KADRY I PŁACE
Regulamin wynagradzania pracowników z generatorem projektu i terminem wejścia w życie
Wpisz liczbę pracowników i datę ogłoszenia. Generator powie, czy regulamin jest obowiązkowy, policzy dzień wejścia w życie i złoży projekt z dodatkami, których Kodeks nie pozwala obniżyć.
Generator regulaminu wynagradzania
Twoja sytuacja
Musisz mieć regulamin
art. 77(2) § 1 k.p.
Wchodzi w życie
24.10.2026
2 tygodnie od 09.10.2026
Dodatek nocny za godzinę
5,46 zł
176 h w miesiącu wejścia
Przy 60 pracownikach bez układu zbiorowego warunki wynagradzania ustala się w regulaminie wynagradzania. To obowiązek, nie wybór.
-
Nagroda bez kryteriów automatycznych
Gdy przy nagrodzie wpiszesz warunki typu „wykonanie planu w 100 %”, sąd uzna ją za premię regulaminową z roszczeniem o wypłatę.
-
Dzień wypłaty wolny od pracy
Gdy 10. dzień miesiąca wypadnie w sobotę, niedzielę albo święto, wynagrodzenie wypłacasz dzień wcześniej (art. 85 § 3). Termin później niż 10. dzień następnego miesiąca jest niedozwolony (art. 85 § 2).
-
Kandydat dostaje wyciąg z regulaminu
Od 24.12.2025 osoba ubiegająca się o pracę otrzymuje razem z widełkami odpowiednie postanowienia regulaminu wynagradzania dla swojego stanowiska (art. 18(3ca) § 1 pkt 2 k.p.). Przygotuj wyciąg do każdej tabeli stanowisk.
Projekt regulaminu z twoimi datami
Nic nie zapisujemy i nic nie wysyłamy. Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245, tekst jednolity z 1 września 2026 r.) i ustawa o układach zbiorowych pracy (Dz.U. 2025 poz. 1661), sprawdzone 8.10.2026 r.
Tekst jednolity Kodeksu pracy Dz.U. 2026 poz. 1245 · Sprawdzone 8.10.2026 · Bez zapisywania danych
W skrócie
Regulamin wynagradzania to wewnętrzny akt pracodawcy, który ustala stawki, dodatki, premie i termin wypłaty dla wszystkich pracowników naraz. Jest obowiązkowy od 50 pracowników bez układu zbiorowego, a przy 20 do 49 pracownikach wtedy, gdy zażąda go zakładowa organizacja związkowa. Wchodzi w życie dwa tygodnie po podaniu do wiadomości.
Od 13 grudnia 2025 r. art. 77(2) § 5 Kodeksu odsyła do nowej ustawy o układach zbiorowych pracy (Dz.U. 2025 poz. 1661). Praktyczny skutek: postanowienia korzystniejsze dla ludzi zastępują umowy z mocy prawa, a mniej korzystne wymagają wypowiedzenia zmieniającego każdej osobie, której dotyczą.
Załącznik nr 1
Tabela stanowisk
Regulamin wynagradzania
Podano do wiadomości 09.10.2026
Obowiązuje od 24.10.2026
Art. 77(2) Kodeksu pracy
Kto musi mieć regulamin wynagradzania
Trzy progi i jeden wyjątek. O obowiązku decyduje liczba osób na umowie o pracę, obecność związku i to, czy firmę obejmuje układ zbiorowy.
| Stan zatrudnienia | Związek zawodowy | Regulamin | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Od 50 pracowników | Bez znaczenia | Obowiązek | art. 77(2) § 1 k.p. |
| Od 20 do 49 pracowników | Związek złożył wniosek | Obowiązek | art. 77(2) § 1(2) k.p. |
| Od 20 do 49 pracowników | Brak związku albo brak wniosku | Dobrowolnie | art. 77(2) § 1(1) k.p. |
| Mniej niż 20 pracowników | Bez znaczenia | Dobrowolnie | art. 77(2) § 1(1) k.p. |
| Pracownicy objęci układem zbiorowym | Bez znaczenia | Regulamin zbędny | art. 77(2) § 3 k.p. |
Liczą się osoby, nie etaty
Dwie osoby na pół etatu to dwóch pracowników. Zleceniobiorców, współpracowników na B2B i pracowników tymczasowych z agencji do tego progu nie wliczasz.
Próg przekraczasz w trakcie roku
Kodeks nie daje okresu przejściowego. Pięćdziesiąta umowa o pracę oznacza, że warunki płacy powinny już wynikać z regulaminu, więc projekt warto mieć gotowy przy 45 osobach.
Związek zmienia dwie rzeczy
Przy 20 do 49 osobach jego wniosek tworzy obowiązek. Przy każdej liczbie osób regulamin trzeba z nim uzgodnić, a Kodeks nie daje tu wyjścia po nieudanych rozmowach.
Treść regulaminu
Co musi zawierać regulamin wynagradzania
Cztery składniki mają minimum ustawowe i regulamin może dać tylko więcej. Pozostałe są dobrowolne, ale po wpisaniu wiążą tak samo jak pensja.
| Składnik | Minimum albo zasada | Charakter |
|---|---|---|
| Dodatek za nadgodziny | 50 % wynagrodzenia, 100 % w nocy, w niedziele i święta (art. 151(1) k.p.) | Ustawowy |
| Dodatek za pracę w nocy | 20 % stawki godzinowej z minimalnego wynagrodzenia (art. 151(8) k.p.) | Ustawowy |
| Wynagrodzenie za przestój | Stawka z osobistego zaszeregowania, nie mniej niż minimalne wynagrodzenie (art. 81 § 1 k.p.) | Ustawowy |
| Odprawa emerytalna i rentowa | Jednomiesięczne wynagrodzenie, jeden raz w karierze (art. 92(1) k.p.) | Ustawowy |
| Premia regulaminowa (za wynik) | Brak. Po spełnieniu warunków pracownik ma do niej roszczenie | Dobrowolny |
| Premia uznaniowa (nagroda) | Brak. Bez sztywnych kryteriów, inaczej staje się premią regulaminową | Dobrowolny |
| Dodatek stażowy | Brak w firmach prywatnych. Gdy go wpiszesz, wiąże jak każdy składnik | Dobrowolny |
| Dodatek funkcyjny | Brak. Kwota albo procent dla stanowisk kierowniczych z Załącznika nr 1 | Dobrowolny |
| Nagroda jubileuszowa | Brak w firmach prywatnych | Dobrowolny |
| Termin wypłaty | Raz w miesiącu, z dołu, najpóźniej 10. dnia następnego miesiąca; dzień wolny przesuwa wypłatę na dzień wcześniej (art. 85 k.p.) | Ustawowy |
| Forma wypłaty | Na rachunek wskazany przez pracownika, gotówka tylko na jego wniosek (art. 86 § 3 k.p.) | Ustawowy |
Dodatek za pracę w nocy w 2027 roku
Dodatek nocny to 20 % stawki godzinowej z minimalnego wynagrodzenia (4 950 zł w 2027 r.), a stawkę liczy się z nominalnego czasu pracy danego miesiąca. Dlatego w regulaminie wpisuje się zasadę, a nie kwotę: w 2027 r. godzina nocna kosztuje od 5,63 zł do 6,88 zł dodatku, zależnie od miesiąca.
Ten sam dodatek zasila koszt nadgodzin nocnych, więc firma, która planuje zmianę nocną, liczy go razem z pełnym kosztem etatu w kalkulatorze kosztów pracodawcy.
| Miesiąc 2027 | Czas pracy | Dodatek za 1 h |
|---|---|---|
| styczeń | 152 h | 6,51 zł |
| luty | 160 h | 6,19 zł |
| marzec | 176 h | 5,63 zł |
| kwiecień | 176 h | 5,63 zł |
| maj | 144 h | 6,88 zł |
| czerwiec | 176 h | 5,63 zł |
| lipiec | 176 h | 5,63 zł |
| sierpień | 176 h | 5,63 zł |
| wrzesień | 176 h | 5,63 zł |
| październik | 168 h | 5,89 zł |
| listopad | 160 h | 6,19 zł |
| grudzień | 168 h | 5,89 zł |
Procedura
Jak wprowadzić regulamin wynagradzania w pięciu krokach
Najkrótsza droga to około trzech tygodni przy firmie bez związku. Przy związku zawodowym dolicz czas na uzgodnienie, którego Kodeks nie ogranicza.
-
1
Tabela stanowisk
Grupujesz stanowiska w kategorie według kwalifikacji, odpowiedzialności, wysiłku i warunków pracy, z przedziałem kwot dla każdej. Kryteria mają być neutralne pod względem płci (art. 18(3c)).
-
2
Składniki i terminy
Wybierasz dodatki, premie i dzień wypłaty. Generator wyżej pilnuje minimum ustawowego i rozdziela premię regulaminową od nagrody.
-
3
Uzgodnienie ze związkiem
Gdy działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin powstaje dopiero po uzgodnieniu. Bez związku ten krok odpada.
-
4
Podanie do wiadomości
Mail, intranet, tablica ogłoszeń: tak, jak przyjęto w firmie. Od tego dnia biegną dwa tygodnie (art. 77(2) § 6).
-
5
Wejście w życie i kandydaci
Po dwóch tygodniach regulamin obowiązuje. Od tej chwili każdy kandydat dostaje wyciąg dla swojego stanowiska razem z widełkami.
Trzy dokumenty, trzy role
Regulamin wynagradzania a regulamin pracy i umowa o pracę
Regulamin wynagradzania mówi, ile i za co płacisz. Regulamin pracy mówi, jak i kiedy ludzie pracują. Umowa przypisuje konkretną osobę do konkretnej stawki.
| Kwestia | Regulamin wynagradzania | Regulamin pracy | Umowa o pracę |
|---|---|---|---|
| Obowiązek od | 50 pracowników (20 na wniosek związku) | 50 pracowników (20 na wniosek związku) | Każdy pracownik |
| Co ustala | Stawki, dodatki, premie, termin wypłaty | Czas pracy, okresy rozliczeniowe, BHP, porządek | Stanowisko, pensję, wymiar, miejsce |
| Brak zgody związku | Regulamin nie powstaje | Pracodawca ustala sam (art. 104(2) § 2) | Nie dotyczy |
| Wejście w życie | 2 tygodnie od podania do wiadomości | 2 tygodnie od podania do wiadomości | Od daty z umowy |
| Zmiana na niekorzyść | Wypowiedzenie zmieniające każdemu | Nowy regulamin w tym samym trybie | Aneks albo wypowiedzenie zmieniające |
Obowiązkowe postanowienia regulaminu pracy sprawdzisz w sprawdzarce regulaminu pracy. Gdy nowy regulamin wynagradzania obniża komuś pensję albo zabiera dodatek, pismo z terminem przygotujesz w generatorze wypowiedzenia zmieniającego, a zmianę za zgodą pracownika w generatorze aneksu do umowy o pracę.
Po wprowadzeniu regulaminu
Kandydaci czytają zasady płacy, zanim wyślą CV
„Premie tylko dla wybranych” i „jasna siatka płac, wiesz, za co dostajesz dodatek” to zdania, które trafiają do opinii o pracodawcy i zostają tam latami.
Zasady wynagradzania w profilu
W profilu pracodawcy opisujesz kategorie stanowisk, dodatki i dzień wypłaty. Kandydat widzi to obok opinii, więc pytanie o pieniądze nie pada dopiero na trzeciej rozmowie.
Odpowiedź pod opinią
Zarzut o niejasnych premiach wyjaśniasz publicznie pod opinią, odsyłając do zasad z regulaminu, bez ujawniania danych pracownika.
Opinie obecnego zespołu
Zaproś do opinii osoby, które pracują według nowego regulaminu. Każda opinia przechodzi moderację, a firma nie może jej zmienić ani usunąć.
Profil pracodawcy na Zpracy kosztuje 199 zł miesięcznie albo 1 188 zł za rok. Zasady płacy opisane raz w profilu pracują przy każdej rekrutacji, a od grudnia 2025 r. i tak musisz je pokazywać kandydatom.
Pytania, które padają najczęściej
Regulamin wynagradzania w konkretnych odpowiedziach
Kto musi mieć regulamin wynagradzania?
Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy (art. 77(2) § 1 k.p.). Przy 20 do 49 pracownikach regulamin staje się obowiązkowy, gdy zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek o jego ustalenie. Poniżej tych progów regulamin jest dobrowolny.
Czy firma zatrudniająca mniej niż 50 pracowników musi mieć regulamin wynagradzania?
Nie musi, ale może (art. 77(2) § 1(1) k.p.). Wyjątek to firma z 20 do 49 pracownikami, w której zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem: wtedy regulamin jest obowiązkowy. Mniejsza firma zapisuje warunki płacy w każdej umowie o pracę osobno.
Kiedy wchodzi w życie regulamin wynagradzania?
Po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 77(2) § 6 k.p.). Regulamin podany do wiadomości 09.10.2026 obowiązuje od 24.10.2026. Data wsteczna nie działa, nawet gdy wpiszesz ją w treści.
Co musi zawierać regulamin wynagradzania?
Kodeks wymaga, żeby regulamin ustalał warunki wynagradzania za pracę: tabelę stanowisk i stawek zasadniczych, dodatki, termin, miejsce i formę wypłaty. Może też określać inne świadczenia związane z pracą (art. 77(2) § 2). Dodatki za nadgodziny, pracę w nocy, przestój i odprawa emerytalna nie mogą być niższe niż w Kodeksie.
Czy regulamin wynagradzania trzeba uzgodnić ze związkami zawodowymi?
Tak, jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa (art. 77(2) § 4 k.p.). Inaczej niż przy regulaminie pracy, Kodeks nie pozwala pracodawcy ustalić regulaminu wynagradzania samodzielnie po nieudanych rozmowach. Bez związku regulamin ustala sam pracodawca.
Jak zmienić regulamin wynagradzania?
W tym samym trybie co przy jego wprowadzaniu: uzgodnienie ze związkiem, jeśli działa, podanie do wiadomości i dwa tygodnie. Zmiany korzystne dla pracowników działają z mocy prawa. Zmiany mniej korzystne wprowadza się wypowiedzeniem zmieniającym każdemu pracownikowi, którego dotyczą (art. 77(2) § 5 k.p. w zw. z art. 16 ust. 5 ustawy o układach zbiorowych pracy).
Czy pracownik musi podpisać regulamin wynagradzania?
Nie. Regulamin jest aktem pracodawcy i obowiązuje po dwóch tygodniach od podania do wiadomości, bez podpisu każdej osoby. Warto jednak zebrać potwierdzenie zapoznania się z treścią, bo przy sporze o premię to pracodawca musi wykazać, że pracownik znał zasady.
Czy regulamin wynagradzania musi zawierać widełki płacowe?
Kodeks nie każe wpisywać widełek, ale od 24.12.2025 kandydat dostaje kwotę albo przedział wynagrodzenia oraz odpowiednie postanowienia regulaminu wynagradzania dla swojego stanowiska (art. 18(3ca) § 1 k.p.). Tabela stanowisk z przedziałami kwotowymi w załączniku załatwia oba obowiązki jednym dokumentem.
Jak liczyć 50 pracowników do regulaminu wynagradzania?
Liczą się osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, a nie etaty. Dwie osoby na pół etatu to dwóch pracowników. Zleceniobiorców, osób na B2B i pracowników tymczasowych z agencji nie wlicza się do stanu zatrudnienia pracodawcy użytkownika.
Następny krok
Pokaż kandydatom zasady płacy, zanim zapytają
Regulamin porządkuje płace wewnątrz firmy. Profil pracodawcy pokazuje je na zewnątrz, kandydatom, którzy porównują oferty i czytają opinie. Załóż profil, opisz siatkę płac i dodatki, odpowiadaj pod opiniami i zaproś do nich zespół.
Powiązane narzędzia dla pracodawcy
- Jawność wynagrodzeń: co kandydat dostaje razem z wyciągiem z regulaminu.
- Kalkulator premii uznaniowej: ile nagroda kosztuje firmę i czy nie jest już premią.
- Regulamin pracy: drugi dokument obowiązkowy od 50 osób.
- Postojowe w pracy: wynagrodzenie za przestój z regulaminu w liczbach.
- System kafeteryjny: benefity jako inne świadczenia związane z pracą.
Podstawa prawna: Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245, art. 18(3c), 18(3ca), 77(2), 81, 85, 86, 92(1), 151(1) i 151(8); ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U. 2025 poz. 1661), art. 16 ust. 4 do 6 i art. 18 ust. 1. Minimalne wynagrodzenie 2026: 4 806 zł, 2027: 4 950 zł.