawcy (wyliczenie tym samym silnikiem co kalkulator kosztów pracodawcy). Program do list płac to dodatkowo od 588 do 3 000 zł rocznie, co rozpisaliśmy w zestawieniu cen programów kadrowo-płacowych.

Przy stawce 90 zł za pracownika etat kadrowej zrównuje się z biurem przy około 93 osobach, przy stawce 60 zł dopiero przy ponad 140. Poniżej tej skali własna kadrowa ma sens z innych powodów niż cena: gdy kadry to także rekrutacja, onboarding i grafiki, czyli praca, której biuro nie robi.

Co obejmuje cena, a za co biuro dolicza

W cenie za pracownika prawie zawsze są: lista płac, deklaracje i raporty do ZUS, zaliczki na PIT, PIT-11 i roczne rozliczenie, prowadzenie akt osobowych w części bieżącej i ewidencja urlopów. Poza ceną najczęściej zostają:

• PPK: 20 do 50 zł za osobę miesięcznie, zależnie od biura.
• Dokumenty jednorazowe: umowa albo aneks (u PayrollSolution 35 zł), świadectwo pracy 30 do 50 zł, zaświadczenie o zarobkach 10 do 30 zł.
• Regulaminy: regulamin pracy albo wynagradzania od 300 zł (KADRO) do 1 000 zł (PayrollSolution).
• Komornik, PFRON, GUS: po 25 do 50 zł za sprawę albo deklarację.
• Przejęcie obsługi: audyt akt po poprzednim biurze, od 70 zł za teczkę.

Biura kadrowe nie prowadzą też obowiązkowych szkoleń BHP. Wstępne i okresowe szkolenia kupuje się osobno, na przykład jako szkolenia BHP online z raportem dla PIP, i warto to wpisać do budżetu kadr od razu, bo inspektor pyta o nie przy pierwszej kontroli razem z aktami osobowymi.

Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa jednego pracownika

W pełnej obsłudze od 35 do 100 zł netto miesięcznie, w biurze rachunkowym online od 20 zł jako dopłata do księgowości. Jeżeli w firmie jest jedna osoba na etacie, liczy się jednak minimum: PayrollSolution weźmie 500 zł miesięcznie, Kadry360 od 500 zł. Dla jednego pracownika taniej wychodzi biuro, które prowadzi już twoją księgowość i dolicza kadry do abonamentu.

Na co uważać w umowie z biurem kadrowym

1. Odpowiedzialność za błędy. Zapytaj, czy biuro ma ubezpieczenie OC i czy pokrywa odsetki od zaległych składek, gdy błąd jest po jego stronie. Wobec ZUS i pracownika odpowiada zawsze pracodawca.
2. Umowa powierzenia danych. Biuro przetwarza dane pracowników w twoim imieniu, więc potrzebna jest umowa powierzenia z art. 28 RODO.
3. Terminy. Do kiedy przekazujesz ewidencję czasu pracy i nieobecności, żeby wypłata wyszła na czas. Ewidencję łatwiej oddawać z systemu niż z arkusza, ceny programów RCP zebraliśmy w zestawieniu systemów ewidencji czasu pracy.
4. Wypowiedzenie i zwrot akt. Okres wypowiedzenia umowy z biurem i forma, w jakiej oddaje akta osobowe i historię list płac.
5. Kontrola i praca poza zakresem. Czy obsługa kontroli ZUS jest w cenie i ile kosztuje godzina pracy spoza cennika. PayrollSolution podaje kontrolę ZUS za 0 zł i godzinę poza zakresem za 120 zł, większość biur nie podaje tego wcale.

Kadry w porządku, opinie o firmie też

Biuro zadba, żeby wypłata wyszła na czas. Nie odpowie za to, co były pracownik napisze o firmie w internecie, gdy przelew się spóźni albo świadectwo pracy przyjdzie po dwóch miesiącach. Kandydaci czytają te opinie przed wysłaniem CV. W profilu pracodawcy na Zpracy odpowiadasz pod opiniami publicznie, opisujesz warunki zatrudnienia i zapraszasz do opinii obecny zespół. Każda opinia przechodzi moderację, a firma nie może jej zmienić ani usunąć.

Gdy biuro przygotowuje dla ciebie aneks z podwyżką albo przedłużenie umowy terminowej, koszt zmiany i limit umów sprawdzisz wcześniej w generatorze aneksu do umowy o pracę.

Najczęstsze pytania o outsourcing kadr i płac

Ile kosztuje outsourcing kadr i płac?

Od 35 do 100 zł netto za pracownika na umowie o pracę miesięcznie w biurach, które publikują cennik, najczęściej 60 do 100 zł. Dla 15 osób to od około 6 300 do 18 000 zł rocznie. Część biur ma minimum miesięczne 500 zł i jednorazową opłatę za wdrożenie od 500 zł.

Czy outsourcing kadr się opłaca?

W małej firmie prawie zawsze. Kadrowa z pensją 7 000 zł brutto kosztuje 101 203 zł rocznie, a za tę kwotę biuro w stawce 90 zł obsłuży około 93 pracowników. Własny dział zaczyna się bronić przy kilkudziesięciu osobach albo gdy kadry mają też prowadzić rekrutację.

Czy biuro kadrowe odpowiada za błędy w składkach?

Wobec ZUS, urzędu skarbowego i pracownika odpowiada pracodawca. Biuro odpowiada wobec ciebie na podstawie umowy, dlatego zapisz w niej zakres odpowiedzialności i sprawdź polisę OC. Bez takiego zapisu odzyskanie odsetek od biura wymaga sporu cywilnego.

Czy duże firmy doradcze publikują ceny outsourcingu płac?

Nie. Grant Thornton, EY, BDO i Randstad kierują do formularza, a CA Staff pisze wprost, że cennik ustala indywidualnie. Ich oferta jest skrojona pod firmy z setkami pracowników i obsługą w kilku krajach, więc mała firma dostanie zwykle lepszą cenę w biurze z publicznym cennikiem.