Regulamin pracy zdalnej musi mieć każda firma, w której ktoś pracuje z domu regularnie, a nie tylko okazjonalnie, i w której nie ma związku zawodowego ani porozumienia z nim. Kodeks pracy wymienia osiem rzeczy, które trzeba w nim określić, od grup pracowników po serwis sprzętu (art. 6720 § 6). Najdroższy błąd to brak zasad ryczałtu: zaległy zwrot kosztów przedawnia się dopiero po trzech latach, więc dla 10 osób na pełnej pracy zdalnej to około 18 360 zł do dopłaty naraz.
Poniżej lista obowiązkowych elementów z komentarzem, tryb wprowadzenia regulaminu krok po kroku, sytuacje, w których regulaminu nie potrzebujesz, i rachunek kosztu błędu. Kwotę ryczałtu do wpisania w dokument policzy kalkulator ryczałtu za pracę zdalną dla firmy.
Kiedy firma musi mieć regulamin pracy zdalnej
Kodeks daje trzy poziomy, na których ustala się zasady pracy zdalnej, i stosuje je w kolejności. Jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, zasady określa się w układzie zbiorowym albo w porozumieniu ze związkiem (art. 6720 § 1). Regulamin wydajesz dopiero wtedy, gdy porozumienia nie uda się zawrzeć w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu (§ 3). Jeżeli związków nie ma, co dotyczy większości firm do kilkuset osób, zasady określasz w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u ciebie (§ 4).
Regulamin nie jest warunkiem legalności pracy zdalnej. Paragraf 5 pozwala ją wykonywać bez niego, ale wtedy te same zasady musisz opisać w porozumieniu z każdym pracownikiem osobno albo w poleceniu pracy zdalnej. Przy dwóch osobach to wygodne. Przy dwudziestu oznacza dwadzieścia różnych dokumentów, które trzeba zmieniać po kolei przy każdej podwyżce cen prądu.
Regulaminu nie potrzebujesz w ogóle przy okazjonalnej pracy zdalnej. Pracownik może na swój wniosek pracować z domu do 24 dni w roku kalendarzowym, a do takiej pracy nie stosuje się przepisów o uzgadnianiu, regulaminie i zwrocie kosztów (art. 6733 § 2). Warunek jest jeden: ktoś musi te dni liczyć. Firma, która pozwala „czasem popracować z domu" i nie prowadzi ewidencji, po 24. dniu ma zwykłą pracę zdalną bez żadnych zasad.
Regulamin pracy zdalnej, osiem obowiązkowych elementów
Art. 6720 § 6 Kodeksu pracy wymienia, co regulamin albo porozumienie określa „w szczególności". To minimum, które sprawdzi inspektor pracy:
| Element z art. 6720 § 6 | Co konkretnie wpisać | Częsty błąd |
|---|---|---|
| 1. Grupy pracowników objęte pracą zdalną | Stanowiska albo działy, na przykład „księgowość, obsługa klienta, IT" | „Wszyscy pracownicy", także magazyn i produkcja, gdzie praca zdalna jest niemożliwa |
| 2. Zasady pokrywania kosztów | Które koszty firma pokrywa: prąd, internet, eksploatacja sprzętu | Brak zapisu, bo „pracownik i tak ma internet" |
| 3. Zasady ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu | Metoda liczenia: moc urządzeń, godziny, cena kWh, część abonamentu, stawka dzienna | Sama kwota bez metody, której nie da się obronić |
| 4. Porozumiewanie się i potwierdzanie obecności | Komunikator, godziny dostępności, sposób potwierdzenia rozpoczęcia pracy | Wymóg włączonej kamery przez cały dzień |
| 5. Kontrola wykonywania pracy | Kto kontroluje, jak często, w jakich godzinach | Kontrola bez uprzedzenia albo poza godzinami pracy |
| 6. Kontrola bezpieczeństwa i higieny pracy | Tryb wizyty w miejscu pracy zdalnej, uzgadniany z pracownikiem | Pominięcie, bo „w domu nie ma BHP" |
| 7. Ochrona informacji i danych osobowych | Procedury, szkolenie, zakazy (drukowanie, prywatne urządzenia, narzędzia zewnętrzne) | Ogólne odesłanie do polityki RODO bez zasad dla pracy z domu |
| 8. Instalacja, inwentaryzacja, serwis sprzętu | Kto instaluje oprogramowanie, jak zgłasza się awarię, jak wygląda zwrot sprzętu | Brak procedury zwrotu laptopa po odejściu pracownika |
Punkt trzeci budzi najwięcej sporów, bo Kodeks nie podaje kwoty ryczałtu. Wymaga za to, żeby odpowiadała przewidywanym kosztom i uwzględniała normy zużycia energii, koszty usług telekomunikacyjnych oraz udokumentowane ceny rynkowe (art. 6724 § 4 i 5). Przy firmowym laptopie z monitorem i cenie 1,10 zł za kWh wychodzi 51 zł miesięcznie przy pełnej pracy zdalnej i 20 zł przy dwóch dniach w tygodniu. W regulaminie lepiej zapisać metodę i stawkę dzienną niż samą kwotę: przy zmianie taryfy aktualizujesz jedną liczbę w załączniku.
Punkt siódmy ma dziś jeszcze jeden wymiar, o którym dwa lata temu nikt nie pisał. Pracownik zdalny sam decyduje, do jakiego narzędzia wklei treść umowy klienta albo listę płac do „szybkiego podsumowania". Dobry regulamin wskazuje z nazwy narzędzia dopuszczone w firmie, a wybór najłatwiej zrobić, przeglądając dostępne narzędzia AI dla firm pod kątem tego, gdzie trafiają wprowadzane dane. Zakaz ogólny, bez listy dozwolonych narzędzi, działa w praktyce tak, że ludzie korzystają z prywatnych kont.
Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej krok po kroku
- Ustal, czy działa związek zawodowy. Jeśli tak, zaczynasz od projektu porozumienia i czekasz 30 dni. Zawarte porozumienie podlega wpisowi do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (art. 6720 § 8). Jeśli związku nie ma, przechodzisz do konsultacji z przedstawicielami pracowników.
- Przygotuj ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. Musi uwzględniać wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i warunki psychospołeczne (art. 6731 § 5). Kodeks pozwala zrobić jedną uniwersalną ocenę dla grupy stanowisk, więc dla stanowisk biurowych wystarcza jeden dokument.
- Napisz informację o zasadach BHP. Organizacja stanowiska z uwzględnieniem ergonomii, zasady bezpiecznej pracy, czynności po jej zakończeniu i postępowanie w sytuacjach awaryjnych.
- Skonsultuj projekt regulaminu z przedstawicielami pracowników i zachowaj ślad konsultacji: mail z projektem, uwagi, odpowiedź.
- Podaj regulamin do wiadomości i zbierz od każdej osoby dwa oświadczenia przed dopuszczeniem do pracy zdalnej: o zapoznaniu się z oceną ryzyka i zasadami BHP (§ 6) oraz o tym, że stanowisko w domu zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki (§ 7). Bez drugiego oświadczenia pracownika nie wolno dopuścić do pracy zdalnej.
- Przekaż informację o jednostce i osobie do kontaktu najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej: w której jednostce jest stanowisko i kto odpowiada za współpracę oraz kontrolę (art. 6721).
Przy nowym pracowniku zatrudnianym od razu zdalnie na stanowisko administracyjno-biurowe szkolenie wstępne BHP może odbyć się w całości na odległość (art. 6731 § 2). Pozostałe elementy wdrożenia takiej osoby zbiera plan onboardingu pracownika.
Wnioski, których nie możesz odrzucić bez uzasadnienia
Regulamin ustala zasady, ale nie daje firmie pełnej swobody w tym, komu praca zdalna przysługuje. Wniosek pracownicy w ciąży, rodzica dziecka do 4. roku życia, opiekuna osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności oraz rodziców wskazanych w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 musisz uwzględnić, chyba że nie pozwala na to organizacja albo rodzaj pracy (art. 6719 § 6). Odmowę z podaniem przyczyny przekazujesz na piśmie albo elektronicznie w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.
Dwie zasady, o które firmy potykają się najczęściej. Odmowa pracownika na pracę zdalną ani jego wniosek o powrót do biura nie mogą być przyczyną wypowiedzenia (art. 6723). A gdy praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, każda strona może zażądać powrotu do poprzednich warunków, z terminem nie dłuższym niż 30 dni (art. 6722). Wobec osób uprzywilejowanych firma może to zrobić tylko ze względu na organizację albo rodzaj pracy.
Ile kosztuje brak regulaminu albo źle policzony ryczałt
Brak regulaminu sam w sobie nie ma osobnej grzywny. Grzywna grozi za to, co z niego wynika. Niewypłacenie ryczałtu to niewypłacenie świadczenia przysługującego pracownikowi, czyli wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł. Dopuszczenie do pracy zdalnej bez oceny ryzyka i oświadczenia o warunkach BHP to naruszenie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy z art. 283 § 1, z tą samą widełką.
Grzywna jest zwykle mniejszym problemem niż zaległość. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po trzech latach (art. 291 § 1), więc firma, która nigdy nie płaciła ryczałtu, może dostać żądanie za 36 miesięcy wstecz. Rachunek przy wartościach z kalkulatora:
| Sytuacja | Ryczałt miesięcznie | 10 osób, 3 lata wstecz |
|---|---|---|
| Hybryda 2 dni w tygodniu, sprzęt firmowy | 20 zł | 7 200 zł |
| Pełna praca zdalna, sprzęt firmowy | 51 zł | 18 360 zł |
| Pełna praca zdalna, sprzęt pracownika | 162 zł | 58 320 zł |
Takie żądanie rzadko przychodzi od pracownika, który dalej pracuje w firmie. Przychodzi od tego, który właśnie odszedł, razem z opinią o firmie w internecie. Dlatego porządek w pracy zdalnej warto zrobić razem z przeglądem regulaminu pracy i dokumentów, o które pyta inspekcja pracy przy kontroli.
Regulamin pracy zdalnej a ryczałt, podatek i składki
Ryczałt, ekwiwalent i pokrycie kosztów pracy zdalnej nie są przychodem pracownika w rozumieniu ustawy o PIT (art. 6725 k.p.). Skoro nie ma przychodu, nie ma też podstawy składek ZUS, co ZUS potwierdził w interpretacji DI/100000/43/891/2024 z 17 grudnia 2024 r. Dla firmy oznacza to, że złotówka ryczałtu kosztuje złotówkę. Ta sama kwota netto wypłacona jako podwyżka przy pensji 7 000 zł kosztuje 90,51 zł miesięcznie na osobę, czyli dla 10 osób 4 741 zł więcej rocznie.
Warunek jest jeden i wynika z tego samego przepisu: ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom. Kwota wyraźnie zawyżona, na przykład 400 zł przy hybrydzie, to w praktyce wynagrodzenie, od którego ZUS może naliczyć składki. Dlatego metoda liczenia w regulaminie chroni firmę z obu stron: przed zarzutem zaniżenia od pracownika i przed zarzutem ukrytej pensji od ZUS.
Czy regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy?
Nie w każdej firmie. Jeżeli działa związek zawodowy, zasady ustala się najpierw w porozumieniu z nim. Jeżeli związku nie ma, regulamin wydajesz po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Bez regulaminu praca zdalna jest dopuszczalna, ale każde porozumienie z pracownikiem musi wtedy samo opisać koszty, kontrolę i BHP.
Czy regulamin pracy zdalnej trzeba zgłosić do PIP?
Nie. Regulamin pracy zdalnej nie wymaga zgłoszenia do inspekcji pracy ani rejestracji. Wpisowi do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy podlega tylko informacja o porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi (art. 6720 § 8). Inspektor sprawdzi regulamin dopiero przy kontroli, razem z oświadczeniami BHP i listą wypłat ryczałtu.
Czy regulamin pracy zdalnej musi być osobnym dokumentem?
Nie musi. Zasady pracy zdalnej można dopisać jako rozdział regulaminu pracy, o ile przeszły tryb z art. 6720, czyli porozumienie ze związkiem albo konsultację z przedstawicielami. Osobny dokument jest jednak praktyczniejszy, bo zmienia się częściej: ryczałt aktualizujesz przy każdej zmianie taryfy, a regulamin pracy latami stoi bez zmian.
Zpracy · Sprawdź firmę
Sprawdź pracodawcę, zanim zaaplikujesz
Moderowane opinie o firmach, realne widełki płacowe i ocena kultury w jednym świadectwie firmy. Z prawem do odpowiedzi pracodawcy i zgodnie z RODO.