Program kadrowo-płacowy dla małych firm i cennik 2026

Program kadrowo-płacowy dla małej firmy kosztuje od 588 do 3 000 zł netto rocznie w abonamencie, a licencja na własność od 400 zł jednorazowo. Przy 5 pracownikach najtaniej wychodzi moduł kadrowy w programie księgowym online (wFirma 60 zł miesięcznie, czyli 720 zł rocznie) albo licencja PMX za 400 zł. Przy 25 osobach rozstrzał rośnie: od 700 zł za licencję PMX do 3 000 zł rocznie w Comarch ERP Optima HR Basic. Ceny odczytaliśmy w cennikach dziewięciu producentów 3 października 2026 r. Trzech kolejnych producentów ceny nie publikuje, piszemy o nich niżej.

Cennik programów kadrowo-płacowych w październiku 2026

Producenci liczą cenę na trzy sposoby: abonament miesięczny, licencja czasowa na rok albo licencja na własność z płatną aktualizacją. Tabela pokazuje najtańszy plan, który obsługuje listy płac, deklaracje ZUS i PIT, oraz limit pracowników, bo to on zwykle podnosi cenę.

Ile kosztuje program kadrowo-płacowy dla firmy z 5 i z 25 pracownikami

Sama cena za miesiąc myli, bo licencje kupuje się raz, a abonamenty płaci się co roku. Dlatego poniżej koszt pierwszego roku i kolejnych lat, dla dwóch typowych małych firm. Przy licencjach z abonamentem liczymy pełny roczny abonament od pierwszego roku, choć InsERT daje trzy miesiące w cenie licencji.

Najważniejszy wniosek z tej tabeli: przy małej firmie program jest drobną pozycją. Etat za 8 000 zł brutto kosztuje firmę około 9 640 zł miesięcznie, co łatwo sprawdzisz w kalkulatorze kosztów pracodawcy. Najdroższy program z zestawienia to w skali roku mniej niż jedna trzecia jednej miesięcznej pensji. Błąd na liście płac, czyli zaniżona składka albo źle policzona premia, potrafi kosztować więcej niż cały abonament.

Abonament, licencja czy moduł w programie księgowym

Moduł kadrowy w programie księgowym online (wFirma, iFirma, Optima Podstawowy) jest najtańszy i ma sens, gdy właściciel albo jedna osoba prowadzi całe biuro firmy w przeglądarce. Ograniczenia są twarde: iFirma obejmuje tylko jednoosobową działalność na KPiR lub ryczałcie, a moduł Podstawowy Optimy blokuje logowanie po przekroczeniu 50 pracowników albo 20 faktur sprzedaży w miesiącu.

Osobny program w abonamencie (Optima HR Basic, RAKS, R2Płatnik) wybiera firma, w której płace robi kadrowa albo zewnętrzna księgowa, a liczba osób rośnie. Płacisz więcej, ale dostajesz ewidencję czasu pracy, urlopy, PPK i samoobsługę pracownika w jednym miejscu, a progi cenowe są zapisane w cenniku.

Licencja na własność (Gratyfikant, PMX, Wapro) jest najtańsza w trzecim i kolejnym roku, ale tylko pozornie bezterminowa. Zmiany w składkach i podatkach co roku wymagają aktualizacji, a ta jest płatna: w InsERT jako roczny abonament, w PMX jako nowa wersja programu. Licz więc koszt na trzy lata, a nie cenę z pierwszej faktury.

Którzy producenci nie podają cen

enova365 nie publikuje cennika kadr i płac: przycisk „Pobierz cennik” prowadzi do formularza, po którym kontaktuje się konsultant. Symfonia nie podaje ceny ePłac dla firm do 20 osób ani R2Płatnika dla 50 i 100 pracowników. inFakt nie ma kadr i płac w żadnym planie publicznego cennika. Brak ceny nie oznacza, że program jest drogi, ale oznacza rozmowę handlową przed decyzją, więc przy porównaniu poproś o ofertę na konkretną liczbę pracowników i na trzy lata.

Co musi umieć program kadrowo-płacowy w 2026 roku

• Import e-zwolnień z PUE ZUS, bo od niego zależy wyliczenie wynagrodzenia chorobowego. Gdy pracodawca chce sprawdzić, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z celem, przydaje się nasza strona o kontroli zwolnienia lekarskiego.
• PPK: naliczanie wpłat, przychód pracownika z wpłaty pracodawcy w kolejnym miesiącu i deklaracje rezygnacji.
• Premie i zmienne składniki, z podziałem na premię regulaminową i nagrodę, bo inaczej liczy się z nich wynagrodzenie urlopowe i podstawę zasiłku. Ile premia kosztuje firmę ponad pensję, policzysz w kalkulatorze premii uznaniowej brutto netto.
• Raporty płacowe po stanowiskach, potrzebne przy prośbie pracownika o informację o średnich płacach, którą opisujemy na stronie o jawności wynagrodzeń.
• PIT-11 i deklaracje roczne wysyłane z programu, a nie przepisywane ręcznie.

Program czy biuro rachunkowe

Przy kilku pracownikach płace często taniej oddać biuru. W cenniku iFirmy obsługa jednego pracownika w biurze rachunkowym to 20 zł netto miesięcznie do pakietu od 149 zł, czyli przy 5 osobach 1 200 zł rocznie plus pakiet, a przy 25 osobach 6 000 zł. Własny program wygrywa, gdy zatrudnienie rośnie i ktoś w firmie i tak prowadzi kadry. Biura, które obsługują płace wielu klientów, wybierają zwykle inne narzędzia niż sama firma, na przykład program dla biura rachunkowego, w którym wszyscy klienci są na jednej tablicy, z modułem kadrowym obok księgowości. Dla właściciela ważniejsze od nazwy programu jest to, kto odpowiada za błąd na liście płac, więc sprawdź to w umowie z biurem. Stawki dziewięciu biur z publicznym cennikiem, od 35 do 100 zł za pracownika, zebraliśmy w zestawieniu cen outsourcingu kadr i płac.

Pytania przed zakupem

Ile kosztuje program kadrowo-płacowy?

Od 588 zł netto rocznie w pakiecie księgowości online dla jednoosobowej działalności, przez 720 zł w wFirmie, do 3 000 zł rocznie w Comarch ERP Optima HR Basic dla firmy do 50 osób. Licencje na własność kosztują od 400 zł (PMX PROF 10) do 1 915 zł (Gratyfikant nexo) plus płatne aktualizacje.

Jaki program kadrowo-płacowy dla małej firmy?

Do kilku osób i z księgowością w przeglądarce: moduł kadrowy w programie księgowym, bo kosztuje od 49 do 60 zł miesięcznie. Od kilkunastu osób albo przy własnej kadrowej: osobny program z ewidencją czasu pracy i samoobsługą pracownika. Najpierw sprawdź limit pracowników w planie, bo to on zmienia cenę.

Czy Płatnik ZUS wystarczy do naliczania wynagrodzeń?

Nie. Płatnik jest bezpłatny, ale tylko tworzy i wysyła dokumenty do ZUS. Nie nalicza wynagrodzeń, podatku, PPK ani nie prowadzi ewidencji czasu pracy, więc listę płac trzeba policzyć gdzie indziej. Programy z zestawienia, które opisują tę funkcję w cenniku, wysyłają dane do ZUS same albo przez Płatnika.

Program kadrowo-płacowy w chmurze czy na komputerze?

W chmurze płacisz co miesiąc, ale aktualizacje przepisów i kopie zapasowe są po stronie producenta. Program na komputerze kupujesz raz, ale co roku płacisz za aktualizację i sam pilnujesz kopii danych osobowych pracowników. Przy jednej osobie robiącej płace różnica w koszcie jest niewielka.

Czy cena programu zależy od liczby pracowników?

W większości tak. Optima HR Basic kosztuje 167 zł do 20 osób i 250 zł do 50, Gratyfikant ma licencje na 30 i 50 pracowników, PMX na 3, 10 i 50. wFirma i moduły chmurowe Optimy limitu w cenniku nie podają.

Program policzy listę płac, ale nie powie, jak twoją firmę widzą ludzie, których szukasz. Ta sama mała firma, która wybiera program kadrowy, zwykle właśnie rekrutuje, a kandydat przed rozmową czyta opinie o pracodawcy. Jeśli rekrutujesz kilka osób w roku, porównaj też ceny systemów ATS, a opis firmy i odpowiedzi pod opiniami możesz prowadzić w profilu pracodawcy na Zpracy.