PRACA ZDALNA W FIRMIE
Wpisz liczbę osób, dni zdalne, cenę prądu i abonament. Kalkulator poda kwotę do regulaminu, stawkę dzienną i roczny koszt dla całego zespołu, a obok to, ile kosztowałaby ta sama kwota wypłacona jako podwyżka.
Kalkulator ryczałtu za pracę zdalną dla firmy
Ryczałt na osobę, miesięcznie
51 zł
2,43 zł za dzień zdalny, bez PIT i ZUS
Koszt firmy, 10 osób, rok
6 120 zł
510 zł miesięcznie
Ta sama kwota jako podwyżka
10 861 zł
rocznie, czyli 4 741 zł więcej
Z czego składa się ryczałt
85 W przez 8,0 h i 21 dni to 14,28 kWh. Suma 50,71 zł zaokrąglona w górę do pełnego złotego.
Cena kWh i abonament to przykład: wpisz stawki z faktur, bo art. 6724 § 5 k.p. każe liczyć ryczałt z norm zużycia i udokumentowanych cen. Podwyżka liczona od pensji 7 000 zł brutto na umowie o pracę, ze składkami pracodawcy, bez PPK. Stan prawny: Kodeks pracy Dz.U. 2026 poz. 1245. Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy.
Kodeks pracy Dz.U. 2026 poz. 1245 · Art. 6724 i 6725 · Bez zapisywania danych
W skrócie
Ryczałt za pracę zdalną to stała miesięczna kwota, którą firma płaci pracownikowi zamiast zwracać mu każdy rachunek za prąd i internet. Kodeks pracy nie podaje stawki: ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom, liczonym z norm zużycia energii, kosztu usług telekomunikacyjnych i zużycia sprzętu (art. 6724 § 4 i 5).
Przy firmowym laptopie z monitorem, 8 godzinach dziennie i 1,10 zł za kWh wychodzi 51 zł miesięcznie na osobę przy pełnej pracy zdalnej. Ryczałt nie jest przychodem w PIT, więc nie płacisz od niego ani podatku, ani składek. Dla 10 osób to 6 120 zł rocznie, a ta sama kwota netto jako podwyżka kosztowałaby firmę 10 861 zł.
Ekwiwalent czy ryczałt
Kodeks daje firmie wybór formy, ale nie wybór, czy płacić. Ryczałt zastępuje oba pozostałe sposoby i dlatego jest najczęstszy.
Art. 6724 § 1 pkt 2
Pracownik przynosi rachunki, firma zwraca część związaną z pracą. Uczciwe co do złotówki, ale wymaga wyodrębnienia prądu i internetu zużytych na pracę z domowej faktury, co w praktyce jest niewykonalne co miesiąc.
Dla kogo. Jedna, dwie osoby z nietypowym sprzętem.
Art. 6724 § 3
Gdy pracownik pracuje na swoim laptopie i monitorze. Strony ustalają kwotę za zużycie sprzętu. Przy laptopie za 4 000 zł używanym 36 miesięcy to około 111 zł miesięcznie, doliczane do prądu i internetu.
Dla kogo. Firmy bez parku sprzętowego, freelancerzy przechodzący na etat.
Art. 6724 § 4
Stała kwota zamiast zwrotu i ekwiwalentu, liczona raz z norm zużycia i cen rynkowych, wpisana do regulaminu albo porozumienia. Jedna linijka na liście płac, zero rachunków do sprawdzania.
Dla kogo. Każda firma, w której pracę zdalną wykonuje więcej niż kilka osób.
Ryczałt za pracę zdalną 2026
Laptop 50 W, monitor 25 W, oświetlenie 10 W, 8 godzin dziennie, 1,10 zł za kWh, połowa abonamentu 70 zł na pracę przy 21 dniach zdalnych. Kwoty zaokrąglone w górę do pełnego złotego.
| Model pracy | Dni / mies. | kWh | Prąd | Internet | Sprzęt | Ryczałt | 10 osób, rok |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hybryda 1 dzień w tygodniu | 4 | 2,72 | 2,99 zł | 6,67 zł | firmowy | 10 zł | 1 200 zł |
| Hybryda 2 dni w tygodniu | 8 | 5,44 | 5,98 zł | 13,33 zł | firmowy | 20 zł | 2 400 zł |
| Hybryda 3 dni w tygodniu | 13 | 8,84 | 9,72 zł | 21,67 zł | firmowy | 32 zł | 3 840 zł |
| Pełna praca zdalna | 21 | 14,28 | 15,71 zł | 35,00 zł | firmowy | 51 zł | 6 120 zł |
| Pełna praca zdalna, własny sprzęt | 21 | 14,28 | 15,71 zł | 35,00 zł | 111,11 zł | 162 zł | 19 440 zł |
69 %
Tyle ryczałtu w przykładzie to internet, a nie prąd. Laptop z monitorem zużywa w miesiącu około 14 kWh. Spór z pracownikiem o „za niski ryczałt" niemal zawsze dotyczy abonamentu, więc to ten parametr warto udokumentować.
2,43 zł
Stawka za jeden dzień pracy zdalnej. Przy hybrydzie z różną liczbą dni w domu prościej wpisać do regulaminu stawkę dzienną niż miesięczną i mnożyć ją przez dni z ewidencji.
75,13 zł
Tyle brutto podwyżki przy pensji 7 000 zł daje pracownikowi te same 51 zł netto co ryczałt. Firmę kosztuje to 90,51 zł miesięcznie ze składkami, bo od ryczałtu nie płaci się ani PIT, ani ZUS.
Jak ustalić ryczałt
Art. 6724 § 5 k.p. mówi wprost, co bierze się pod uwagę. Firma, która ma to na piśmie, nie przegrywa sporu o wysokość ryczałtu.
1
Moc z tabliczki znamionowej albo karty katalogowej laptopa, monitora i lampki. Dla stanowisk z dwoma monitorami licz osobno. To są „normy zużycia energii" z Kodeksu.
2
Cenę kWh brutto z aktualnej taryfy sprzedawcy albo faktury, abonament z typowej oferty w regionie. Zachowaj wydruk albo zrzut, bo Kodeks mówi o cenach „udokumentowanych".
3
Moc razy godziny razy dni daje kWh, do tego część abonamentu i zużycie sprzętu, jeśli jest własny. Zaokrąglenie w górę do pełnego złotego usuwa zarzut zaniżenia.
4
W regulaminie albo porozumieniu opisz sposób liczenia, stawkę dzienną i zasadę pomniejszania za nieobecności. Przy zmianie cen prądu aktualizujesz jedną liczbę, a nie cały dokument.
Okazjonalna praca zdalna
Okazjonalna praca zdalna na wniosek pracownika jest wyłączona z obowiązku pokrycia kosztów (art. 6733 § 2 k.p.). Limit to 24 dni w roku kalendarzowym. Firma, która pozwala „od czasu do czasu" pracować z domu, ale nie liczy tych dni, po cichu przechodzi w zwykłą pracę zdalną: wtedy należy się ryczałt, ocena ryzyka zawodowego i oświadczenie o warunkach BHP.
Ryczałt, grupy pracowników, zasady kontroli i BHP muszą znaleźć się w regulaminie albo porozumieniu (art. 6720 § 6). Osiem obowiązkowych elementów, tryb konsultacji i koszt błędu opisuje wpis regulamin pracy zdalnej dla pracodawcy.
Błędy, które widzi inspektor
Każdy z nich wygląda na oszczędność, dopóki pracownik nie zapyta o podstawę albo nie przyjdzie kontrola.
Symboliczne 10 zł dla wszystkich
Kwota, która nie wynika z żadnego wyliczenia, nie „odpowiada przewidywanym kosztom". Pracownik z dwoma monitorami i pełną pracą zdalną może żądać różnicy, a przy kontroli inspekcji pracy brak metodologii to pierwsze pytanie.
Ryczałt zamiast części pensji
Obniżenie wynagrodzenia i „oddanie" różnicy w ryczałcie wolnym od składek to ukryte wynagrodzenie. ZUS doliczy je do podstawy, a obniżka pensji bez wypowiedzenia zmieniającego jest nieskuteczna.
Brak regulaminu, praca zdalna „na słowo"
Bez regulaminu albo porozumienia każda umowa z pracownikiem musi osobno opisać koszty, kontrolę i BHP. Przy kilkunastu osobach to kilkanaście różnych ustaleń. Uporządkowanie tego razem z regulaminem pracy zajmuje jeden cykl konsultacji.
Pytania, które padają najczęściej
Kodeks pracy nie podaje kwoty. Ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom pracownika (art. 67 z indeksem 24 § 4 k.p.), więc liczysz go z norm zużycia prądu, kosztu internetu i sprzętu. Przy firmowym laptopie i monitorze, 8 godzinach dziennie i cenie 1,10 zł za kWh wychodzi 51 zł miesięcznie przy pełnej pracy zdalnej i 20 zł przy dwóch dniach w tygodniu.
Obowiązkowe jest pokrycie kosztów pracy zdalnej: prądu, internetu i eksploatacji sprzętu (art. 67 z indeksem 24 § 1 k.p.). Ryczałt to jedna z trzech form, obok zwrotu faktycznych kosztów i ekwiwalentu za własny sprzęt. Jest najprostszy w rozliczeniu, dlatego wybiera go większość firm. Obowiązek nie dotyczy okazjonalnej pracy zdalnej do 24 dni w roku.
Nie. Art. 67 z indeksem 25 k.p. stanowi, że ryczałt, ekwiwalent i pokrycie kosztów pracy zdalnej nie są przychodem w rozumieniu ustawy o PIT. Skoro nie ma przychodu, nie ma też podstawy składek ZUS, co ZUS potwierdził w interpretacji DI/100000/43/891/2024. Warunek: kwota musi odpowiadać realnym kosztom, a nie być ukrytą podwyżką.
Tak. To wydatek, który firma ponosi z mocy Kodeksu pracy w związku z zatrudnieniem, więc co do zasady stanowi koszt uzyskania przychodu w CIT albo PIT przedsiębiorcy. Ujmuje się go w kosztach w miesiącu wypłaty. Dla firmy liczy się też to, że nie płaci od niego składek pracodawcy, więc złotówka ryczałtu kosztuje dokładnie złotówkę.
Nie. Ryczałt jest zwrotem kosztów, a nie zapłatą za pracę. Nie wlicza się go do minimalnego wynagrodzenia, do podstawy wynagrodzenia chorobowego, urlopowego ani do podstawy odprawy. Dlatego nie wolno obniżyć pensji i „oddać" różnicy w ryczałcie: pracownik traci na tym podstawę świadczeń, a inspekcja pracy czyta to jako obejście przepisów.
Przepisy o pracy zdalnej z Kodeksu pracy dotyczą pracowników, także zatrudnionych na podstawie powołania, wyboru czy mianowania (art. 67 z indeksem 34). Zleceniobiorca nie jest pracownikiem, więc firma nie ma ustawowego obowiązku płacenia mu ryczałtu ani ekwiwalentu. Zwrot kosztów można jednak zapisać w umowie zlecenia, jeśli taka jest wola stron.
Ryczałt ma pokrywać koszty pracy wykonywanej w domu, a w dniach urlopu czy choroby pracownik tych kosztów w związku z pracą nie ponosi. Regulamin albo porozumienie może więc przewidzieć pomniejszenie ryczałtu proporcjonalnie do dni nieobecności. Kalkulator wyżej podaje stawkę dzienną, którą wystarczy pomnożyć przez liczbę dni faktycznej pracy zdalnej.
Nie. Okazjonalna praca zdalna na wniosek pracownika, do 24 dni w roku kalendarzowym, jest wyłączona z art. 67 z indeksem 24 (art. 67 z indeksem 33 § 2 k.p.), więc obowiązek pokrycia kosztów jej nie obejmuje. Firma może płacić dobrowolnie, ale gdy pracownik pracuje z domu częściej niż 24 dni w roku, to już zwykła praca zdalna z pełnym obowiązkiem zwrotu kosztów.
Następny krok
Kandydat, który wybiera między dwiema ofertami, sprawdza, jak firma naprawdę traktuje pracę z domu: czy płaci za prąd i internet, czy każe wracać do biura z dnia na dzień, czy kontroluje uczciwie. Te odpowiedzi znajduje w opiniach byłych i obecnych pracowników.
Profil pracodawcy na Zpracy daje ci oficjalną odpowiedź pod każdą opinią i miejsce, w którym opiszesz zasady pracy zdalnej własnymi słowami. Kosztuje 199 zł miesięcznie albo 1 188 zł za rok.
Powiązane narzędzia dla pracodawcy
Podstawa prawna całej strony: Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245, art. 6718 do 6734; interpretacja ZUS DI/100000/43/891/2024 z 17 grudnia 2024 r. Tekst ustawy pobrany z Dziennika Ustaw. Strona nie jest poradą prawną ani podatkową.