Opinia o pracowniku i list referencyjny ze wzorem

5 wariantów dokumentu/ Art. 98 k.p. uchylony od 2 czerwca 1996 r./ Odmiana męska i żeńska/ Bez zapisu danych

Krótka odpowiedź

Opinia o pracowniku w czterech zdaniach

Opinia o pracowniku to dobrowolny dokument, w którym pracodawca opisuje przebieg zatrudnienia i sposób wykonywania pracy. Żaden przepis nie każe jej wystawić. Artykuł 98 Kodeksu pracy, który kiedyś nakazywał wydanie opinii o pracy, jest uchylony od 2 czerwca 1996 r., a obowiązkowe jest wyłącznie świadectwo pracy z art. 97 k.p., w którym ocen się nie zamieszcza.

Poprawny dokument ma zawsze ten sam szkielet: miejscowość i datę, nazwę pracodawcy, nagłówek, dane pracownika, okres zatrudnienia, stanowisko, zakres obowiązków, opis sposobu wykonywania pracy, zdanie zamykające i podpis konkretnej osoby z funkcją. Przy piśmie do sądu dochodzą adresat i sygnatura akt z wezwania.

Referencje, list referencyjny i list polecający to w praktyce ten sam dokument pod trzema nazwami. Wręcza się je pracownikowi do ręki, a on decyduje, komu je pokaże. Nazwa "opinia o pracowniku" jest bardziej urzędowa i częściej trafia do sądu, do kuratora albo do akt osobowych.

Najczęstszy błąd, który realnie kosztuje. Do dokumentu trafia wzmianka o karze porządkowej, która stała się już niebyła. Po roku nienagannej pracy odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych (art. 113 § 1 k.p.), więc powoływanie się na nią jest sięganiem po informację, której w aktach być nie powinno. Terminy zatarcia i cały tryb nakładania sankcji rozkładamy przy naganie dla pracownika i karach porządkowych. Ten sam zakaz dotyczy stanu zdrowia i życia prywatnego.

Co warto wiedzieć od razu

Obowiązek wystawienia: Brak. Art. 98 k.p. uchylony ustawą Dz.U. 1996 nr 24 poz. 110, obowiązuje od 2 czerwca 1996 r.
Kiedy jednak trzeba: Na wezwanie organu prowadzącego postępowanie karne, art. 15 § 3 k.p.k., jeżeli bez tej pomocy czynność jest niemożliwa lub znacznie utrudniona.
Długość: Jedna strona A4. Dłuższy dokument przestaje być czytany, a zaczyna być przeglądany.
Czego przepisy nie mówią: Nie ma ustawowego wzoru opinii ani referencji, nie ma terminu na ich wystawienie i nie ma sankcji za odmowę.

Pięć sytuacji

Kto prosi o dokument i co to zmienia w jego treści

To jest jedyne rozróżnienie, które naprawdę ma znaczenie. Te same fakty zapisane dla sądu i dla przyszłego pracodawcy dają dwa różne pisma, bo mają innego adresata i inny zakres dopuszczalnej oceny.

Warianty opinii o pracowniku według celu wystawienia
Wariant	Kto prosi	Adresat	Czy masz obowiązek
Referencje dla pracownika	pracownik, dla przyszłego pracodawcy	Do wszystkich zainteresowanych	Nie. Żaden przepis Kodeksu pracy nie każe wystawić referencji.
Opinia o pracowniku do sądu	sąd, prokurator albo obrońca	Sąd, który wystąpił o informacje	W sprawie karnej tak, art. 15 § 3 k.p.k. W sprawie cywilnej sąd może żądać dokumentu, który już masz, art. 248 § 1 k.p.c.
Opinia dla kuratora sądowego	kurator sądowy	Kurator sądowy prowadzący wywiad środowiskowy	Kurator zbiera dane o środowisku zawodowym na zarządzenie sądu, art. 214 § 1 i § 4 pkt 3 k.p.k.
Opinia do awansu, podwyżki lub przedłużenia umowy	przełożony, kadry	Zarząd, dział kadr albo przełożony wyższego szczebla	Nie wynika z ustawy. Zwykle wymaga jej wewnętrzna procedura awansowa.
Opinia do akt osobowych	pracodawca, na własne potrzeby	Akta osobowe pracownika	Nie. To dokument dobrowolny, zbierany na potrzeby oceny okresowej.

Generator w górnej części strony przełącza się między tymi wariantami i za każdym razem podmienia nagłówek, zdanie zamykające oraz listę ostrzeżeń. Dzięki temu pismo do sądu nie kończy się rekomendacją, a referencje nie zaczynają się od sygnatury akt.

Budowa dokumentu

Co powinna zawierać opinia o pracowniku

Dziewięć elementów w kolejności, w jakiej pojawiają się na kartce. Trzy ostatnie są tymi, o których najczęściej się zapomina, a to właśnie one decydują, czy pismo zostanie potraktowane poważnie.

Miejscowość i data

Data wystawienia, nie data zakończenia pracy. Przy piśmie do sądu bywa istotna dla dochowania terminu z wezwania.

Oznaczenie pracodawcy

Pełna nazwa spółki, ta sama, która widnieje w umowie i w świadectwie pracy. Nazwa handlowa bywa inna niż nazwa rejestrowa.

Adresat

Przy referencjach zwykle "do wszystkich zainteresowanych". Przy piśmie do sądu albo dla kuratora dokładne oznaczenie z wezwania.

Nagłówek

Jedno słowo, które ustawia całą resztę: REFERENCJE albo OPINIA O PRACOWNIKU. Nagłówek zapowiada wydźwięk dokumentu.

Dane pracownika i okres

Imię, nazwisko, stanowisko oraz okres zatrudnienia z dokładnością co najmniej do miesiąca. To rdzeń, którego nikt nie podważy.

Zakres obowiązków

Jedno zdanie o tym, za co ta osoba faktycznie odpowiadała. Konkret czyta się lepiej niż nazwa stanowiska, która poza firmą nic nie znaczy.

Sposób wykonywania pracy

Część oceniająca albo czysto opisowa, zależnie od wariantu. Tu wchodzą cechy zaznaczone w generatorze.

Jeden mierzalny konkret

Element, który odróżnia dokument od szablonu. Jedna liczba albo jedno zdarzenie waży więcej niż pięć przymiotników.

Podpis z funkcją

Imię, nazwisko i stanowisko osoby wystawiającej. Dokument podpisany samą pieczątką firmy jest znacznie słabszy.

Granice prawne

Czego w opinii o pracowniku umieszczać nie wolno

Cztery zapisy, które w krążących po sieci wzorach pojawiają się regularnie, a każdy z nich potrafi obrócić dobrą intencję w spór. Przy każdym podajemy przepis, z którego zakaz wynika.

Treści niedopuszczalne w opinii o pracowniku wraz z podstawą prawną
Czego nie wpisywać	Dlaczego	Podstawa
Kara porządkowa uznana za niebyłą	Po roku nienagannej pracy odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych. Skoro dokumentu nie ma w aktach, nie ma go też w opinii.	art. 113 § 1 k.p.
Informacja o stanie zdrowia i zwolnieniach	To dane szczególnej kategorii. Pracodawca zna je w związku z zatrudnieniem, a nie po to, by je opisywać osobom trzecim.	RODO art. 9
Tryb rozwiązania umowy	Ma swoje miejsce w świadectwie pracy i tam jest weryfikowalny. W referencjach wygląda na próbę zaszkodzenia, nawet gdy jest prawdziwy.	art. 97 § 2 k.p.
Ocena życia prywatnego	Wiedza pracodawcy kończy się na tym, co widać w pracy. Dotyczy to również pisma dla kuratora, który pyta wyłącznie o środowisko zawodowe.	art. 214 § 4 pkt 3 k.p.k.

Trzy dokumenty

Opinia o pracowniku, referencje i świadectwo pracy

Trzy nazwy, które w rozmowach kadrowych mieszają się najczęściej. Tylko jeden z tych dokumentów jest obowiązkowy i tylko w dwóch pozostałych wolno cokolwiek oceniać.

Porównanie opinii o pracowniku, referencji i świadectwa pracy
Kryterium	Opinia o pracowniku	Referencje / list referencyjny	Świadectwo pracy
Czy obowiązkowe	Nie, art. 98 k.p. uchylony	Nie, żaden przepis ich nie reguluje	Tak, art. 97 § 1 k.p.
Czy zawiera ocenę	Tak albo nie, zależnie od wariantu	Tak, to jest ich sens	Nie, wyłącznie fakty i uprawnienia
Typowy adresat	Sąd, kurator, zarząd, akta osobowe	Przyszły pracodawca, przez ręce pracownika	Pracownik, ZUS, urząd pracy
Termin wydania	Brak ustawowego, poza terminem z wezwania sądu	Brak ustawowego	W dniu ustania stosunku pracy
Co grozi za odmowę	Nic, poza wariantem sądowym	Nic	Roszczenie o naprawienie szkody, art. 99 k.p.

Konsekwencja praktyczna jest prosta. Odchodzącemu pracownikowi i tak musisz wydać świadectwo pracy z prawidłową treścią i w terminie, bo to jest obowiązek obwarowany roszczeniem. Referencje dokładasz wtedy, gdy chcesz, i właśnie dlatego mają one wartość: skoro nikt cię do nich nie zmusza, ich wystawienie samo w sobie jest informacją. Całą listę formalności przy rozstaniu, razem z terminami wypłat, rozkładamy przy offboardingu pracownika.

Cztery kroki

Jak napisać opinię o pracowniku, żeby nie trzeba było jej poprawiać

Ustal cel, zanim napiszesz pierwsze zdanie

Referencje, pismo do sądu, wywiad kuratora, wniosek awansowy i notatka do akt to pięć różnych dokumentów. Cel decyduje o nagłówku, adresacie i o tym, czego nie wolno napisać.

Zacznij od faktów, nie od przymiotników

Okres zatrudnienia, stanowisko, zakres obowiązków. Ta część jest niepodważalna i stanowi ponad połowę wartości dokumentu, zwłaszcza dla sądu.

Dodaj jeden mierzalny konkret

Skrócony czas obsługi, przejęty zakres, przeszkolona osoba, zamknięty projekt. Jedno takie zdanie odróżnia twoje pismo od szablonu pobranego z sieci.

Przeczytaj pod kątem zakazów i podpisz

Usuń kary niebyłe, zdrowie, życie prywatne i tryb rozwiązania umowy. Potem podpisz imieniem, nazwiskiem i funkcją, bo anonimowy dokument nie przekonuje nikogo.

Sytuacja pilna

Przyszło wezwanie z sądu o opinię o pracowniku

To jest jedyny wariant, w którym odpowiedź nie jest w pełni dobrowolna, i jedyny, w którym liczy się termin. W sprawie karnej podstawą jest art. 15 § 3 k.p.k.: osoby prawne oraz osoby fizyczne mają obowiązek udzielić pomocy na wezwanie organu prowadzącego postępowanie, w zakresie i terminie przez ten organ wyznaczonym, jeżeli bez tej pomocy przeprowadzenie czynności procesowej jest niemożliwe albo znacznie utrudnione.

W sprawie cywilnej sytuacja wygląda inaczej i warto to rozróżnienie znać, bo bywa mylone. Artykuł 248 § 1 k.p.c. zobowiązuje do przedstawienia dokumentu, który już się posiada. Nie nakazuje napisania nowego pisma. Jeżeli więc sąd cywilny prosi o "opinię", a taka opinia nigdy nie powstała, w aktach osobowych jej nie ma i nie ma czego przedstawić.

W praktyce liczą się trzy rzeczy: przepisz sygnaturę akt z wezwania, bo bez niej sekretariat nie dopnie pisma do właściwej sprawy, trzymaj się faktów z przebiegu zatrudnienia i nie oceniaj czynu, którego sprawa dotyczy. Ocena prawna należy do sądu, a pracodawca, który się w nią wdaje, osłabia wiarygodność całego pisma.

Sąd, kurator, sprawa cywilna

Sprawa karna: Obowiązek udzielenia pomocy, art. 15 § 3 k.p.k. Odpowiadasz w terminie z wezwania.
Wywiad kuratora: Zarządza go sąd albo prokurator, art. 214 § 1 k.p.k. Wynik obejmuje środowisko zawodowe, § 4 pkt 3.
Sprawa cywilna: Art. 248 § 1 k.p.c. dotyczy dokumentu już posiadanego, a nie napisania nowego.
Czego nigdy nie dopisywać: Kary uznanej za niebyłą, stanu zdrowia, oceny czynu i domysłów o życiu prywatnym.

Pytania, które padają najczęściej

Opinia o pracowniku, pytania i odpowiedzi

Czy pracodawca ma obowiązek wystawić opinię o pracowniku?

Nie. Artykuł 98 Kodeksu pracy, który nakazywał wydanie opinii o pracy, jest uchylony od 2 czerwca 1996 roku (Dz.U. 1996 nr 24 poz. 110). Obowiązkowym dokumentem jest wyłącznie świadectwo pracy z art. 97 k.p., a w nim nie ma miejsca na oceny. Opinię i referencje wystawiasz dobrowolnie. Wyjątkiem jest wezwanie sądu w sprawie karnej, gdzie pomocy trzeba udzielić na podstawie art. 15 § 3 k.p.k.

Co powinna zawierać opinia o pracowniku?

Miejscowość i datę, nazwę pracodawcy, nagłówek dokumentu, imię i nazwisko pracownika, okres zatrudnienia, stanowisko, zakres obowiązków, opis sposobu wykonywania pracy, zdanie zamykające oraz podpis konkretnej osoby z podaniem funkcji. Przy piśmie do sądu dochodzi adresat i sygnatura akt z wezwania. Całość powinna zmieścić się na jednej stronie A4.

Czym różni się opinia o pracowniku od świadectwa pracy?

Świadectwo pracy jest obowiązkowe i zawiera wyłącznie fakty potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz tryb rozwiązania umowy, zgodnie z art. 97 § 2 k.p. Nie wolno w nim oceniać pracownika. Opinia i referencje są dobrowolne i to właśnie one zawierają ocenę. To dwa różne dokumenty i nie zastępują się nawzajem.

Jak napisać opinię o pracowniku do sądu?

Podaj adresata i sygnaturę akt z wezwania, potem wyłącznie fakty z przebiegu zatrudnienia: okres, stanowisko, zakres obowiązków, sposób wykonywania pracy. Nie oceniaj czynu, bo to rola sądu, i nie wspominaj o karze porządkowej uznanej za niebyłą, bo jej odpis usuwa się z akt po roku nienagannej pracy (art. 113 § 1 k.p.). Odpowiedz w terminie wskazanym w wezwaniu.

Czy opinia o pracowniku może być negatywna?

Może, ale musi opierać się na sprawdzalnych faktach, a nie na wrażeniach. Zapisuj zdarzenia i daty, na przykład liczbę nieusprawiedliwionych nieobecności, zamiast przymiotników oceniających osobę. Nieprawdziwa albo krzywdząca treść naraża pracodawcę na roszczenie o naruszenie dóbr osobistych, dlatego bezpieczniejszy bywa wariant czysto opisowy.

Czym różnią się referencje od listu referencyjnego?

W praktyce kadrowej to ten sam dokument i żaden przepis ich nie rozróżnia. Referencje i list referencyjny wręcza się pracownikowi do ręki, zwykle z adresatem "do wszystkich zainteresowanych", a pracownik sam decyduje, komu je pokaże. Opinia o pracowniku brzmi bardziej urzędowo i częściej trafia do sądu, kuratora albo do akt osobowych.

Czy można wysłać referencje bezpośrednio do nowego pracodawcy?

Nie rób tego bez wyraźnej prośby pracownika. Referencje wręczasz jemu, a on decyduje o ich dalszym obiegu. Samodzielne przekazywanie informacji o byłym pracowniku innej firmie oznacza udostępnienie jego danych osobowych bez podstawy prawnej i bywa źródłem realnego sporu.

Co zrobić, gdy o opinię prosi kurator sądowy?

Kurator zbiera dane o środowisku zawodowym w ramach wywiadu środowiskowego zarządzonego przez sąd (art. 214 § 1 k.p.k.), a wynik wywiadu ma zawierać informacje o środowisku zawodowym (art. 214 § 4 pkt 3). Opisz stanowisko, staż, stabilność zatrudnienia i stosunek do obowiązków. Nie oceniaj życia prywatnego, bo wiedza pracodawcy kończy się na tym, co widać w pracy.

Dalej na Zpracy

Dokumenty i obowiązki wokół rozstania z pracownikiem

Świadectwo pracy: treść, termin i sprostowanie

Dokument, którego wydać musisz, w odróżnieniu od opinii. Co wpisać, kiedy wydać i jak poprawić błąd.

Offboarding pracownika krok po kroku

Pełna lista formalności przy rozstaniu, z terminami wypłaty odprawy i ekwiwalentu za urlop.

Regulamin pracy i reguły antymobbingowe

Od 10 pracowników trzeba ustalić reguły przeciwdziałania mobbingowi. Sprawdzarka progów i terminów.

Zwolnienie dyscyplinarne i jego skutki

Kiedy wolno rozwiązać umowę bez wypowiedzenia i co trafia z tego do świadectwa pracy.

Ocena okresowa pracowników: kryteria i arkusz

Opinia jest wiarygodna, gdy opiera się na tych samych faktach, co arkusz oceny. Generator kryteriów z wagami dla sześciu typów stanowisk.

Kalkulator kosztów pracodawcy

Ile naprawdę kosztuje etat po stronie firmy, ze składkami i funduszami.

Oceń pracodawcę i zarządzaj profilem firmy

Druga strona tej samej relacji: co pracownicy piszą o twojej firmie i jak odpowiadać na opinie.

Zobacz, co pracownicy piszą o twojej firmie

Wystawiasz opinie o pracownikach. Warto wiedzieć, jak wygląda ta relacja w drugą stronę. Profil pracodawcy na Zpracy daje bezpłatne prawo do odpowiedzi pod każdą opinią, a każda opinia przechodzi moderację przed publikacją.

Co daje profil pracodawcy

Opinia o pracowniku, wzór, referencje dla pracownika i list referencyjny