Opinia o pracowniku do sądu i wzór pisma pracodawcy

Pracodawca, który dostał wezwanie sądu o opinię o pracowniku, ma obowiązek odpowiedzieć tylko w sprawie karnej i tylko wtedy, gdy bez tej pomocy czynność procesowa byłaby niemożliwa albo znacznie utrudniona (art. 15 § 3 k.p.k.). W sprawie cywilnej podstawą jest art. 248 § 1 k.p.c., który każe przedstawić dokument już posiadany, a nie napisać nowy. Poza sądem żaden przepis nie zmusza do wystawienia opinii: art. 98 Kodeksu pracy, który kiedyś to nakazywał, jest uchylony od 2 czerwca 1996 roku. Gotowe pismo z właściwym nagłówkiem, adresatem i listą zakazów złożysz w generatorze opinii o pracowniku i referencji.

Skąd bierze się to wezwanie i dlaczego trafia akurat do ciebie

Schemat jest niemal zawsze ten sam. Pracownik ma sprawę w sądzie, jego obrońca albo pełnomocnik chce pokazać, że ma stałą pracę i dobrą opinię w miejscu zatrudnienia, i wnioskuje o taki dowód. Sąd wysyła pismo do pracodawcy albo pracownik przychodzi do kadr i prosi sam. Bywa też, że o kontakt występuje kurator sądowy przeprowadzający wywiad środowiskowy.

Dla firmy jest to sytuacja niekomfortowa z prostego powodu: nikt nie wie, ile wolno napisać. Jedni piszą trzy zdania ogólników, bo boją się powiedzieć za dużo, inni wypisują wszystko, co pamiętają, łącznie z rzeczami, których w takim piśmie być nie powinno. Oba warianty są złe, a drugi bywa kosztowny.

Sprawa karna i sprawa cywilna to dwie zupełnie różne sytuacje

To rozróżnienie jest najważniejszą rzeczą w całym tym temacie i praktycznie nie pojawia się w krążących po sieci wzorach.

W postępowaniu karnym art. 15 § 3 Kodeksu postępowania karnego stanowi, że osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, a także osoby fizyczne, są obowiązane do udzielenia pomocy na wezwanie organów prowadzących postępowanie karne, w zakresie i w terminie przez nie wyznaczonym. Przepis zawiera jednak warunek, który łatwo przeoczyć: obowiązek powstaje, jeżeli bez tej pomocy przeprowadzenie czynności procesowej jest niemożliwe albo znacznie utrudnione. W praktyce przy wezwaniu o informacje o przebiegu zatrudnienia ten warunek jest spełniony, bo tych danych nie ma nikt poza pracodawcą.

W postępowaniu cywilnym podstawą bywa art. 248 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego. Ten przepis mówi o obowiązku przedstawienia dokumentu znajdującego się w posiadaniu wezwanego. Nie nakazuje sporządzenia nowego pisma. Jeżeli więc sąd cywilny albo rodzinny prosi o „opinię o pracowniku", a taka opinia nigdy w firmie nie powstała i nie ma jej w aktach osobowych, to nie ma czego przedstawiać. Można oczywiście napisać ją dobrowolnie i zwykle warto to zrobić, ale warto wiedzieć, że robi się to z własnej woli, a nie pod przymusem.

Co powinna zawierać opinia o pracowniku do sądu

Pismo do sądu rządzi się inną logiką niż referencje. W referencjach chodzi o przekonanie kogoś, tutaj o dostarczenie sądowi sprawdzalnych informacji. Kolejność elementów wygląda następująco:

Całość powinna zmieścić się na jednej stronie A4. Sąd czyta dziesiątki dokumentów w jednej sprawie i pismo na trzy strony nie zostanie przeczytane uważniej niż pismo na jedną. Zostanie przeczytane pobieżnie.

Czego w opinii o pracowniku do sądu napisać nie wolno

Tu zaczyna się część, w której dobre intencje najczęściej robią szkodę. Są cztery zapisy, których w takim piśmie być nie powinno.

Kara porządkowa, która stała się niebyła

Zgodnie z art. 113 § 1 Kodeksu pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może też uznać karę za niebyłą wcześniej, z własnej inicjatywy albo na wniosek reprezentującej pracownika organizacji związkowej. Skoro dokumentu w aktach już nie ma, powoływanie się na niego w piśmie do sądu jest sięganiem po informację, której formalnie nie powinieneś przechowywać. To najczęstszy poważny błąd w tego typu pismach.

Informacje o stanie zdrowia i zwolnieniach lekarskich

Liczba dni zwolnienia to nie jest opis sposobu wykonywania pracy, tylko dane o zdrowiu. Pracodawca ma do nich dostęp w związku z zatrudnieniem, a nie po to, żeby opisywać je osobom trzecim. Jeżeli sąd tego potrzebuje, sięgnie po dokumentację medyczną własną drogą.

Ocena czynu, którego dotyczy sprawa

Zdania w rodzaju „nie wierzę, żeby był zdolny do czegoś takiego" albo „moim zdaniem zarzut jest bezpodstawny" wyglądają na wsparcie, a działają odwrotnie. Ocena prawna czynu należy do sądu, a pracodawca, który się w nią wdaje, sygnalizuje, że pisze pod z góry założoną tezę. To osłabia wiarygodność całej reszty pisma, łącznie z faktami, które są prawdziwe i przydatne.

Domysły o życiu prywatnym

Wiedza pracodawcy kończy się na tym, co widać w pracy. Uwagi o sytuacji rodzinnej, nałogach czy znajomych pracownika są spoza tego zakresu, nawet jeśli w firmie mówi się o nich od dawna.

Gdy o informacje prosi kurator sądowy

To osobny wariant i warto go odróżnić, bo kurator pyta o coś węższego niż sąd. Wywiad środowiskowy zarządza sąd, a w postępowaniu przygotowawczym prokurator, gdy niezbędne jest ustalenie danych o właściwościach i warunkach osobistych oraz dotychczasowym sposobie życia oskarżonego (art. 214 § 1 k.p.k.). Wynik wywiadu ma zawierać między innymi dokładne informacje o środowisku oskarżonego, w tym rodzinnym, szkolnym lub zawodowym (art. 214 § 4 pkt 3).

Z punktu widzenia pracodawcy oznacza to jedno: opisujesz środowisko zawodowe. Stanowisko, staż, stabilność zatrudnienia, stosunek do obowiązków, relacje w zespole w zakresie, w jakim je obserwowałeś. Reszta wywiadu, czyli sytuacja rodzinna i majątkowa, to zadanie kuratora, nie twoje. Trzymanie się tej granicy jest wygodne również dlatego, że zwalnia z odpowiadania na pytania, na które i tak nie masz rzetelnej odpowiedzi.

Czy opinia do sądu musi być pozytywna

Nie musi i nie powinna być pozytywna na siłę. Sąd czyta dziesiątki takich pism i rozpoznaje szablon w kilka sekund. Dokument, który mówi wyłącznie, że pracownik jest sumienny, koleżeński i punktualny, nie wnosi nic, bo dokładnie to samo napisano w poprzednich pięciu sprawach.

Znacznie mocniejsze jest pismo rzeczowe. „Zatrudniony od marca 2021 roku na stanowisku operatora wózka widłowego, samodzielnie obsługuje przyjęcia towaru na jednej z trzech zmian, w okresie zatrudnienia odnotowano dwie nieusprawiedliwione nieobecności w lutym 2024 roku" mówi sądowi więcej niż strona superlatywów. Pokazuje też, że pracodawca opisuje rzeczywistość, a nie buduje obronę, co paradoksalnie wzmacnia wagę pozytywnych fragmentów.

Jeżeli twoja ocena jest mieszana, napisz ją jako fakt z datą, nie jako wrażenie o człowieku. Różnica między „bywał nieodpowiedzialny" a „w lutym 2024 roku odnotowano dwie nieusprawiedliwione nieobecności" jest różnicą między oceną osoby a opisem zdarzenia. Tylko to drugie da się obronić.

Opinia, referencje i świadectwo pracy to nie są zamienniki

W rozmowach kadrowych te trzy nazwy mieszają się nagminnie, a rozróżnienie jest proste. Świadectwo pracy jest obowiązkowe, wydaje się je w dniu ustania stosunku pracy i zawiera wyłącznie fakty potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz tryb rozwiązania umowy (art. 97 § 2 k.p.). Ocen się w nim nie zamieszcza. Szczegółową treść, terminy i tryb sprostowania rozkładamy przy świadectwie pracy.

Opinia i referencje są dobrowolne i to właśnie one zawierają ocenę. Referencje, list referencyjny i list polecający to w praktyce ten sam dokument pod trzema nazwami. Wręcza się go pracownikowi do ręki, a on decyduje, komu go pokaże. Nie wysyłaj referencji samodzielnie do innej firmy, nawet gdy dzwoni z pytaniem: przekazywanie informacji o byłym pracowniku bez jego wiedzy to udostępnianie jego danych osobowych bez podstawy prawnej.

Warto pamiętać, że ta sama firma stoi zwykle po obu stronach tego dokumentu. Dziś wystawiasz referencje odchodzącemu, jutro czytasz cudze przy rekrutacji na jego miejsce. Referencje kandydata sprawdza się wyłącznie za jego zgodą i tylko u osób, które sam wskazał, a odpowiedzi warto zbierać tam, gdzie trzyma się resztę zgłoszeń, czyli w uporządkowanym procesie rekrutacyjnym z jednym miejscem na zgłoszenia, zamiast w skrzynce mailowej trzech różnych osób.

Termin, forma i wysyłka

Termin bierze się z wezwania i tylko z niego, bo Kodeks pracy żadnego terminu na wystawienie opinii nie zna. Jeżeli data jest nierealna, na przykład dlatego, że osoba znająca pracownika jest na urlopie, napisz do sądu krótkie pismo z prośbą o przedłużenie i podaj powód. Milczenie jest gorszym rozwiązaniem niż prośba o dwa tygodnie więcej.

Formy ustawowej nie ma. Pismo podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania pracodawcy albo kierownik komórki, w której pracownik był zatrudniony, z podaniem funkcji. Wysyłka listem poleconym daje potwierdzenie nadania, które warto zachować razem z kopią pisma. Kopię odłóż do akt osobowych: jeżeli sprawa się przeciągnie, a wezwanie przyjdzie ponownie za rok, będziesz wiedzieć, co dokładnie już napisałeś.

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca musi wystawić opinię o pracowniku do sądu?

W sprawie karnej tak, na podstawie art. 15 § 3 k.p.k., jeżeli bez tej pomocy przeprowadzenie czynności procesowej jest niemożliwe albo znacznie utrudnione. W sprawie cywilnej art. 248 § 1 k.p.c. dotyczy przedstawienia dokumentu już posiadanego, a nie napisania nowego. Poza postępowaniem sądowym obowiązku nie ma wcale, bo art. 98 Kodeksu pracy jest uchylony od 2 czerwca 1996 roku.

Kto powinien podpisać opinię o pracowniku do sądu?

Osoba uprawniona do reprezentowania pracodawcy albo bezpośredni przełożony pracownika, zawsze z podaniem imienia, nazwiska i funkcji. Podpis konkretnej osoby jest istotny, bo to ona odpowiada za prawdziwość opisanych faktów. Dokument opatrzony wyłącznie pieczątką firmy, bez wskazania autora, ma znacznie mniejszą wagę dowodową.

Czy w opinii można napisać o karze nagany?

Tylko wtedy, gdy kara nie stała się jeszcze niebyła. Po roku nienagannej pracy odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych (art. 113 § 1 k.p.), więc po tym czasie nie wolno się na nią powoływać. Pracodawca może też uznać karę za niebyłą wcześniej, na wniosek związku zawodowego albo z własnej inicjatywy.

Co zrobić, gdy nie pamiętam tego pracownika?

Napisz to wprost i podaj wyłącznie dane z akt osobowych: okres zatrudnienia, stanowisko, zakres obowiązków, ewentualne kary, które nie stały się niebyłe. Uczciwe pismo faktograficzne jest dla sądu więcej warte niż wymyślona ocena, a wystawienie opinii o kimś, kogo nikt w firmie już nie pamięta, jest po prostu ryzykowne.

Czy pracownik ma prawo zobaczyć treść opinii przed wysłaniem?

Żaden przepis tego nie nakazuje, gdy pismo idzie do sądu na jego wezwanie. W praktyce warto jednak pokazać treść pracownikowi, jeżeli to on prosił o dokument. Wychwyci błąd w dacie albo w nazwie stanowiska, a ty unikniesz prostowania pisma, które jest już w aktach sprawy.

Zanim usiądziesz do pisania

Wyciągnij akta osobowe i sprawdź trzy rzeczy: dokładne daty zatrudnienia, aktualny zakres obowiązków oraz to, czy w części dotyczącej kar porządkowych cokolwiek zostało. Potem ustal, z jakiego postępowania przyszło wezwanie, bo od tego zależy, czy w ogóle musisz pisać. Dopiero na końcu formułuj oceny, i to wyłącznie takie, które umiesz przypiąć do konkretnego zdarzenia.

Gotowy szkielet pisma, z właściwym nagłówkiem dla sądu, dla kuratora albo dla referencji, składa generator opinii o pracowniku. Jeżeli pracownik właśnie odchodzi i pismo do sądu jest tylko jedną z formalności, pełną listę obowiązków i terminów przy rozstaniu zebraliśmy przy offboardingu pracownika.