Jak zwolnić pracownika za słabe wyniki krok po kroku

Pracownika na umowie na czas nieokreślony zwolnisz za słabe wyniki zwykłym wypowiedzeniem, pod warunkiem że w piśmie wskażesz konkretną, prawdziwą i sprawdzalną przyczynę (art. 30 § 4 Kodeksu pracy). „Nie spełnia oczekiwań" nie wystarczy. Wystarczy za to „wykonanie planu sprzedaży na 58 % w II kwartale i 61 % w III kwartale 2026 r. przy średniej zespołu 97 %, mimo planu poprawy z 1 lipca 2026 r.". Źle opisana przyczyna kosztuje firmę odszkodowanie do trzech pensji, a przy stażu od trzech lat zawsze dokładnie trzy.

Poniżej procedura, która przechodzi przez sąd pracy: od kryteriów ogłoszonych z góry, przez plan poprawy, po samo pismo i jego doręczenie. Na końcu rachunek, ile kosztuje błąd przy pensji 8 000 zł brutto. Kryteria i arkusz, na których opiera się cała ta ścieżka, ułoży generator arkusza oceny okresowej pracowników.

Jak zwolnić pracownika na umowie na czas nieokreślony według Kodeksu

Kodeks pracy nie zna pojęcia „zwolnienie za słabe wyniki". Zna wypowiedzenie umowy (art. 32 § 1), które przy umowie na czas nieokreślony i na czas określony musi zawierać przyczynę (art. 30 § 4) oraz pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5). Pismo musi mieć formę pisemną (art. 30 § 3). Okres wypowiedzenia zależy od stażu u tego pracodawcy: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, miesiąc od 6 miesięcy, 3 miesiące od 3 lat (art. 36 § 1).

Słabe wyniki są uznaną przyczyną wypowiedzenia. Sąd sprawdza jednak trzy rzeczy: czy przyczyna jest konkretna, czy jest prawdziwa i czy pracownik wiedział, czego się od niego oczekuje. Ostatni warunek wynika wprost z art. 94 pkt 9, który każe pracodawcy stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników i wyników ich pracy. Kryteria wymyślone w dniu wręczenia wypowiedzenia tego testu nie przejdą.

Dwie rzeczy, których przy słabych wynikach nie robisz. Nie zwalniasz dyscyplinarnie, bo art. 52 wymaga ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków, a niska wydajność przy dobrej woli nim nie jest. I nie dajesz nagany zamiast rozmowy o wynikach, bo kara porządkowa dotyczy naruszenia porządku i organizacji pracy, a nie tego, że ktoś sprzedaje za mało. Różnicę opisuje strona o tym, kiedy nagana dla pracownika jest dopuszczalna.

Pięć kroków, które sąd pracy chce zobaczyć

1. Kryteria i cele znane z góry. Plan sprzedaży, norma zmiany, standard czasu obsługi, termin projektu. Na piśmie albo mailem z potwierdzeniem, najpóźniej na początku okresu, którego dotyczy ocena.
2. Ocena z miernikami. Arkusz oceny okresowej, w którym przy każdym kryterium ocenionym nisko są daty i liczby, a nie przymiotniki. Jeśli firma nie prowadzi ocen okresowych, rolę tę pełni notatka z rozmowy o wynikach podpisana przez obie strony.
3. Plan poprawy. Na 60 do 90 dni, z mierzalnym celem, wsparciem (szkolenie, przegląd klientów, mentor) i datą ponownej oceny. Plan poprawy jest najmocniejszym dowodem, że firma nie szukała pretekstu.
4. Ponowna ocena. Według tych samych kryteriów. Jeśli wynik się poprawił, zamykasz sprawę na piśmie. Jeśli nie, masz dwa okresy z liczbami, a nie jeden.
5. Wypowiedzenie z tą samą przyczyną. Przyczyna w piśmie ma odpowiadać temu, co jest w arkuszach, słowo w słowo co do okresów i liczb.

Ta sekwencja zajmuje zwykle od trzech do pięciu miesięcy. Brzmi długo, ale jest krótsza niż proces w sądzie pracy, a do tego część osób w trakcie planu poprawy albo realnie się poprawia, albo sama szuka nowej pracy.

Przykłady przyczyn wypowiedzenia, które przechodzą, i tych, które przegrywają

Lewa kolumna to oceny, prawa to fakty. Sąd nie ocenia, czy pracownik był dobry, tylko czy przyczyna podana w piśmie jest prawdziwa. Fakt da się sprawdzić, ocenę nie.

Pięć sytuacji, które blokują wypowiedzenie przed wręczeniem pisma

• Urlop albo zwolnienie lekarskie. W czasie urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności wypowiedzieć nie można (art. 41). Czekasz na powrót.
• Ciąża i urlopy rodzicielskie. Od ciąży do końca urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego czy rodzicielskiego, także od dnia złożenia wniosku o taki urlop, wypowiedzenie jest zakazane (art. 177 § 1).
• Wiek przedemerytalny. Pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do wieku emerytalnego, nie wypowiesz umowy, jeśli okres zatrudnienia pozwala mu uzyskać emeryturę z osiągnięciem tego wieku (art. 39).
• Związek zawodowy. Jeśli związek reprezentuje pracownika, najpierw zawiadamiasz go na piśmie z przyczyną, a związek ma 5 dni na zastrzeżenia (art. 38). Przyczyna w zawiadomieniu i w wypowiedzeniu musi być ta sama.
• Świeża dobra ocena. Jeśli pół roku temu pracownik dostał „powyżej oczekiwań", to ten arkusz trafi do sądu jako dowód pracownika. Najpierw ocena i plan poprawy, potem wypowiedzenie.

Ile kosztuje zwolnienie pracownika, gdy sąd uzna je za nieuzasadnione

Pracownik ma 21 dni od doręczenia wypowiedzenia na odwołanie do sądu pracy (art. 264 § 1). Jeśli sąd uzna wypowiedzenie za nieuzasadnione, zasądza przywrócenie do pracy albo odszkodowanie. Odszkodowanie wynosi od 2 tygodni do 3 miesięcy wynagrodzenia, ale nie mniej niż wynagrodzenie za okres wypowiedzenia (art. 47 z indeksem 1). Stąd wniosek, którego nie znajdziesz w poradnikach: przy stażu od trzech lat okres wypowiedzenia to 3 miesiące, więc minimum i maksimum się pokrywają, a odszkodowanie wynosi zawsze trzy pensje.

Ostatnia kolumna dotyczy sytuacji, w której sąd przywraca pracownika do pracy (art. 47): firma płaci wtedy za czas pozostawania bez pracy, najwyżej za 2 miesiące, a przy 3-miesięcznym okresie wypowiedzenia za 1 miesiąc. Wyjątek to między innymi pracownik w wieku przedemerytalnym i pracownica w ciąży: im należy się wynagrodzenie za cały czas pozostawania bez pracy. Do tego dochodzą koszty pełnomocnika i czas kadry na proces, a pensję za okres wypowiedzenia i tak płacisz niezależnie od wyniku sprawy.

Dla porządku: przy wypowiedzeniu z powodu wyników odprawy nie płacisz. Odprawa z ustawy o zwolnieniach grupowych należy się tylko przy przyczynach niedotyczących pracownika, a słabe wyniki dotyczą właśnie jego. Jeśli jednak w tym samym czasie redukujesz etaty z przyczyn ekonomicznych, nie mieszaj tych dwóch ścieżek w jednym piśmie, bo pracownik zażąda odprawy i będzie miał argument.

Wręczenie wypowiedzenia pracownikowi zdalnemu

Forma pisemna nie oznacza koniecznie kartki papieru. Wypowiedzenie w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoważne dokumentowi podpisanemu odręcznie (art. 78 z indeksem 1 § 2 Kodeksu cywilnego), więc przy pracowniku zdalnym z drugiego końca Polski nie musisz organizować spotkania ani czekać na list polecony. Firmy, które regularnie wysyłają umowy, aneksy i wypowiedzenia na odległość, zwykle mają pod ręką podpis kwalifikowany w abonamencie dla całej firmy. Liczy się moment, w którym pracownik mógł zapoznać się z pismem, więc wyślij je na adres, którego naprawdę używa, i zachowaj potwierdzenie doręczenia. Zwykły mail z PDF-em bez takiego podpisu formy pisemnej nie spełnia.

Porozumienie stron zamiast wypowiedzenia

Gdy dokumentacja jest słaba, a relacja i tak się skończyła, rozważ rozwiązanie umowy za porozumieniem stron (art. 30 § 1 pkt 1). Porozumienie nie wymaga przyczyny, nie podlega konsultacji ze związkiem i nie da się go zaskarżyć tak jak wypowiedzenia. Pracownik zgadza się zwykle wtedy, gdy dostaje coś w zamian: krótszy albo dłuższy termin rozwiązania, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, dobre świadectwo i rzetelną opinię. Pismo z opinią na podstawie tych samych faktów, co ocena, przygotuje generator opinii o pracowniku.

Rachunek jest prosty. Jeśli przy stażu od trzech lat możliwe odszkodowanie to trzy pensje, każda kwota poniżej tego, która zamyka sprawę bez ryzyka procesu, jest dla firmy tańsza. A jeśli problemem nie jest sama osoba, tylko stanowisko albo zakres zadań, tańsze bywa wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy niż rozstanie.

Dwie rzeczy po zwolnieniu, o których firmy zapominają

Pierwsza to zastępstwo. Rekrutacja na zwolnione miejsce kosztuje ogłoszenia, czas kierownika i kilka miesięcy wdrożenia nowej osoby. Ile konkretnie, pokazuje kalkulator kosztu rotacji pracowników, a porządek w ostatnich tygodniach zatrudnienia (sprzęt, dostępy, świadectwo pracy, ekwiwalent za urlop) ułoży planer offboardingu pracownika.

Druga to reputacja. Osoba zwolniona za wyniki często uważa ocenę za niesprawiedliwą i często pisze o tym publicznie. Nie usuniesz prawdziwej opinii o firmie i nie powinieneś próbować. Możesz za to odpowiedzieć rzeczowo pod wpisem, bez danych byłego pracownika i bez przytaczania jego wyników, tak żeby kandydat czytający wątek za pół roku znał też drugą stronę. Tę możliwość daje profil pracodawcy z prawem odpowiedzi na opinie, a firma, która ma uporządkowane oceny, zwykle ma też spokojne i konkretne odpowiedzi.

Najczęstsze pytania

Czy można zwolnić pracownika za słabe wyniki?

Tak. Niezadowalające wyniki pracy są dopuszczalną przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę, pod warunkiem że pracownik znał oczekiwania, wyniki są udokumentowane liczbami, a przyczyna w piśmie jest konkretna. Ogólne sformułowania w rodzaju „nie spełnia oczekiwań" sądy uznają za brak przyczyny, co otwiera drogę do odszkodowania.

Jak zwolnić pracownika na umowie na czas nieokreślony?

Wypowiedzeniem na piśmie z konkretną przyczyną i pouczeniem o prawie odwołania do sądu pracy w ciągu 21 dni. Jeśli pracownika reprezentuje związek zawodowy, najpierw go zawiadamiasz i czekasz 5 dni. Okres wypowiedzenia to 2 tygodnie, miesiąc albo 3 miesiące, zależnie od stażu u tego pracodawcy. Druga droga to porozumienie stron, bez przyczyny.

Jak zwolnić pracownika rozmowa?

Krótko i w obecności drugiej osoby z firmy. Powiedz na początku, że rozmowa dotyczy rozwiązania umowy, wręcz pismo, podaj przyczynę tymi samymi słowami, co w piśmie, i omów sprawy praktyczne: ostatni dzień, urlop, zwrot sprzętu, świadectwo pracy. Nie wchodź w dyskusję o ocenie, bo ta była wcześniej. Wystarczy 15 do 20 minut.

Ile wynosi odszkodowanie za niesłuszne zwolnienie?

Od 2 tygodni do 3 miesięcy wynagrodzenia, nie mniej niż za okres wypowiedzenia (art. 47 z indeksem 1 k.p.). Przy stażu od 3 lat to zawsze 3 pensje, bo okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Przy pensji 8 000 zł brutto oznacza to 24 000 zł, bez kosztów pełnomocnika i czasu kadry na proces.