Koszt rekrutacji pracownika, rachunek jednego wakatu

Koszt rekrutacji pracownika to suma wydatków zewnętrznych (ogłoszenie, agencja, premia za polecenie) i czasu własnego zespołu, podzielona przez liczbę zatrudnionych osób. Przy stanowisku za 8 000 zł brutto jedno zatrudnienie z ogłoszenia kosztuje w naszym rachunku 2 856 zł, z polecenia pracownika 4 205 zł, a przez agencję z prowizją 20 % rocznej pensji 19 907 zł. Największą pozycją przy ogłoszeniu nie jest jego cena, tylko godziny ludzi, którzy czytają zgłoszenia i prowadzą rozmowy.

Poniżej wzór, pięć składników z liczbami, trzy scenariusze dla tego samego wakatu i miejsca, w których firmy najczęściej zaniżają rachunek. Jeżeli rozważasz premie dla pracowników za wskazanie kandydata, policz je w kalkulatorze programu poleceń pracowniczych, który zestawia roczny koszt programu z agencją i ogłoszeniami.

Koszt rekrutacji pracownika, wzór na jedno zatrudnienie

Wzór jest prosty i używa go większość działów HR pod nazwą cost per hire:

koszt rekrutacji = (koszty zewnętrzne + koszty wewnętrzne) / liczba zatrudnionych osób

Koszty zewnętrzne to wszystko, na co dostajesz fakturę albo co wypłacasz poza zwykłą pensją: ogłoszenia, prowizja agencji, płatna kampania, testy kompetencyjne, premia za polecenie. Koszty wewnętrzne to czas ludzi zaangażowanych w rekrutację, przeliczony po pełnym koszcie pracodawcy. Trudność leży w drugiej części, bo tych godzin nikt nie fakturuje i mało kto je zapisuje.

Liczy się za okres, nie za pojedynczą rekrutację. Rok daje uczciwszy obraz niż jeden wakat, bo obejmuje też ogłoszenia, z których nikt nie przyszedł, i rekrutacje zamknięte bez zatrudnienia.

Pięć składników, z których składa się rachunek

1. Ogłoszenie o pracę

Ogłoszenie na polskim portalu kosztuje od 99 zł do ponad 2 000 zł netto za 30 dni. O cenie decydują portal, stanowisko i miasto, a nie liczba kandydatów, których dostaniesz. Szczegółowe kwoty dla największych serwisów zebraliśmy we wpisie gdzie dać ogłoszenie o pracę i ile to kosztuje. W rachunku niżej przyjmujemy 800 zł netto na jeden wakat, co odpowiada środkowej półce cenników.

2. Czas rekrutera i menedżera

Godzina pracy osoby zarabiającej 8 000 zł brutto kosztuje firmę 64,26 zł, jeśli policzysz składki pracodawcy i odejmiesz urlop oraz przeciętną absencję. Godzina menedżera z pensją 12 000 zł brutto to 96,38 zł. Rekrutacja z ogłoszenia, w której rekruter poświęca 20 godzin na selekcję, telefony i rozmowy, a przyszły przełożony 8 godzin na rozmowy i decyzję, kosztuje więc 2 056,24 zł samego czasu. To więcej niż ogłoszenie.

Godziny w tym wpisie są założeniem. Podmień je na własne: wystarczy przez jedną rekrutację zapisywać czas w arkuszu. Stawkę godzinową dla dowolnej pensji policzy kalkulator kosztów pracodawcy.

3. Prowizja agencji rekrutacyjnej

Agencja rozlicza się procentem rocznego wynagrodzenia brutto zatrudnionej osoby, zwykle z okresem gwarancji, w którym szuka następcy bez dodatkowej opłaty. Agencje rzadko publikują stawki, więc nie podajemy „ceny rynkowej". Przy prowizji 20 % i pensji 8 000 zł brutto faktura wynosi 19 200 zł netto. Wpisz procent z własnej oferty, a zobaczysz, że ten koszt rośnie liniowo z pensją: przy 15 000 zł brutto ta sama prowizja to 36 000 zł.

4. Premia za polecenie

Premia wypłacona pracownikowi, który wskazał kandydata, jest przychodem ze stosunku pracy. Firma dolicza do niej składki: 3 000 zł brutto kosztuje 3 614,40 zł. Jeśli połowę wypłacasz po okresie próbnym, a resztę po pół roku, i co dziesiąta polecona osoba odchodzi wcześniej, średni koszt spada do 3 433,68 zł na zatrudnienie. Zasady wypłaty i przepadku opisuje strona program poleceń pracowniczych.

5. Płatna kampania i narzędzia

Przy stanowiskach, na które kandydaci sami nie szukają ofert, firmy dokładają reklamę kierowaną do osób o określonym zawodzie. Tu płacisz za kliknięcia, a nie za publikację, więc budżet trzeba pilnować codziennie. Firma bez własnego specjalisty od reklam zleca zwykle prowadzenie kampanii w Meta i na LinkedIn na zewnątrz i dolicza budżet oraz obsługę do kosztów zewnętrznych. Do tej samej grupy należą abonament systemu do rekrutacji i płatne testy. Ile kosztuje taki system przy dwóch rekruterach, porównaliśmy w zestawieniu system ATS cena i cennik 11 dostawców.

Trzy scenariusze dla jednego wakatu za 8 000 zł brutto

Ten sam wakat, trzy sposoby obsadzenia. Godziny rekrutera i menedżera różnią się, bo przy poleceniu odpada selekcja kilkudziesięciu zgłoszeń, a przy agencji firma dostaje krótką listę po wstępnych rozmowach.

Dwa wnioski. Premia za polecenie jest ponad cztery razy wyższa od ceny ogłoszenia, a mimo to całe zatrudnienie z polecenia wychodzi drożej tylko o 1 349 zł, bo premia zastępuje godziny selekcji. O wyborze między tymi dwoma kanałami decyduje więc nie cena, tylko to, czy pracownicy mają kogo i chcą polecać. Agencja jest kilkukrotnie droższa i opłaca się tam, gdzie wakat kosztuje firmę więcej niż prowizja: przy stanowiskach, bez których stoi sprzedaż albo produkcja.

Firma, która w roku zatrudnia 12 osób, z czego 8 z ogłoszeń i 4 z poleceń, ma przy tych założeniach średni koszt rekrutacji 3 305,75 zł na osobę. To liczba, którą warto znać przed rozmową o budżecie, bo pokazuje, ile kosztuje każde odejście w pierwszych miesiącach.

Gdzie firmy zaniżają koszt rekrutacji

Nieudane rekrutacje. Osoba, która odchodzi w okresie próbnym, kosztuje dwa razy: raz za swoją rekrutację, drugi raz za rekrutację następcy. Jeśli z dziesięciu zatrudnionych dwie odchodzą w ciągu trzech miesięcy, faktyczny koszt obsadzenia ośmiu stanowisk jest o jedną czwartą wyższy od tego z tabeli. Skalę pokaże wskaźnik rotacji pracowników liczony osobno dla pierwszego roku.

Wdrożenie. Badania wstępne, szkolenie BHP, sprzęt i czas osoby, która wprowadza nowego pracownika, nie należą do rekrutacji w ścisłym sensie, ale powstają przy każdym zatrudnieniu. Warto prowadzić je w osobnej pozycji, żeby nie znikały. Listę obowiązków z terminami daje plan onboardingu pracownika.

Kandydaci, którzy zrezygnowali po drodze. Tego kosztu nie ma na żadnej fakturze. Kandydat po rozmowie wpisuje nazwę firmy w wyszukiwarkę, czyta opinie byłych pracowników i nie odbiera telefonu z ofertą. Firma płaci wtedy za ogłoszenie i godziny rozmów drugi raz. Przy rachunku z tabeli jedna taka rezygnacja na ostatnim etapie to kilka godzin menedżera i rekrutera, czyli kilkaset złotych, a przy stanowiskach obsadzanych przez agencję dodatkowe tygodnie wakatu.

Dlatego obok budżetu na ogłoszenia warto mieć pozycję na to, co kandydat przeczyta o firmie. Profil pracodawcy na Zpracy kosztuje 199 zł miesięcznie i daje oficjalną odpowiedź pod każdą opinią oraz opis firmy własnymi słowami. W skali roku to mniej niż koszt jednej rekrutacji z tabeli wyżej. Szczegóły planu są na stronie dla pracodawców.

Jak obniżyć koszt rekrutacji bez obniżania jakości

1. Zapisuj godziny przez jedną rekrutację. Bez tego nie wiesz, czy najdroższe jest ogłoszenie, czy selekcja. Zwykle selekcja.
2. Podaj widełki w ogłoszeniu. Mniej rozmów z osobami, które odpadną na pytaniu o pensję. Od 24 grudnia 2025 r. informacja o wynagrodzeniu i tak musi trafić do kandydata przed rozmową albo najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.
3. Uruchom polecenia na stanowiskach powtarzalnych. Tam, gdzie rekrutujesz kilka razy w roku na to samo miejsce, premia zastępuje najdroższe godziny.
4. Agencję zostaw dla stanowisk, których brak kosztuje najwięcej. Prowizja ma sens, gdy każdy tydzień wakatu jest droższy od różnicy w cenie.
5. Sprawdź, co kandydat widzi po wpisaniu nazwy firmy. Nieodpowiedziana krytyczna opinia sprzed dwóch lat obniża odsetek przyjętych ofert skuteczniej niż niższa pensja u konkurencji.

Najczęstsze pytania o koszt rekrutacji

Jaki jest koszt rekrutacji pracownika?

Zależy od kanału i pensji. W rachunku dla stanowiska za 8 000 zł brutto wychodzi 2 856 zł przy ogłoszeniu, 4 205 zł przy poleceniu pracownika i 19 907 zł przy agencji z prowizją 20 % rocznego wynagrodzenia. W dwóch pierwszych przypadkach znaczną część stanowi czas rekrutera i menedżera, a nie faktura.

Jak obliczyć koszt rekrutacji pracownika?

Zsumuj koszty zewnętrzne z okresu (ogłoszenia, agencje, kampanie, premie za polecenia, narzędzia) i koszty wewnętrzne (godziny rekrutera i menedżerów razy pełny koszt godziny pracy), a wynik podziel przez liczbę osób zatrudnionych w tym okresie. Licz za rok albo kwartał, żeby ująć także rekrutacje zakończone bez zatrudnienia.

Co wchodzi w koszt rekrutacji?

Ogłoszenia i ich promowanie, prowizje agencji, premie za polecenia, płatne kampanie, testy i narzędzia, a po stronie wewnętrznej czas osób prowadzących selekcję i rozmowy. Wdrożenie nowego pracownika (badania, szkolenia, sprzęt) liczy się zwykle osobno jako koszt zatrudnienia, ale warto pokazywać oba razem.

Czy koszt rekrutacji jest kosztem uzyskania przychodu?

Tak, co do zasady. Wydatki na ogłoszenia, agencję i kampanię rekrutacyjną ponosisz w celu osiągnięcia przychodów, więc zaliczasz je do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych. Premia za polecenie wypłacona pracownikowi jest kosztem tak jak wynagrodzenie, pod warunkiem wypłaty w terminie.

Co jest tańsze, agencja czy program poleceń?

Program poleceń. Premia jest stałą kwotą, a prowizja agencji procentem rocznej pensji. W przykładzie cztery zatrudnienia z poleceń kosztują rocznie 13 735 zł, a te same cztery przez agencję 76 800 zł. Polecenia nie zastąpią jednak agencji przy stanowiskach, na które nikt w zespole nie zna kandydatów.