KADRY I UMOWY
Aneks do umowy o pracę i porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy
Wybierz zmianę i daty. Generator złoży projekt aneksu, policzy, ile zmiana pensji kosztuje firmę, i zatrzyma cię przy zapisie, który nie zadziała: obniżce wstecz, pensji poniżej minimum albo czwartej umowie terminowej.
Generator aneksu i kontrola zapisów
Wcześniejsza data niż podpis to data wsteczna.
Koszt firmy miesięcznie
+722,88 zł
8 433,60 zł → 9 156,48 zł na osobę
Rocznie dla 1 osoby
+8 675 zł
Z ZUS pracodawcy, FP i FGŚP
Pracownik dostanie na rękę
+409,15 zł
5 101,67 zł → 5 510,82 zł
-
Forma i termin
Aneks podpisują obie strony na papierze albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 29 § 4 k.p.), najpóźniej w dniu, od którego zmiana obowiązuje (art. 29 § 3(3)). Egzemplarz trafia do części B akt osobowych.
Projekt aneksu z twoimi datami i kwotami
Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy. Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm.) czytany w Dzienniku Ustaw razem z nowelizacjami, sprawdzone 6.10.2026 r. Stawki składek 2026.
Kodeks pracy z nowelizacjami do 6.10.2026 · Składki 2026 · Bez zapisywania danych
W skrócie
Aneks do umowy o pracę to pisemne porozumienie zmieniające, w którym pracodawca i pracownik zgodnie zmieniają warunki umowy: pensję, etat, stanowisko, miejsce pracy albo okres trwania. Działa od daty, którą wpiszą strony, bez okresu wypowiedzenia, ale tylko wtedy, gdy podpisze go pracownik.
Trzy zapisy unieważniają aneks albo jego skutek: obniżka z datą wsteczną (art. 84 k.p.), pensja poniżej minimum przy nowym etacie (4 806,00 zł na pełnym, 3 604,50 zł na 3/4) i przedłużenie umowy terminowej ponad trzy umowy albo 33 miesiące, po którym umowa z mocy prawa staje się bezterminowa.
Egzemplarz pracodawcy
Aneks nr 1
§ 1. od 01.11.2026
Egzemplarz pracownika
Aneks nr 1
§ 1. od 01.11.2026
Najważniejszy wybór
Porozumienie zmieniające a wypowiedzenie zmieniające
Ten sam cel, czyli nowe warunki pracy, i dwie zupełnie inne procedury. O tym, którą wybierasz, decyduje jedno: czy pracownik się zgadza.
| Kwestia | Aneks (porozumienie zmieniające) | Wypowiedzenie zmieniające |
|---|---|---|
| Kto decyduje | Obie strony, potrzebny podpis pracownika | Pracodawca jednostronnie |
| Od kiedy działa | Od daty wpisanej w aneksie, także od jutra | Po upływie okresu wypowiedzenia: 2 tygodnie, 1 albo 3 miesiące |
| Przyczyna | Niepotrzebna | Konkretna i prawdziwa, sąd ją sprawdza |
| Konsultacja ze związkiem | Nie | Tak, przy umowie na czas nieokreślony (art. 38 k.p.) |
| Pracownik chroniony | Można zawsze, za jego zgodą | Tylko w przypadkach z art. 43 k.p. |
| Gdy pracownik się nie zgodzi | Umowa trwa po staremu | Umowa rozwiązuje się z końcem okresu wypowiedzenia |
| Odwołanie do sądu | Brak, bo to umowa | Tak, w 21 dni od doręczenia |
| Odprawa | Nie | Możliwa przy 20 i więcej zatrudnionych, gdy pracownik odmówi |
Zacznij od aneksu, bo jest szybszy i nie da się go zaskarżyć. Jeżeli pracownik odmówi, terminy, połowę okresu na odmowę i koszt odprawy policzy kalkulator wypowiedzenia zmieniającego. Gdy obie strony chcą zakończyć współpracę, właściwym dokumentem jest porozumienie rozwiązujące, a terminy pokazuje kalkulator okresu wypowiedzenia.
Co zmienisz aneksem
Aneks do umowy o pracę przy zmianie wynagrodzenia, etatu i stanowiska
Siedem zmian, które najczęściej trafiają do aneksu, i to, na czym każda z nich się wykłada.
Zmiana wynagrodzenia
Wpisz nową kwotę brutto miesięcznie i składniki, nie samą różnicę. Podwyżkę możesz dać wstecz z wyrównaniem, obniżkę tylko od dnia podpisu albo później.
Zmiana etatu
Przy niepełnym etacie wpisz, od ilu godzin ponad wymiar należy się dodatek za nadgodziny (art. 151 § 5 k.p.). Minimum przy 3/4 etatu to 3 604,50 zł, przy 1/2 2 403,00 zł.
Zmiana stanowiska
Dołącz nowy zakres obowiązków. Jeżeli to zmiana na najwyżej 3 miesiące w roku, bez obniżki pensji i zgodna z kwalifikacjami, wystarczy polecenie (art. 42 § 4 k.p.).
Praca zdalna i miejsce pracy
Uzgodnienie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia nie wymaga formy pisemnej (art. 67(19) § 2 k.p.). Dochodzi obowiązek zwrotu kosztów albo ryczałtu.
Przedłużenie umowy terminowej
Każde przedłużenie aneksem to nowa umowa w limicie trzech umów i 33 miesięcy (art. 25(1) § 2 k.p.). Generator pokaże, którą umową jest twój aneks.
Umowa na czas nieokreślony
Najprostszy aneks: jedno zdanie o rodzaju umowy. Pracownik po 6 miesiącach może raz w roku o niego poprosić, odpowiadasz w ciągu miesiąca (art. 29(3) k.p.).
Przy pracy zdalnej kwotę ryczałtu, zwolnioną z PIT i ZUS, policzy kalkulator ryczałtu za pracę zdalną. Każdy aneks, który zmienia pensję, możesz też sprawdzić pod kątem całego kosztu etatu w kalkulatorze kosztów pracodawcy.
Zanim podpiszesz
Ile kosztuje firmę podwyżka wpisana w aneks
Pensja 7 000 zł brutto, umowa o pracę, PIT-2, bez PPK, pierwszy próg, stopa wypadkowa 1,67 %. Koszt firmy to brutto plus składki ZUS pracodawcy, Fundusz Pracy i FGŚP.
| Podwyżka brutto | Koszt firmy miesięcznie | Koszt firmy rocznie | Pracownik na rękę | Na 1 zł netto firma wydaje |
|---|---|---|---|---|
| 300 zł | 361,44 zł | 4 337,28 zł | 204,57 zł | 1,77 zł |
| 500 zł | 602,40 zł | 7 228,80 zł | 340,62 zł | 1,77 zł |
| 800 zł | 963,84 zł | 11 566,08 zł | 545,19 zł | 1,77 zł |
| 1 000 zł | 1 204,80 zł | 14 457,60 zł | 682,24 zł | 1,77 zł |
| 1 500 zł | 1 807,20 zł | 21 686,40 zł | 1 022,86 zł | 1,77 zł |
Podwyżka o 800 zł dla dziesięciu osób to 115 661 zł rocznie, a każda z nich zobaczy na koncie 545,19 zł więcej. Ta proporcja jest powodem, dla którego część firm zamiast stałej podwyżki wybiera premię albo benefity. Premię policzysz w kalkulatorze premii uznaniowej, benefity w kalkulatorze systemu kafeteryjnego.
Przykład z generatora
963,84 zł
miesięcznie więcej na osobę przy podwyżce z 7 000 zł do 7 800 zł brutto
Umowy na czas określony
Przedłużenie umowy aneksem i limit 33 miesięcy
Aneks przedłużający umowę terminową jest w świetle art. 25(1) § 2 k.p. zawarciem nowej umowy od dnia, w którym stara miała się skończyć.
Przykład liczony dziś: pierwsza umowa terminowa od 01.10.2024, obecna (druga) kończy się 31.10.2026, aneks przedłuża ją do 31.10.2027. Aneks jest trzecią umową, więc mieści się w limicie liczby umów, ale łącznie daje 37 miesięcy. Granica 33 miesięcy mija 30.06.2027, więc od 01.07.2027 pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony z mocy prawa, cokolwiek wpiszesz w aneksie.
- Czwarta umowa staje się umową na czas nieokreślony od dnia jej zawarcia (art. 25(1) § 3 k.p.).
- Przekroczenie 33 miesięcy działa od dnia następującego po ich upływie, bez względu na datę w aneksie.
- Wyjątki: zastępstwo, praca dorywcza i sezonowa, kadencja, obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy zgłaszane do OIP w 5 dni roboczych (§ 4 i 5).
Oś czasu umów terminowych
Umowa 1
Umowa 2
Aneks = umowa 3
Treść dokumentu
Co musi zawierać porozumienie zmieniające umowę o pracę
Sześć elementów w kolejności, w której sprawdza je inspektor pracy albo sąd. Generator w hero wypełnia je twoimi datami i kwotami.
-
1
Strony i data zawarcia
Pracodawca z osobą uprawnioną do reprezentacji (art. 3(1) k.p.) i pracownik. Data podpisu jest osobną datą od daty wejścia zmiany w życie.
-
2
Umowa, którą zmieniasz
Data zawarcia umowy o pracę i jej rodzaj. Bez tego przy kilku umowach nie wiadomo, której dotyczy aneks.
-
3
Nowe brzmienie postanowienia
Pełne nowe brzmienie zmienianego paragrafu, a nie samo „podwyższa się o 600 zł”. Przy pensji kwota brutto miesięcznie i składniki.
-
4
Data, od której zmiana obowiązuje
Niekorzystna nie może działać wstecz (art. 84 k.p.). Korzystna wstecz wymaga wyrównania i korekty list płac.
-
5
Pozostałe warunki bez zmian
Jedno zdanie, które zamyka spór, czy aneks ruszył coś jeszcze, na przykład premię albo czas pracy.
-
6
Podpisy obu stron
Forma pisemna albo kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 29 § 4 k.p.). Jeden egzemplarz dla pracownika, drugi do części B akt osobowych.
Po podpisaniu aneksu
Kandydaci widzą, jak firma zmienia warunki pracy
„Obniżyli pensję z dnia na dzień” albo „podwyżka co roku bez proszenia”: oba zdania trafiają do opinii o pracodawcy i zostają tam latami.
Polityka płacowa w profilu
W profilu pracodawcy opisujesz, jak często przeglądasz pensje i od czego zależy podwyżka. Kandydat czyta to obok opinii, zanim wyśle CV.
Odpowiedź pod opinią
Zarzut o zmianie warunków bez uprzedzenia możesz wyjaśnić publicznie pod opinią, bez ujawniania danych pracownika.
Opinie obecnego zespołu
Zaproś do opinii osoby, które podpisały aneks z podwyżką. Każda opinia przechodzi moderację, a firma nie może jej zmienić ani usunąć.
Profil pracodawcy na Zpracy kosztuje 199 zł miesięcznie albo 1 188 zł za rok, mniej niż roczny koszt podwyżki o 300 zł dla jednej osoby z tabeli powyżej.
Pytania, które padają najczęściej
Aneks do umowy o pracę w konkretnych odpowiedziach
Czy pracownik musi podpisać aneks do umowy o pracę?
Nie musi. Aneks to porozumienie, więc wymaga zgody obu stron. Odmowa podpisu nie jest naruszeniem obowiązków i nie może być przyczyną kary. Jeżeli pracodawca chce zmiany mimo braku zgody, zostaje mu wypowiedzenie zmieniające z okresem wypowiedzenia i uzasadnioną przyczyną (art. 42 k.p.).
Czym różni się aneks od porozumienia zmieniającego?
Niczym prawnie istotnym. „Aneks” to nazwa dokumentu, „porozumienie zmieniające” to nazwa czynności prawnej: obie strony zgodnie zmieniają umowę. Różnica istnieje dopiero wobec wypowiedzenia zmieniającego, które pracodawca składa jednostronnie i które biegnie przez okres wypowiedzenia.
Czy aneks do umowy o pracę może być z datą wsteczną?
Tylko na korzyść pracownika. Podwyżkę wstecz można wpisać, ale trzeba wypłacić wyrównanie i skorygować listy płac oraz deklaracje ZUS. Obniżka wstecz nie działa, bo za przepracowany okres wynagrodzenie jest już należne, a pracownik nie może się go zrzec (art. 84 k.p.).
Ile czasu ma pracownik na podpisanie aneksu?
Przepisy nie wyznaczają terminu. Pracodawca może wskazać termin na odpowiedź, ale jego upływ nie oznacza zgody: milczenie jest zgodą tylko przy wypowiedzeniu zmieniającym, i to po połowie okresu wypowiedzenia z pouczeniem (art. 42 § 3 k.p.). Aneks trzeba podpisać najpóźniej w dniu, od którego zmiana ma obowiązywać.
Co jeśli pracownik nie podpisze aneksu?
Umowa obowiązuje na dotychczasowych warunkach. Pracodawca może złożyć wypowiedzenie zmieniające, a gdy pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, umowa rozwiąże się z końcem tego okresu. Przy 20 i więcej zatrudnionych może wtedy należeć się odprawa.
Czy aneks przedłużający umowę na czas określony to nowa umowa?
Tak. Uzgodnienie dłuższego okresu umowy terminowej traktuje się jak zawarcie nowej umowy od dnia, w którym stara miała się skończyć (art. 25(1) § 2 k.p.). Liczy się więc do limitu trzech umów i 33 miesięcy. Czwarta umowa albo przekroczenie limitu oznacza umowę na czas nieokreślony.
Czy aneks do umowy o pracę można podpisać elektronicznie?
Tak, kwalifikowanym podpisem elektronicznym obu stron, bo zmiana umowy wymaga formy pisemnej (art. 29 § 4 k.p.), a podpis kwalifikowany jest jej równoważny. Zwykły mail albo skan nie wystarczy. Wyjątkiem jest uzgodnienie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, do którego art. 67(19) § 2 formy pisemnej nie wymaga.
Czy podwyżka wymaga aneksu do umowy o pracę?
Jeżeli pensja jest zapisana w umowie, jej zmiana jest zmianą umowy i wymaga formy pisemnej. W praktyce podwyżkę często daje się jednostronnym pismem pracodawcy, bo jest korzystna dla pracownika. Bezpieczniej podpisać aneks, który wskazuje nową kwotę brutto i datę, od której obowiązuje.
Następny krok
Pokaż kandydatom, jak u ciebie rosną pensje
Aneks załatwia sprawę z jednym pracownikiem. Opinie o pracodawcy załatwiają ją z każdym kandydatem, który przyjdzie po nim. Załóż profil pracodawcy, opisz zasady podwyżek, odpowiedz pod opiniami i zaproś do nich zespół.
Powiązane narzędzia dla pracodawcy
- Wypowiedzenie zmieniające: gdy pracownik nie podpisze aneksu.
- Kalkulator kosztów pracodawcy: pełny koszt etatu po zmianie pensji.
- Kalkulator premii uznaniowej: jednorazowa nagroda zamiast stałej podwyżki.
- Regulamin pracy: zasady, które obowiązują wszystkich bez aneksów.
- Jawność wynagrodzeń: kiedy pracownik zapyta, czemu jego aneks jest niższy niż kolegi.
Metoda: lista płac 2026 po zmianie minus lista płac przed zmianą, ten sam silnik co kalkulator wynagrodzeń. Podstawa prawna: Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm.), art. 18, 25(1), 29, 29(3), 42, 67(19) i 84, nowelizacje z lat 2025 i 2026 sprawdzone 6.10.2026 r.