Program do ewidencji czasu pracy i ceny 7 systemów RCP

Program do ewidencji czasu pracy kosztuje od 2,50 do 20 zł netto za pracownika miesięcznie. Przy 25 osobach to od 1 200 zł netto rocznie w UnitagAtt do 6 600 zł w Worke-on, a firmy do 10 osób mogą prowadzić podstawową rejestrację w UnitagAtt bez opłat. Czytnik kart na ścianie dokłada od 80 do 110 zł miesięcznie za sztukę. Ceny odczytaliśmy w cennikach siedmiu producentów 5 października 2026 r. i niżej liczymy koszt pierwszego roku dla firm z 10 i 25 pracownikami.

Cennik programów do ewidencji czasu pracy w październiku 2026

Wszyscy producenci z tabeli liczą cenę od pracownika na miesiąc, z wyjątkiem Worke-on, który do 10 osób bierze stałą kwotę za moduł. Różnice biorą się z trzech rzeczy: czy grafik pracy jest w cenie, czy płacisz rocznie z góry i czy potrzebujesz sprzętu do odbijania wejść.

Calamari publikuje stronę cennika, ale kwoty ładują się dynamicznie i nie udało nam się ich wiarygodnie odczytać, więc ich nie podajemy. Ceny w SaaS zmieniają się częściej niż raz w roku, dlatego przed zakupem sprawdź je u producenta, a tę tabelę traktuj jako punkt odniesienia z jednego dnia.

Ile kosztuje ewidencja czasu pracy dla 10 i 25 pracowników

Cena za osobę mówi niewiele, dopóki nie przemnożysz jej przez zespół i rok. Liczymy najtańszy plan, który ma rejestrację wejść i wyjść oraz grafik, przy płatności rocznej tam, gdzie producent ją oferuje. Bez sprzętu, bo większość systemów działa na telefonach pracowników.

Rozstrzał przy 25 osobach to kilka tysięcy złotych rocznie, ale pamiętaj, co porównujesz. TimeCamp i część planów Kadromierza są projektowane pod rozliczanie projektów i grafiki, a nie pod kodeksową ewidencję z nadgodzinami i porą nocną. Najtańsza pozycja nie musi być najtańsza, jeśli kadry i tak przepisują dane ręcznie do listy płac.

Czy mała firma musi prowadzić ewidencję czasu pracy?

Tak, każdy pracodawca zatrudniający na umowę o pracę, niezależnie od liczby osób. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy nakazuje prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika, żeby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia, i udostępnić ją pracownikowi na żądanie. Wyjątek z § 2 dotyczy tylko godzin pracy osób w zadaniowym czasie pracy, kadry zarządzającej i pracowników z ryczałtem za nadgodziny albo porę nocną. Ich obecność, urlopy i zwolnienia nadal się ewidencjonuje.

Program nie jest obowiązkowy. Wolno prowadzić ewidencję na papierze albo w arkuszu, jeśli zawiera wszystko, czego wymaga rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, pracę w nocy, w niedziele i święta, dyżury, urlopy i nieobecności. Problem pojawia się przy grafikach zmianowych i równoważnym czasie pracy, gdzie arkusz przestaje pilnować doby pracowniczej i odpoczynku.

Ile kosztuje brak ewidencji czasu pracy?

Najwięcej kosztuje nie grzywna, tylko spór o nadgodziny. Gdy pracownik pozywa o niewypłacone godziny nadliczbowe, a firma nie ma rzetelnej ewidencji, sąd ustala czas pracy na podstawie innych dowodów, często zeznań świadków i wiadomości z telefonu. Roszczenie przedawnia się po 3 latach, więc przy kilku osobach na zmianach kwota szybko przekracza koszt dziesięciu lat abonamentu. Ile kosztuje firmę jedna nadgodzina z dodatkiem 50 albo 100 %, pokazujemy we wpisie o godzinach nadliczbowych i ich limicie w 2026 r.

Druga pozycja to kontrola. Ewidencja czasu pracy należy do dokumentacji pracowniczej, a jej nieprowadzenie jest wykroczeniem z art. 281 k.p. Jakie widełki grzywien obowiązują od 8 lipca 2026 r. i o co jeszcze pyta inspektor, zebraliśmy na stronie o kontroli PIP w firmie.

Jak wybrać program do ewidencji czasu pracy dla małej firmy

Zacznij od tego, jak ludzie pracują, a nie od listy funkcji. Inny program wybierze biuro z pięcioma osobami na stałych godzinach, a inny sklep z grafikiem na trzy zmiany i studentami na zleceniu.

• Sposób odbijania. Telefon z geolokalizacją wystarcza w biurze i w pracy w terenie. W hali, sklepie czy hotelu lepiej sprawdza się czytnik albo tablet przy wejściu, bo eliminuje „odbijanie za kolegę”. RCPonline wynajmuje czytnik QR za 80 zł, NFC za 90 zł i wodoodporny za 110 zł miesięcznie, plus 199 zł jednorazowo, a UnitagAtt sprzedaje tablet z czytnikiem NFC za 990 zł.
• Grafik i równoważny czas pracy. Jeśli układasz grafik co miesiąc, sprawdź, czy program ostrzega o przekroczeniu doby, 11 godzinach odpoczynku i 35 godzinach tygodniowo. Arkusz tego nie zrobi.
• Eksport do płac. Ewidencja ma sens dopiero wtedy, gdy nadgodziny i dodatki trafiają do listy płac bez przepisywania. Zapytaj o eksport do programu, którego używa twoje biuro rachunkowe. Ceny tych programów zebraliśmy we wpisie o programie kadrowo-płacowym dla małych firm.
• Zleceniobiorcy. Przy umowie zlecenia z minimalną stawką godzinową trzeba potwierdzać liczbę przepracowanych godzin. Dobrze, gdy ten sam system liczy je dla etatów i zleceń.
• Waluta i faktura. Dostawca rozliczający się w dolarach wystawia fakturę bez polskiego VAT, a firma rozlicza import usług. To nie jest problem, ale warto o tym wiedzieć przed zakupem.

W branżach, w których zespół na zmiany jest najtrudniejszy do utrzymania, część firm w ogóle nie zatrudnia na sezon własnych ludzi. Hotel, który zamiast rekrutować obsługę pięter, bierze pokojowe na zmiany od zewnętrznej firmy sprzątającej, nie prowadzi dla nich ewidencji ani grafiku, bo płaci za wykonaną usługę. Przy stałym zespole ewidencja zostaje jednak po twojej stronie.

Ile kosztuje czytnik do rejestracji czasu pracy w pierwszym roku

Sprzęt potrafi kosztować więcej niż abonament, dlatego licz go osobno. Wynajmowany czytnik NFC w RCPonline to 90 zł miesięcznie i 199 zł na start, czyli 1 279 zł netto w pierwszym roku za jedno wejście. Czytnik QR wychodzi 1 159 zł, a wodoodporny na budowę 1 519 zł. Dla porównania tablet z czytnikiem NFC w UnitagAtt kosztuje 990 zł jednorazowo, a karta albo brelok NFC 2,90 zł za sztukę.

Tańszą drogą jest telefon lub tablet, który już masz. RCPonline daje jedno urządzenie z aplikacją w cenie pakietu, każde kolejne kosztuje 20 zł miesięcznie, czyli 240 zł rocznie. Przy jednym wejściu do sklepu czy hali zwykły tablet na ścianie zwykle wystarcza. Czytnik ma sens tam, gdzie pracownicy nie mogą albo nie chcą używać prywatnych telefonów, oraz tam, gdzie zależy ci na zdjęciu przy odbiciu (fotorejestracja kosztuje dodatkowo 1 zł za osobę miesięcznie w obu systemach).

Program do ewidencji czasu pracy czy arkusz w Excelu?

Arkusz jest tańszy tylko na papierze. Do kilku osób na stałych godzinach wystarczy, jeśli ktoś pilnuje go co tydzień. Powyżej 10 osób, przy grafiku zmianowym albo przy pracy w nocy, koszt programu jest mniejszy niż godziny kadrowej poświęcone na przepisywanie list obecności i poprawianie błędów w nadgodzinach. W UnitagAtt firma do 10 osób prowadzi podstawową rejestrację bez abonamentu, a RCPonline w planie MINI kosztuje 45 zł miesięcznie przy płatności rocznej, więc argument kosztowy na rzecz arkusza praktycznie znika.

Ewidencja czasu pracy a opinie o firmie

„Nadgodziny niepłatne”, „siedzimy po godzinach, a w systemie osiem” to jedne z najczęstszych zarzutów w opiniach o pracodawcach, a kandydaci czytają je przed wysłaniem CV. Rzetelna ewidencja zamyka ten temat na dwa sposoby: pracownik może ją zobaczyć na żądanie, a firma ma czym odpowiedzieć, jeśli opinia mija się z faktami. Na profilu pracodawcy w Zpracy odpowiadasz pod opiniami jako firma i opisujesz zasady pracy zmianowej, zanim zrobią to za ciebie byli pracownicy. Pełny koszt etatu, do którego dochodzi abonament za ewidencję, policzysz w kalkulatorze kosztów pracodawcy.

Ile kosztuje program do ewidencji czasu pracy?

Od 2,50 do 20 zł netto za pracownika miesięcznie według cenników z 5 października 2026 r. Najtańszy jest UnitagAtt (2,50 zł, do 10 osób bez opłat), dalej RCPonline (od 4,50 zł rocznie), GrafikPro (10 zł), inEwi (10,95 zł) i Kadromierz (od 12,99 zł). Worke-on bierze 200 zł miesięcznie za moduł przy zespole do 10 osób.

Czy ewidencja czasu pracy musi być elektroniczna?

Nie. Kodeks pracy wymaga prowadzenia ewidencji, a rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej pozwala na postać papierową albo elektroniczną. Elektroniczna ewidencja musi jednak gwarantować integralność danych i możliwość wydruku, a pracownik ma prawo ją zobaczyć na żądanie.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Ewidencja jest częścią dokumentacji pracowniczej, którą dla osób zatrudnionych od 2019 r. przechowuje się co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Przy wyborze programu zapytaj, czy dane da się wyeksportować i zarchiwizować po zakończeniu abonamentu.

Czy program do ewidencji czasu pracy jest kosztem firmy?

Tak. Abonament za oprogramowanie używane w działalności jest kosztem uzyskania przychodu, a VAT z polskiej faktury odliczasz jak przy innych usługach. Przy dostawcy zagranicznym rozliczającym się w dolarach VAT naliczasz i odliczasz sam w ramach importu usług.