Program do grafiku pracy cennik 8 aplikacji 2026

Program do grafiku pracy kosztuje w 2026 r. od 10 do 20 zł netto miesięcznie za pracownika albo od 23 do 389 zł miesięcznie ryczałtem za zespół lub lokalizację. Dla firmy z 10 osobami na zmianach to od 23 do 389 zł miesięcznie, dla 30 osób od 29 do 420 zł. Najtańsze są aplikacje z jedną ceną za firmę, a najdroższe te, które liczą za każdą placówkę.

Poniżej zestawiamy cenniki ośmiu programów do układania grafiku odczytane na stronach dostawców 9 października 2026 r., liczymy miesięczny koszt dla 10 i 30 pracowników i pokazujemy, od jakiej wielkości zespołu opłata za osobę zaczyna przegrywać z ryczałtem. Na końcu lista tego, co program musi pilnować z Kodeksu pracy, bo grafik, który łamie odpoczynek dobowy, jest tani tylko do pierwszej kontroli.

Program do grafiku pracy cennik 8 aplikacji

Kwoty są cenami z cenników dostawców. Większość podaje je netto, czyli do faktury dochodzi 23 % VAT. Ordio nie pisze w cenniku, czy kwota zawiera podatek, i zastrzega, że rozliczenie może nastąpić w euro. Przy płatności z góry za rok prawie każdy dostawca daje rabat, opisany w ostatniej kolumnie.

Harmonik i grafena. mają też bezpłatny plan, a pozostali dostawcy okres próbny (inEwi 14 dni, Proplanum 21 dni). Bezpłatne plany kończą się na pięciu pracownikach, więc dla sklepu czy restauracji z jedną pełną zmianą to wersja do sprawdzenia, a nie do pracy na co dzień.

Ile kosztuje program do grafiku dla 10 i 30 pracowników

Tabela liczy koszt miesięczny przy płatności co miesiąc, w najtańszym planie, który obsługuje daną liczbę osób. Przy Ordio przyjęliśmy jedną lokalizację. Firma z dwiema placówkami płaci tam podwójnie, a w programach liczących za osobę nie płaci nic więcej.

Rozrzut jest duży: przy 30 osobach najtańszy abonament kosztuje 29 zł, a najdroższy w tym zestawieniu 420,00 zł miesięcznie, czyli 5 040 zł rocznie. Różnica ceny nie bierze się z samego grafiku, bo ten robi każdy z ośmiu programów. Płacisz za to, co obok: rejestrację czasu pracy z telefonu, wnioski urlopowe, eksport do systemu płacowego i automatyczne układanie zmian według dyspozycyjności.

Za osobę czy ryczałtem, który model wychodzi taniej

Model za pracownika rośnie liniowo z zespołem, ryczałt skacze progami. Proste rachunki z cenników powyżej:

• GrafikPro przy 10 zł za osobę zrównuje się z ryczałtem GrafikGodzin (149 zł) przy 15 pracownikach. Poniżej opłaca się stawka za osobę, powyżej ryczałt, ale tylko do 50 osób, bo potem dochodzi 7 zł za każdą kolejną.
• Harmonik za 29 zł miesięcznie jest tańszy od każdego programu liczonego za osobę już przy trzech pracownikach. Cena jest promocyjna do końca 2026 r., po niej 39 zł, co nadal wygrywa przy czterech osobach i więcej.
• Ordio zaczyna się opłacać dopiero przy dużych zespołach w jednym miejscu. Za 389 zł miesięcznie w Kadromierzu w najtańszym pakiecie obsłużysz 29 osób.
• Płatność roczna obniża koszt o 15 do 20 %, ale przy pracy sezonowej, gdy latem zatrudniasz dwa razy więcej osób, elastyczna opłata za osobę miesięcznie bywa tańsza w skali roku.

Do kosztu abonamentu dolicz czas kierownika. Przy grafiku w arkuszu kierownik zmiany traci zwykle kilka godzin miesięcznie na przepisywanie, zamiany i pilnowanie odpoczynków. Ile realnie kosztuje firmę godzina pracy etatowego kierownika razem ze składkami, policzysz w kalkulatorze kosztów pracodawcy.

Co program do układania grafiku pracy musi pilnować z Kodeksu pracy

Grafik to w języku Kodeksu rozkład czasu pracy. Program, który pozwala ułożyć zmianę łamiącą te zasady bez ostrzeżenia, przerzuca ryzyko na pracodawcę. Przy wyborze sprawdź na wersji próbnej, czy aplikacja zatrzyma cię w tych sytuacjach:

• 11 godzin odpoczynku w każdej dobie (art. 132 § 1). Zamknięcie o 22.00 i otwarcie o 6.00 przez tę samą osobę to naruszenie.
• 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu (art. 133 § 1), obejmującego 11 godzin dobowego.
• 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym do 4 miesięcy (art. 129 § 1), chyba że firma stosuje równoważny system czasu pracy.
• Grafik na co najmniej miesiąc, przekazany co najmniej tydzień przed jego rozpoczęciem (art. 129 § 3), w postaci papierowej albo elektronicznej. Udostępnienie w aplikacji spełnia ten warunek, jeśli pracownik ma do niej dostęp.
• Wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, liczony z dni roboczych i świąt. Godziny ponad wymiar to nadgodziny z dodatkiem 50 albo 100 %, których stawki i limit opisujemy w tekście o płatnych godzinach nadliczbowych i limicie 150 godzin.

Zasady czasu pracy, długość okresu rozliczeniowego i systemy czasu pracy zapisuje się w regulaminie pracy. Firma od 50 osób musi go mieć, a obowiązkowe punkty sprawdzisz w sprawdzarce regulaminu pracy.

Grafik, urlopy i ewidencja w jednym czy w trzech programach

Grafik mówi, kto ma przyjść. Ewidencja czasu pracy mówi, kto przyszedł i ile pracował, i to ją pracodawca musi przechowywać w aktach (art. 149 k.p.). GrafikPro i inEwi sprzedają oba moduły w jednej cenie, Kadromierz i Ordio dokładają rozliczanie godzin w wyższych pakietach, a Harmonik i grafena. skupiają się na samym układaniu zmian. Jeśli rozważasz osobny system do rejestracji wejść i wyjść, porównaj go w naszym cenniku programów do ewidencji czasu pracy.

Urlopy to trzeci element tej samej układanki. Kierownik, który widzi zaplanowane urlopy w grafiku, nie układa zmiany na osobę, która będzie na Mazurach. Plan na przyszły rok z kontrolą obsady i 14 dni ciągłego wypoczynku przygotujesz w generatorze planu urlopów.

Grafik w opiniach pracowników

„Grafik na dzień przed”, „zmiany przesuwane z godziny na godzinę”, „po nocce od razu na rano”: takie zdania należą do najczęstszych zarzutów w opiniach o pracodawcach z handlu, gastronomii i logistyki. Kandydat na kasjera czy magazyniera czyta je przed rozmową, a rekrutujący na zmiany często słyszy pytanie o grafik jako jedno z pierwszych. Jak takie rozmowy przebiegają w konkretnych firmach, widać w opisach etapów rekrutacji i pytań zadawanych na rozmowach.

Program do grafiku usuwa źródło części tych opinii, bo publikacja grafiku tydzień wcześniej przestaje zależeć od pamięci kierownika. Drugą połowę robi profil pracodawcy na Zpracy: opisujesz w nim system zmian, zasady zamian i termin publikacji grafiku, a pod opinią o chaosie w grafiku odpowiadasz publicznie, co się zmieniło i od kiedy. Każda opinia przechodzi moderację, a firma nie może jej zmienić ani usunąć.

Najczęstsze pytania o programy do grafiku pracy

Ile kosztuje program do grafiku pracy?

Od 10 do 20 zł netto miesięcznie za pracownika w programach liczących za osobę (GrafikPro, inEwi, Kadromierz, Proplanum) albo od 23 do 389 zł miesięcznie ryczałtem (grafena., Harmonik, GrafikGodzin, Ordio). Dla 10 pracowników to od 23 do 389 zł miesięcznie, przy płatności rocznej o 15 do 20 % mniej.

Czy jest darmowy program do grafiku pracy?

Tak, ale z limitem. Harmonik i grafena. mają bezpłatne plany do pięciu pracowników, a pozostali dostawcy dają okres próbny (inEwi 14 dni, Proplanum 21 dni). Przy zespole większym niż pięć osób każda z tych aplikacji wymaga płatnego planu, więc darmowa wersja służy do sprawdzenia programu przed zakupem.

Jaki program do układania grafiku pracy wybrać dla małej firmy?

Przy 5 do 15 osobach w jednym miejscu najtańszy jest ryczałt za firmę (Harmonik, grafena.). Gdy potrzebujesz też rejestracji czasu pracy z telefonu i wniosków urlopowych, rozsądniej wypada program liczony za osobę z tymi modułami w cenie, jak GrafikPro czy inEwi. Przy kilku placówkach unikaj cen za lokalizację.

Z jakim wyprzedzeniem trzeba przekazać grafik pracy?

Co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Grafik musi obejmować co najmniej jeden miesiąc i może mieć postać papierową albo elektroniczną, więc publikacja w aplikacji wystarcza, o ile każdy pracownik ma do niej dostęp.

Czy program do grafiku pracy zastępuje ewidencję czasu pracy?

Nie. Grafik to plan, a ewidencja to zapis faktycznie przepracowanych godzin, który pracodawca musi prowadzić i przechowywać dla każdego pracownika. Część programów (GrafikPro, inEwi, wyższe pakiety Kadromierza i Ordio) prowadzi oba, pozostałe trzeba połączyć z osobnym systemem albo listą obecności.